Envoyer un formulaire pour déclencher le flux de travail

Dans les flux de travail, il existe un type d'étape de flux de travail qui peut être utilisé pour envoyer un formulaire rempli en dehors d'un flux de travail à un destinataire dans une étape de flux de travail.

Pour utiliser cette fonction, vous devez d'abord définir l'option "Déclencher le flux de travail à la soumission" sur l'écran d'édition de votre formulaire pour qu'il pointe vers un flux de travail dans lequel vous envoyez le formulaire à un destinataire.

Dans cet exemple, nous avons un formulaire dans lequel nous demandons aux employés d'enregistrer les détails informatiques. Nous voulons qu'ils remplissent ce formulaire et qu'il soit envoyé au service informatique pour évaluation après soumission.

Il s'agit d'un flux de travail de type "Tâche", réglez l'option "Employé peut déclencher?" sur "No" puisque nous voulons que l'achèvement du formulaire soit le déclencheur du flux de travail. Voir l'image ci-dessous :

Ensuite, nous incluons une étape dans le flux de travail qui est configuré pour envoyer le formulaire complété à la boîte aux lettres des équipements qui, dans mon environnement, est ce que j'utilise pour la boîte aux lettres de mon département IT. Le type d'étape doit être défini comme "Envoyer le formulaire qui a déclenché le flux de travail" et il doit être défini comme déclenchant "0 jours après la date de soumission".

Ensuite, pour que ce flux de travail se déclenche une fois que le formulaire du bien informatique est complété, nous devons le sélectionner comme flux de travail sur le déclenchement du flux de travail sur la soumission sur l'écran d'édition du formulaire du bien informatique dans le flux de travail. Comme nous demandons aux utilisateurs des installations de réviser le formulaire, nous devrons également définir l'accès des groupes d'utilisateurs sur le formulaire sur les installations. Vous pouvez construire un formulaire en allant dans: 

Administration > Entreprise > Générateur de formulaire

Lorsqu'un employé remplit le formulaire, le système déclenche le flux de travail et envoie le formulaire rempli au destinataire spécifié pour évaluation.

En cliquant sur le lien, l'utilisateur de l'équipement peut examiner les détails du formulaire fourni par les employés, ajouter ses commentaires en bas de page et définir le formulaire comme rempli pour le compléter.