Lors du déclenchement d'un flux de travail, de nombreux types d'étapes, notamment "Assigner à" et "Envoyer un courriel au destinataire spécifié", vous inviteront à ajouter un destinataire qui recevra l'étape du flux de travail.
Lorsque vous ajoutez des destinataires, vous pouvez choisir parmi un certain nombre d'options dans la section ROLES de la liste déroulante :
- Employé - L'étape du flux de travail sera envoyée à l'employé auquel le flux de travail est associé ;
- Candidat - Cette option enverra l'étape du flux de travail au candidat au recrutement auquel le flux de travail est associé ;
- Gestionnaire de l'employé - Ceci enverra l'étape du workflow au manager de l'employé auquel le flux de travail est associé ;
- Approbateur de l'employé - Ce paramètre enverra l'étape du flux de travail à l'approbateur de l'employé auquel le flux de travail est associé ;
- Approbateur supérieur de l'employé - Ceci enverra l'étape du flux de travail à l'approbateur supérieur de l'employé auquel le flux de travail est associé ;
- Gestionnaire du gestionnaire de l'employé - Ceci enverra l'étape du flux de travail au gestionnaire du manager de l'employé auquel le flux de travail est associé ;
- Directeur du département de l'employé - Ceci enverra l'étape du flux de travail au chef de service de l'employé auquel le flux de travail est associé ;
- Gestionnaire de l'embauche - L'étape du flux de travail sera envoyée au gestionnaire de l'embauche pour la demande à laquelle le candidat a postulé ;
- Demandeur - Cette étape du flux de travail sera envoyée à la personne qui a lancé la demande d'emploi pour un candidat ;
- Boîte de réception RH - Cette étape envoie le flux de travail à l'adresse courriel spécifiée dans les paramètres de l'entreprise pour la boîte de réception RH (ou, si elle est présente, à l'adresse courriel spécifiée dans le site de l'employé ou de l'entreprise pour la boîte aux lettres RH). Cette étape sera ensuite accessible par tous les utilisateurs du groupe d'utilisateurs HR ;
- Boîte de réception des finances - Ceci enverra le flux de travail à l'adresse courriel spécifiée dans les paramètres de l'entreprise pour la boîte de réception des finances (ou, si elle est présente, l'adresse courriel spécifiée dans le site de l'employé ou de l'entreprise pour la boîte de réception des finances). Cette étape sera ensuite accessible par tous les utilisateurs du groupe d'utilisateurs Finance ;
- Boîte de réception de formation - Cette étape enverra le flux de travail à l'adresse courriel spécifiée dans les paramètres de l'entreprise pour la boîte de réception de formation (ou, si elle est présente, à l'adresse courriel spécifiée dans le site ou l'entreprise de l'employé pour la boîte de réception des finance). Cette étape sera ensuite accessible par tous les utilisateurs du groupe d'utilisateurs Formation ;
- Boîte de réception des services de l'équipement - Le flux de travail sera envoyé à l'adresse courriel spécifiée dans les paramètres de l'entreprise pour la boîte de réception des services de l'équipement (ou, si elle est présente, à l'adresse courriel spécifiée dans le site ou l'entreprise de l'employé pour la boîte de réception des finances). Cette étape sera ensuite accessible par tous les utilisateurs du groupe d'utilisateurs "Facilities".
En plus des options prédéfinies (sous la section EMPLOIS dans la liste des destinataires), vous avez également la possibilité de sélectionner des employés spécifiques de votre organisation comme destinataires. Pour voir votre liste d'employés, il suffit de faire défiler la liste des destinataires jusqu'à la section PERSONNES.
Vous pouvez également taper dans la case Destinataires pour rechercher un utilisateur ou un groupe particulier.
Boîtes de réception
Lorsqu'une boîte de réception est sélectionnée comme destinataire d'une étape du flux de travail, le courriel de notification est envoyé à l'adresse courriel spécifiée, configurée comme boîte de réception dans la page des paramètres de l'entreprise, située à l'adresse suivante :
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres de l'entreprise
Vous pouvez utiliser plusieurs adresses courriels dans vos boîtes de réception. Dans ce cas, toutes les adresses courriels spécifiées recevront les messages de cette boîte de réception. Lorsque vous utilisez plusieurs adresses, elles doivent être séparées par une virgule, comme suit :
Pour une étape de flux de travail qui nécessite une action telle que l'approbation, tout utilisateur affecté au groupe d'utilisateurs associé pourra agir sur l'étape. Par exemple, si une étape d'approbation a été envoyée à la boîte de réception RH, tout utilisateur ayant un niveau RH pourra agir sur l'étape.
Boîtes de réception au niveau du site
Si le flux de travail a été déclenché pour un employé affecté à un site pour lequel une boîte de réception RH a été spécifiée, la notification sera envoyée à cette adresse courriel et non à l'adresse courriel de notification par défaut.
Les boîtes de réception peuvent être spécifiées au niveau d'un site sous :
Administration > RH > Gestion des données > Sites
Cela peut être utilisé si vous avez des équipes RH régionales qui s'occupent des employés dans ces sites et que vous voulez vous assurer que seule cette équipe régionale est notifiée pour les employés dans leurs sites.
Boîtes de réception au niveau de l'entreprise
Vous pouvez également ajouter différentes adresses courriels de boîtes de réception au niveau de l'entreprise si vous avez plusieurs entreprises dans votre organisation. Les boîtes de réception peuvent être spécifiées au niveau de l'entreprise sous :
Administration > RH > Gestion des données > Entreprises
Une fois définies, ces boîtes de réception au niveau de l'entreprise auront la priorité sur toutes les autres boîtes de réception pour lesquelles le flux de travail est déclenché.
Adresses externes
Si vous souhaitez ajouter une adresse externe en tant que destinataire d'une étape du flux de travail, vous pouvez utiliser le type d'étape "Envoyer un courriel à une adresse courriel (externe)".
Une fois sélectionné, vous serez invité à saisir les adresses courriels externes que vous souhaitez utiliser. Pour envoyer à plusieurs adresses courriels, vous devrez les saisir en les séparant par une virgule, comme ceci :
Étapes "Nécessite une approbation"
Lorsque vous utilisez une étape de flux de travail "Nécessite une approbation", un courriel est envoyé à l'adresse courriel de l'utilisateur, qui reçoit une notification l'invitant à approuver l'étape de flux de travail.
Lorsque vous configurez une étape de ce type, vous avez la possibilité de sélectionner "Tout destinataire peut approuver". Si vous cochez cette option, tous les destinataires ajoutés à l'étape recevront à la fois un courriel et une notification d'approbation.
Une fois que l'un des destinataires a approuvé l'étape du flux de travail, la demande est approuvée et la notification est supprimée des avis des autres destinataires.
HRWize
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