Lorsqu'un employé soumet une note de frais, l'approbateur peut être son manager, un utilisateur de niveau Admin ou un utilisateur de niveau Finance. Les approbateurs sont définis en allant dans :
Administration > Entreprise > Paramètres > Dépenses > Paramètres de dépenses
Une fois sur cette page, allez à la section Approbateurs, et sélectionnez votre approbateur :
S'il s'agit du "Gestionnaire des employés", son manager verra une tâche dans la section du droite des "Tâches à faire" de son écran d'accueil HRWize et recevra également une notification par courriel.
Contrairement aux demandes de congés et aux feuilles de temps, les utilisateurs de niveau RH ne sont pas inclus dans le processus d'approbation des demandes de remboursement de frais présentées par un employé de leur entreprise. Cela signifie que même si une note de frais est en attente d'approbation, l'utilisateur de niveau RH ne la verra pas dans sa zone de travail sur son écran d'accueil.
Pour certaines entreprises, cela peut être un problème si le responsable de l'employé est en vacances ou en congé maladie, et que personne n'est disponible pour approuver la note de frais de l'employé.
Bien que les utilisateurs de niveau RH ne puissent pas approuver les notes de frais par défaut, il est possible de créer un flux de travail personnalisé pour inclure les utilisateurs de niveau RH qui pourront alors approuver ou refuser la note de frais.
Pour créer un workflow personnalisé, accédez sur :
Administration > RH > Flux de travail
En cliquant sur le bouton "Ajouter", vous pouvez créer un flux de travail d'approbation des dépenses :
Ce flux de travail ne nécessite qu'une seule étape d'approbation :
Il existe différentes options pour inclure les RH en tant qu'approbateur, cette première option inclut les membres de la boîte aux lettres des RH en tant que destinataires de l'avis de flux de travail qui apparaîtra sur leur écran d'accueil HRWize.
En définissant les destinataires comme étant à la fois le gestionnaire de l'employé et les membres de la boîte aux lettres RH, le gestionnaire verra la demande d'approbation sous la forme d'une notification dans leur "Tâches à faire" ainsi qu'un membre de la boîte aux lettres RH.
Si le gestionnaire approuve la note de frais, la notification de workflow d'approbation de le rapport de dépense sera supprimée de l'écran d'accueil de l'utilisateur de niveau RH. Alternativement, si le gestionnaire n'est pas en mesure d'approuver la note de frais pour cause d'absence, alors l'utilisateur RH peut approuver la note via la notification de flux de travail sur son écran d'accueil, et la notification de flux de travail sur l'écran d'accueil du manager sera supprimée.
Veuiller noter - Avec cette méthode, l'utilisateur RH verra toutes les rapports de dépense en attente d'approbation.
Il se peut que vous ne souhaitiez pas que vos utilisateurs RH voient toutes les rapports de dépenses en attente, dans ce cas, le destinataire de l'étape du flux de travail sera uniquement le gestionnaire de l'employé.
Dans ce cas, la boîte aux lettres RH recevra une notification par e-mail dans le cadre d'une escalade, ici nous avons fixé l'escalade à 5 jours. Le manager verra l'avis d'approbation de la note de frais sur son écran d'accueil comme ci-dessus, cependant dans cet exemple, si le manager n'approuve ou ne refuse pas la note de frais dans les 5 jours.
Les membres de la boîte aux lettres RH recevront un courriel comme celui-ci. L'utilisateur de niveau RH peut cliquer sur le bouton "Actionner", et après s'être connecté à HRWize :
L'utilisateur RH peut alors examiner la demande et l'approuver ou la refuser selon le cas. L'avis de flux de travail sur l'écran d'accueil du manager sera également supprimé.
HRWize
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