Lorsque vous créez l'un des différents types de flux de travail dans HRWize, vous pouvez créer un certain nombre de types d'étapes. Chacun de ces types d'étapes correspond à une action qui aura lieu dans le cadre du flux.
Actions
- Assigner à - Assigner une tâche à une personne qui apparaît comme un avis de flux jusqu'à ce qu'elle soit marquée comme terminée par le destinataire.
- Créer un modèle - Génère une lettre type pour l'employé assigné dans le flux de travail.
- Planifier une rencontre - Planifie une rencontre entre l'employé désigné pour le flux de travail et le destinataire de l'étape du flux de travail.
- Envoyer un courriel d'activation de compte - Cette étape envoie des courriels à l'employé affecté au flux de travail avec son nom d'utilisateur et son mot de passe pour la connexion.
- Envoyer un document à faire signer - Envoie un lien vers un document d'entreprise à l'employé pour qu'il le signe numériquement. Vous trouverez de plus amples informations sur les signatures électroniques des documents d'entreprise ici.
- Envoyer un courriel à une adresse courriel (externe) - Envoie un courriel à une adresse courriel externe. Vous pouvez utiliser plusieurs adresses courriels en les séparant par une virgule.
- Envoyer formulaire existant - Envoie un formulaire qui a déjà été inclus dans le flux de travail à l'aide d'une étape d'envoi de nouveau formulaire. Vous devrez choisir l'étape d'envoi de nouveau formulaire dans laquelle le formulaire est inclus.
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Envoyer le formulaire existant (en externe) - Envoyer un formulaire qui a été précédemment inclus dans le flux de travail (en utilisant une étape d'envoi de nouveau formulaire) à une adresse courriel externe telle que joe@smith.com. Cette étape doit être utilisée si le destinataire n'est pas un utilisateur de votre environnement HRWize. Vous trouverez de plus amples informations sur cette étape ici.
- Veuillez noter - Lorsque vous utilisez cette étape, veillez à ne pas envoyer de formulaires contenant des données sensibles. Comme le destinataire n'a pas de compte HRWize, il ne sera pas obligé de se connecter pour voir le contenu du formulaire. De plus, faites attention lorsque vous saisissez l'adresse ou les adresses courriels pour vous assurer qu'elles ne sont envoyées qu'à la ou aux personnes souhaitées.
- Envoyer le formulaire qui a déclenché le flux de travail - Lorsqu'il est utilisé avec l'option de déclencher un flux de travail à la soumission d'un formulaire, cette fonction enverra le formulaire qui a déclenché le flux de travail. De plus amples informations sur cette fonctionnalité sont disponibles ici.
- Envoyer lien vers document - Envoyez un lien pour afficher un document de l'entreprise.
- Envoyer le lien à la page - Envoyer un lien vers une page spécifiée dans la fonctionnalité Pages de HRWize. De plus amples informations sur la fonctionnalité Pages sont disponibles ici.
- Envoyer le lien au rapport - Envoyer un lien vers un rapport qui a déjà été créé et partagé dans générateur du rapport. Notez que le destinataire devra disposer des autorisations requises pour pouvoir visualiser le rapport à partir du lien. Vous trouverez de plus amples informations sur cette étape ici. Pour plus d'informations sur les autorisations de Report Builder, cliquez ici.
- Envoyer un nouveau formulaire - Envoyer une nouvelle copie d'un formulaire créé dans le générateur du formulaire.
- Envoyer un message au Slack - Envoie un message Slack à un canal Slack spécifié. Cela nécessite que l'intégration de Slack ait été configurée dans votre compte. Vous trouverez de plus amples informations sur l'intégration de Slack avec les flux de travail ici.
- Envoyer un message Slack au destinataire spécifié - Envoie un message Slack à un ou plusieurs destinataires spécifiés via Slack. Pour cela, l'intégration de Slack doit avoir été configurée dans votre compte. Vous trouverez de plus amples informations sur l'intégration de Slack avec les flux de travail ici.
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Oui / Non - Envoyer une tâche - Envoyer une tâche à la personne assignée, pour qu'elle apparaisse dans ses avis de flux de travail, ce qui nécessite une réponse oui/non. Le flux du flux de travail est alors déterminé par la réponse.
- Si le destinataire répond "Oui" à cette question, le flux de travail passe à l'étape suivante.
- Si le destinataire répond "Non", vous avez le choix entre cinq actions potentielles :
- Terminer le flux de travail - Cette action met fin au flux et refuse les étapes suivantes.
- Déclencher le flux de travail - Cette action déclenche un autre flux de travail, qui doit être un flux de travail de tâche. Jusqu'à ce que le flux de travail déclenché soit entièrement terminé, l'étape Oui/Non de ce flux de travail affichera l'état En attente.
- Terminer le flux de travail et déclencher un nouveau flux de travail - Ceci terminera le flux de travail actuel, en déclinant toutes les étapes suivantes, et déclenchera un flux de travail supplémentaire en même temps.
- Passer à l'étape suivante - Cette option enregistre la réponse négative, mais permet au flux de travail de passer à l'étape suivante.
- Passer à l'étape spécifiée - Cette option permet au flux de travail de revenir à une étape antérieure. Par exemple, si vous avez demandé à l'utilisateur de faire quelque chose dans une étape assignée et que cela n'a pas été fait correctement lorsque l'utilisateur répond par un Non, vous pouvez utiliser cette étape pour ramener le processus de flux à l'étape d'assignation. Une fois terminé, le flux de travail se poursuivrait jusqu'à ce qu'il atteigne à nouveau l'étape Oui/Non, créant ainsi une boucle.
- Vous trouverez de plus amples informations sur ce type d'étape ici.
- Oui / Non - incluant un formulaire existant - Similaire à l'étape Oui/Non ci-dessus, mais avec l'option supplémentaire d'envoyer un formulaire existant sur lequel baser la décision Oui/Non. Vous trouverez de plus amples informations sur ce type d'étape ici.
Tâches de l'employé
- Employé ajoute adresse - Ceci crée une tâche pour l'employé qui lui demande de saisir ses coordonnées.
- Employé ajoute les coordonnées bancaires - Ceci crée une tâche pour l'employé qui lui demande de saisir ses coordonnées bancaires.
- Employee ajoute contact en cas d'urgence - Ceci crée une tâche pour l'employé qui lui demande d'entrer ses coordonnées d'urgence.
Vérifications
- Vérification de matériel - Cette étape produit une liste des actifs affectés à l'attributaire du flux (employé).
- Vérification des coordonnées bancaires - Cette étape vérifie si les coordonnées bancaires de l'employé ont été saisies.
- Vérification de la signature d'un document - Cette étape vérifie si un document spécifique a été signé.
- Vérification des détails de contact d'urgence - Cette étape vérifie si les coordonnées d'urgence de l'employé ont été saisies dans le système.
- Vérification du formulaire - Cette étape permet de vérifier si un formulaire spécifique a été rempli.
- Vérification de documents obligatoires - Cette étape permet de vérifier si un document obligatoire est présent.
- Vérifications des détails personnels - Cette étape permet de vérifier si les données personnelles de l'employé ont été saisies.
- Vérification de la formation - Cette étape permet de vérifier si un employé a suivi un cours de formation spécifique.
Workflows
- Déclencher un flux de travail - Déclenche un flux de travail de tâches supplémentaires.
Recrutement
- Envoyer un lien vers le CV du candidat - Lorsqu'il est utilisé dans un workflow de recrutement, ce processus envoie un lien par e-mail vers le CV du candidat.
- Envoyer un lien vers le dossier du candidat - Lorsque cette option est utilisée dans un workflow de recrutement, elle envoie un lien vers le dossier du candidat.
- Mettre à jour l'étape de recrutement - Utilisé dans un flux de travail de recrutement, ce processus met à jour l'étape de recrutement du candidat.
Vous trouverez de plus amples informations sur les flux de travail de recrutement ici.
Étapes du flux de travail d'approbation
En plus des étapes ci-dessus, les flux de travail d'approbation comportent plusieurs étapes supplémentaires qui peuvent être entreprises dans le cadre du processus d'approbation.
- Demander l'approbation - Envoyer une demande à l'utilisateur associé pour approuver une demande de l'employé assigné. Si l'option "Tout utilisateur peut approuver" est activée, la demande sera approuvée lorsque l'un de ces destinataires effectuera l'action d'approbation. Sinon, elle attendra l'approbation de tous les destinataires avant d'être complétée. Vous pouvez également choisir l'option "Notifier seulement" pour approuver automatiquement l'étape du flux de travail.
- Envoyer JSON - Envoyez un morceau de code JSON à l'utilisateur désigné. Cela peut être utilisé pour envoyer des données sur une note de frais à un système financier par courriel, par exemple.
- Envoyer XML - Envoyez un morceau de code XML à l'utilisateur désigné. Cela peut être utilisé pour envoyer des données sur une note de frais à un système financier par courriel, par exemple.
Utilisation de plusieurs destinataires
Pour la plupart des types d'étapes ci-dessous, vous pouvez choisir d'envoyer ou d'attribuer l'étape à plusieurs destinataires. Lorsque vous choisissez d'attribuer plusieurs destinataires, il est important de comprendre que, bien que cela montre une seule étape dans le constructeur de workflow et lorsque le flux est déclenché, chaque destinataire créera une étape où chacun devra être approuvé individuellement.
Par exemple, si vous assignez une tâche à l'employé et au gestionnaire, cela créera une étape pour chacun d'entre eux qui devra être complétée individuellement pour faire progresser le flux de travail.
La seule exception à cette règle concerne les flux d'approbation, pour lesquels vous pouvez choisir "Tout utilisateur peut approuver". Cela créera toujours plusieurs étapes dans la vue du flux de travail (une pour chaque destinataire), mais une seule des étapes devra être complétée/les destinataires devront approuver pour faire progresser le flux de travail.
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