Permettre à un niveau RH d'approuver ou de refuser une dépense

Lorsqu'un employé soumet une dépense, l'approbateur peut être son gestionnaire ou tout autre utilisateur de niveau administratif ou financier. Les approbateurs sont définis en accédant à la section Approbateurs dans :

Administration > Entreprise > Paramètres > Dépenses > Paramètres des dépenses

S'il s'agit du "gestionnaire de l'employé", son manager verra une tâche dans sa section "À faire" de HRWize :

et recevra également une notification par courriel ressemblant à ceci :

Les utilisateurs de niveau RH ne sont pas inclus dans le processus d'approbation des notes de frais présentées par un employé de leur entreprise. Cela signifie que, même si une note de frais est en attente d'approbation, les utilisateurs RH ne la verront pas dans leur section To Do.

Pour certaines entreprises, cela peut être un problème, par exemple si le gestionnaire de l'employé est en vacances ou en congé maladie, il n'y a personne de disponible pour approuver le dépense de l'employé.

Bien que par défaut les utilisateurs RH ne puissent pas approuver les rapports de dépense, un flux personnalisé peut être créé pour inclure les utilisateurs RH qui pourront alors approuver ou refuser les rapports de dépense.

Pour créer un flux personnalisé, accédez à:

Administration -> RH -> Workflows

En cliquant sur le bouton Ajouter, vous pourrez alors créer un nouveau flux de travail :

Ce flux de travail ne nécessite qu'une seule étape d'approbation :

Il existe plus d'une option pour inclure les RH en tant qu'approbateur.  Vous pouvez ajouter la boîte aux lettres RH comme destinataire de l'étape du flux de travail, de cette façon chaque membre de la boîte aux lettres RH recevra l'avis de flux de travail pour cette approbation.

Si vous définissez les destinataires comme étant à la fois le gestionnaire de l'employé et les membres de la boîte aux lettres RH, le gestionnaire et les membres de la boîte aux lettres RH verront la notification de demande d'approbation dans leur section "À faire".

Si le gestionnaire de l'employé approuve le rapport de dépense, l'avis du flux sera supprimé des sections "À faire" des utilisateurs RH. Alternativement, si le gestionnaire ne peut pas approuver le rapport de dépense en raison d'une absence, un utilisateur de niveau RH peut approuver la note via la notification de flux dans sa section "À faire", une fois que cela est fait, la notification de flux dans la section "A faire" du gestionnaire sera supprimée.

Veuillez noter -  Avec cette méthode, l'utilisateur RH verra toutes les notes de frais en attente d'approbation.

 Il se peut que vous ne souhaitiez pas que vos utilisateurs RH voient toutes les notes de frais en attente. Dans ce cas, le destinataire de l'étape du flux sera uniquement le gestionnaire de l'employé.

Dans ce cas, la boîte aux lettres RH recevra une notification par courriel dans le cadre d'une escalade. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons fixé l'escalade à 5 jours.

Les membres de la boîte aux lettres HR recevront un courriel, et l'utilisateur RH peut cliquer sur le bouton "Actionner", et après s'être connecté à HRWize, il peut alors examiner et approuver ou décliner comme il le souhaite. La notification du flux dans la liste des tâches du gestionnaire sera également supprimée.