Paramètres de l'entreprise

Les paramètres de l'entreprise contiennent de nombreuses options pour configurer le système dans son ensemble. Ces options ne sont disponibles que pour les utilisateurs de l'administrateur et peuvent être consultées dans :

Administration > Enterprise > Paramètres > Paramètres de l'entreprise

Selon les modules activés dans votre environnement et la version du logiciel que vous utilisez, il se peut que toutes ces sections ou tous ces paramètres ne soient pas présentés dans votre environnement.

Notifications

Boîte de réception RH - Ce paramètre vous permet de saisir une adresse électronique qui recevra tous les courriers électroniques relatifs aux RH envoyés par le système. La boîte aux lettres HR peut également être utilisée comme destinataire dans les étapes du flux de travail. La boîte de réception RH peut également être définie sur une base individuelle.
Libre-service des employés - copie aveugle de la boîte aux lettres RH - Si vous sélectionnez "Oui", tous les courriels générés par les actions de self-service des employés seront "copiés à l'aveugle" dans la boîte aux lettres RH, si une adresse a été saisie.
Notifier les gestionnaires du temps d'ajout ajouté par les RH/admin ou les RH du temps d'ajout ajouté par les gestionnaires - Il y a 4 options disponibles ici :
- Non - Non aux notifications supplémentaires à envoyer
- Oui, gestionnaire seulement - Les gestionnaires seront informés si un enregistrement de temps de détachement est ajouté par un utilisateur RH ou administrateur.
- Oui, gestionnaire et approbateur - Les gestionnaires et les approbateurs seront avertis si une fiche de temps libre est ajoutée par un utilisateur de niveau RH ou administrateur.
- Oui, avertir les RH - Les RH seront informées de l'ajout d'un temps de détachement par les gestionnaires.
Boîte de réception de formation - Ce paramètre vous permet d'entrer un courriel électronique qui recevra tous les courriers électroniques relatifs à la formation envoyés par le système. La boîte de réception de formation peut également être utilisée comme destinataire dans les étapes du flux de travail. La boîte de réception de formation peut également être définie sur une base individuelle.
Courriel de notification pour les finances - Ce paramètre vous permet de saisir une adresse courriel qui recevra tous les courriels liés aux finances envoyés par le système. La boîte de réception finance peut également être utilisée comme destinataire dans les étapes du flux de travail. La boîte de réception des finance peut également être définie pour chaque site.
Exiger une notification de mise à jour d'adresse pour les autorités fiscales dans le libre-service - Si votre administration fiscale locale exige que les employés lui notifient un changement d'adresse, entrez le lien web du formulaire où vos employés devront notifier l'autorité compétente.
Boîte de réception des services de l'équipement - Ce paramètre vous permettra d'entrer une adresse courriel pour la boîte de réception des services de l'équipement. Cette adresse est couramment utilisée pour un service informatique, par exemple. La boîte de réception des services de l'équipement peut également être utilisée comme destinataire dans le cadre des étapes du workflow et peut être définie pour chaque site.
Notifications pour l'anniversaire de l'employé - Grâce à ce paramètre, vous pouvez choisir d'envoyer aux responsables un courriel automatique la veille de l'anniversaire de chacun de leurs employés, d'afficher l'anniversaire sur le calendrier ou de faire les deux.
Notification anniversaire de la date début de l'emploi - Ce paramètre vous permet d'envoyer aux responsables un courriel automatisé la veille de l'anniversaire de la date début de l'emploi de leur employé, d'afficher l'anniversaire de la date d'embauche sur le calendrier ou de faire les deux.
Notifications pour la date de départ de l'employé - Ce paramètre vous permet d'envoyer un courriel automatique aux responsables la veille de la date de départ de leur employé, d'afficher l'anniversaire de la date de congé sur le calendrier ou de faire les deux.
Rappels d'approbation des congés par défaut - Ce paramètre détermine si des rappels sont envoyés aux gestionnaires/approbateurs pour les demandes de congés qui ne sont pas encore approuvées.
Rappels d'approbation des feuilles de temps par défaut - Ce paramètre détermine si des rappels sont envoyés aux gestionnaires/approbateurs pour les feuilles de temps qui ne sont pas encore approuvées.
Rappels de période de probation par défaut - Ce paramètre détermine si des rappels sont envoyés aux gestionnaires pour les employés qui arrivent à la fin de leur période d'essai.
Rappels par défaut l'expiration des avertissements par défaut - Ce paramètre détermine si des rappels sont envoyés aux gestionnaires pour les avertissements des employés qui sont sur le point d'expirer.
Rappel de document obligatoire par défaut - Ce paramètre détermine quels utilisateurs reçoivent des rappels lorsque le document obligatoire d'un employé arrive à expiration. Il existe 10 options :
- Administrateurs uniquement
- RH seulement
- Gestionnaire seulement
- Administrateurs et RH uniquement
- Administrateurs et gestionnaires seulement
- RH et gestionnaire seulement
- Administrateurs, RH et gestionnaires
- Utilisateurs des finances seulement
- Courriel de notification de financement seulement
- Employé et cadre - automatisé

Libre-service

Champs modifiables dans le libre-service - Ces cases à cocher vous permettent de choisir les champs de la fiche de l'employé qui peuvent être modifiés en libre-service. Cochez les cases de chaque champ que vous souhaitez que l'employé puisse mettre à jour.
Changement de l'image de profil de l'employé - En cochant "Oui", l'employé pourra mettre à jour sa propre image de profil en libre-service.
Texte de notification pour la signature électronique - Il s'agit du texte d'information ou de conformité qui sera affiché lorsqu'un employé signe électroniquement un document.

Formation

Formation en libre-service - Ce paramètre détermine si les employés peuvent demander une formation en libre-service. Les options sont les suivantes :
- Non - Les employés ne peuvent pas demander de formation
- Oui - cours de liste seulement - Les employés ne peuvent demander une formation qu'à partir des cours stockés dans la bibliothèque des cours de formation
- Oui - liste et demandes adhoc - Les employés peuvent demander une formation à la bibliothèque des cours de formation ainsi que faire des demandes ad hoc pour d'autres formations.
Libre service employé pour la formation - mettre à jour le résultat - Ce paramètre détermine si les employés peuvent mettre à jour les résultats de leur propre formation via le libre-service.
Formulaire d'évaluation de formation - Vous pouvez sélectionner un formulaire qui peut être utilisé pour le retour d'information sur la formation. Ce menu déroulant affichera les formulaires de type "Feedback de formation".
Approbation groupée de formations - Si ce paramètre est défini sur "Oui", les gestionnaires peuvent approuver en bloc les demandes de formation à partir du module Formation.
Archivé automatique des formations expirées - Si cette option est réglée sur "Oui", toutes les formations dont la date d'expiration est dépassée seront automatiquement archivées.

Gestion de la performance

Module de gestion de la performance - Ce paramètre détermine si le module de performance utilise le formulaire par défaut du système ("Standard") ou des formulaires personnalisés construits à l'aide de Form Builder.
Formulaires publiés - Ce paramètre détermine si un formulaire d'examen personnalisé doit être publié pour que l'employé puisse effectuer un examen, ou si des formulaires d'examen sont disponibles pour les employés pour être remplis de manière ponctuelle. Dans ce dernier cas, il s'agira de tout formulaire de type "Examen de performance" disponible pour l'employé.
Vue côte-à-côte des évaluations de la performance - Lorsque cette option est réglée sur "Oui" lors de l'ajout d'une évaluation personnalisée des performances, une deuxième colonne apparaîtra à droite de l'écran. Elle comprendra les évaluations précédentes, les objectifs, les commentaires à 360° et les compétences de l'employé choisi, ce qui facilitera la consultation des informations sur les performances passées et actuelles provenant de diverses sources.
Écran partagé de l'examen de performance - vue d'employé - Lors de la visualisation des données dans l'écran partagé, par défaut, nous afficherons les 12 dernières entrées de chaque type. Cette option vous permet de modifier les données affichées - soit les x derniers enregistrements, soit les x derniers mois d'enregistrements.
Options personnalisées de la grille de performance - Lorsque vous utilisez une grille personnalisée de 16 cases, ces champs vous permettent de déterminer la valeur minimale et maximale des limites de la grille et de spécifier les points de rupture de couleur pour le rouge, l'ambre et le vert respectivement.
Échelle d'évaluation des compétences - Ce paramètre détermine une échelle à utiliser pour déterminer la progression de l'employé vers une compétence requise. Les options disponibles sont les suivantes :
- 1 à 3
- 1 à 5
- 1 à 7
- 1 à 10
Système d'objectifs de performance - Il existe deux options pour l'utilisation des objectifs de performance. Si vous choisissez "Standard", chaque mise à jour des objectifs écrasera l'entrée précédente. Si vous choisissez "Incrémental", vous pourrez voir chaque mise à jour incrémentielle et l'historique de toutes les mises à jour précédentes.
Objectifs de performance "cercle" - Si vous choisissez "Oui", un graphique circulaire s'affiche pour chaque objectif, indiquant la progression de cet objectif.

Gestion des actifs

Signature de déclaration de l'actif - Vous pouvez définir un texte de déclaration qui peut être utilisé lorsqu'un employé signe un bien qui lui a été attribué.
Réclamer des actifs - Lorsque ce paramètre est défini sur "Oui", vous avez la possibilité d'attribuer des biens à un employé lors de leur ajout dans le système. Les informations saisies ici peuvent ensuite être affichées dans un e-mail de workflow.

Finances

Devise par défaut - Ce paramètre détermine la devise par défaut à utiliser pour les documents financiers.
Date de début de l'année financière - Ce paramètre détermine le début de l'exercice financier de la société.
Inscription automatique - Ce paramètre détermine si les champs pour l'inscription automatique à la pension sont affichés dans le dossier de l'employé afin que ces informations puissent être stockées par rapport à l'employé.
Module avantages sociaux - Ce paramètre détermine en fin de compte le nombre de prestations qui peuvent être enregistrées pour un employé. Dans la configuration "simple", un ensemble d'avantages standard est affiché dans la page des avantages de la carte de l'employé, par rapport auquel les valeurs peuvent être stockées. Dans la configuration "Personnalisée", des avantages personnalisés plus complexes peuvent être configurés et des valeurs peuvent être enregistrées.
Masquer les coordonnées bancaires - Si vous choisissez "Oui", les coordonnées bancaires sont supprimées de HRWize. Une fois cette option activée, aucun détail bancaire n'est disponible pour les utilisateurs.
Texte des coordonnées bancaires - Il s'agit du texte affiché lors de l'ajout ou de la mise à jour des coordonnées bancaires.
La catégorie d'emploi détermine les salaires et les congés - Si vous choisissez "Oui", le salaire et les droits aux congés de l'employé seront fixés en fonction de sa catégorie d'emploi. Si vous n'utilisez pas les catégories d'emploi, il faut choisir "Non".

Calendrier Google

Lien vers l'agenda Google - Si vous souhaitez inclure le contenu d'un agenda Google dans l'agenda de HRWize, entrez l'ID de l'agenda (pas l'URL) ici. Cliquez ici pour plus d'informations sur l'ajout de Google Agenda à HRWize.

Période de probation

Durée de la période de probation par défaut - Ce paramètre détermine une durée de période d'essai par défaut à utiliser lors de l'ajout d'un nouvel employé dans le système.
Remplissage automatique de la période de probation - Ce paramètre détermine si la période d'essai de l'employé est automatiquement saisie lors de l'ajout d'un employé dans le système.

Paramètres des flux de travail

Autoriser les modifications de flux enclenchés - Si vous choisissez "Oui", les utilisateurs des RH et de l'administration peuvent supprimer des étapes d'un flux de travail actif, modifier la date d'échéance et marquer les étapes terminées sans que l'étape leur soit attribuée.
Mettre à jour automatiquement les flux lorsque la date d'enclenchement est modifiée - Si vous choisissez "Oui", le système mettra automatiquement à jour les dates d'échéance des étapes à accomplir dans un workflow où la date de déclenchement dépend de la date de début, de la date de congé, de la date de fin de contrat, de la date de stage, du dernier jour ouvrable ou de la date de démission, et cette date est modifiée dans le dossier de l'employé.
Permettre aux utilisateurs des RH d'approuver les demandes dans les flux de travail - Par défaut, seul l'utilisateur désigné ou un administrateur peut approuver une demande lorsqu'elle est liée à un employé. Si vous réglez cette option sur "Oui", les utilisateurs du niveau RH pourront approuver toute demande liée à un workflow.

Paramètres de l'organigramme

Profondeur par défaut de l'organigramme - Ce paramètre détermine le nombre de niveaux affichés par défaut dans l'organigramme, y compris le niveau supérieur.
Zoom de la souris sur l'organigramme - Lorsque ce paramètre est défini sur "Oui", il permet à l'utilisateur de "zoomer" sur l'organigramme à l'aide de la molette de la souris.
Organigramme en pointillés - EXPÉRIMENTAL - Par défaut, l'organigramme montre la relation entre les employés et leurs supérieurs. Si ce paramètre est réglé sur "Oui", l'organigramme affichera des lignes pointillées pour indiquer les relations entre l'employé et son approbateur, etc. Veuillez noter - Cela dépend beaucoup de votre structure organisationnelle et peut donc ne pas fonctionner de manière fiable dans certaines entreprises.
URL de l'organigramme externe - L'organigramme intégré peut être remplacé par un organigramme d'une tierce partie si vous le souhaitez. Saisissez ici l'URL de l'organigramme externe - l'organigramme sera intégré à un iFrame et remplacera l'organigramme par défaut. Cet URL doit être un lien sécurisé et doit être l'URL complet de l'organigramme, commençant par https://

Champs obligatoires

Cette série de cases à cocher détermine quels champs sont considérés comme obligatoires et doivent être remplis lors de l'ajout ou de la modification du dossier d'un employé.

Veuillez noter - Nous vous recommandons vivement de laisser les champs assurance nationale/ sécurité sociale, date de naissance, date de début, courriel de travail, fonction, site, département et responsable comme obligatoires - si vous ne le faites pas, vous risquez d'être confronté à des comportements inattendus tels que des allocations de congé de l'employé incorrectes ainsi que des problèmes d'autorisations et d'approbations/notifications.

Gestion des documents

Activer la méta-recherche de documents - Lorsque cette option est activée, les employés pourront rechercher leurs documents et ceux de l'entreprise en fonction de leur nom de fichier, de leur description et des métadonnées ajoutées. Les métadonnées ne sont disponibles que pour les documents de l'entreprise.
Complet ajouter - inclure des documents - Lorsque ce paramètre est défini sur "Oui", lors de l'ajout d'un nouvel employé à l'aide de la fonction "Ajout complet" (par opposition à l'ajout rapide), il sera possible de télécharger des documents dans le fichier de l'employé.
Ajout complet - inclure une photo - Lorsque cette option est réglée sur "Oui", lors de l'ajout d'un nouvel employé à l'aide de la fonction "Ajout complet" (par opposition à l'ajout rapide), il sera possible de télécharger une photo de profil de l'employé.
Employé sortant - inclure un document - Lorsque cette option est réglée sur "Oui", lorsqu'un employé quitte l'entreprise, il est possible de télécharger un document à partir du dossier de l'employé.
URL de redirection des documents - Cette option vous permet de modifier le lien Documents dans la barre de menu afin qu'il pointe vers un système de gestion de documents externe, au lieu des fonctionnalités propres à HRWize. L'URL doit être entièrement qualifiée (contenant le préfixe, par exemple https://).

Réglages généraux

Approbation requise pour les nouveaux employés - Ce paramètre détermine si les nouveaux employés doivent être approuvés. Quatre options sont disponibles ici :
- Non - Les nouveaux employés n'ont pas besoin d'approbation.
- Gestionnaires seulement - Les nouveaux employés ajoutés par les utilisateurs gestionnaires doivent être approuvés.
- Gestionnaires et RH - Les nouveaux employés ajoutés par les utilisateurs de niveau gestionnaire et les utilisateurs de niveau RH doivent être approuvés.
- Gestionnaires, utilisateurs RH et administrateurs - Les nouveaux employés ajoutés par les utilisateurs de niveau gestionnaire, les utilisateurs de niveau RH et les utilisateurs de niveau administrateur doivent être approuvés. Il s'agit en fait de tous les employés ajoutés au système, quel que soit le niveau de l'utilisateur qui les a ajoutés.
Ajout rapide de boutons popup utilisateurs - Lors de l'ajout ou de la modification d'un employé, il existe des boutons "Ajouter" à droite de plusieurs champs déroulants, qui permettent à l'utilisateur d'ajouter une entrée à ce champ déroulant. Par exemple, dans une liste déroulante de départements, si le département que vous voulez choisir pour l'employé n'est pas présent, vous pouvez utiliser le bouton "Ajouter" pour ajouter rapidement un département à la liste. Ce paramètre détermine quels utilisateurs ont accès à cette fonction. Il y a 4 options disponibles ici :
- Utilisateurs Admin, RH et gestionnaires
- Utilisateurs administrateurs et RH
- Utilisateurs admin et gestionnaires
- Utilisateurs adminsitrateurs uniquement
Ajouter des options - Il existe deux formulaires qui peuvent être utilisés pour ajouter un employé au système. Le formulaire "Ajout rapide" affiche un ensemble limité de champs sur une page. Le formulaire "Ajout complet" affiche tous les champs pertinents à remplir sur plusieurs pages. Ce paramètre détermine lequel de ces formulaires peut être utilisé lors de l'ajout d'un employé. Trois options sont disponibles ici :
- Ajout rapide et complet
- Ajout rapide seulement
- Complet ajouter seulement
Affichage du nom des employés - EXPÉRIMENTAL - Ce paramètre détermine comment le nom de l'employé est affiché dans le système. Cette fonction expérimentale n'affecte pas encore tous les endroits du système où le nom de l'employé est affiché. Trois options sont disponibles ici :
- Prénom Nom - Le nom de l'employé est affiché dans le format standard.
- Connu sous le nom de famille [retomber sur le prénom nom de famille] - Le nom de l'employé est affiché avec son nom "Connu sous" au lieu de son prénom, le cas échéant. S'il n'est pas présent, le nom de l'employé est affiché dans le format standard.
- Connu sous le nom de famille (identifiant de travail [se rabattre sur le prénom nom de famille (identifiant de travail)] - uniquement dans les zones administratives - Le nom de l'employé est affiché avec son nom "connu sous" à la place de son prénom, le cas échéant, suivi de son ID de l'entreprise entre parenthèses. Si l'utilisateur n'a pas de nom "Known As" présent, le nom de l'employé est affiché dans le format standard, suivi de son Works ID entre parenthèses. Ce paramètre s'applique uniquement aux zones administratives du système.
Affichage de l'historique - Lorsque vous consultez l'historique des employés, vous avez deux options quant à la manière dont celui-ci est enregistré. Dans la vue standard, chaque entrée représente une modification. Dans la vue Dérivée, l'entrée d'historique supérieure (la plus récente) représente le statut actuel de l'employé, et chaque élément en dessous représente ce que l'enregistrement a changé au moment du changement.
Limiter les enregistrements de l'historique à 1 par jour - Si vous sélectionnez "Oui", si plusieurs enregistrements de l'historique sont créés pour un employé à une même date, seul l'enregistrement le plus récent sera conservé et tous les autres seront supprimés.
Générer automatiquement drd ID professionels - Ce paramètre détermine si un identifiant de l'entreprise est généré automatiquement lors de l'ajout d'un employé. Lorsque ce paramètre est défini sur "Oui - bloc de zéros", l'identifiant de l'œuvre généré est complété par des zéros jusqu'à ce qu'il atteigne la longueur requise.
Afficher les champs personnalisés lors de l'ajout rapide - Ce paramètre détermine si les données peuvent être saisies dans des champs personnalisés lorsque le formulaire "Ajout rapide" est utilisé pour ajouter un employé.
Restreindre les champs personnalisés par site - Si vous choisissez "Oui", seuls les champs personnalisés spécifiés au niveau du site seront affichés pour les employés de ce site.
Localisation au niveau du site - Si vous réglez ce paramètre sur "Oui" lorsque vous ajoutez un nouvel employé, les paramètres de localisation (langue, fuseau horaire, format de date, etc.) seront déterminés par les paramètres de son site.
Clonage du formulaire - Lorsque vous utilisez des champs clonés dans un formulaire personnalisé, ce paramètre détermine où les nouveaux champs seront placés lorsque vous cliquez sur le bouton "Cloner". Cela peut se faire avant ou après l'ensemble des champs actuels.
Créer automatique un compte d'utilisateur - Si vous choisissez "Oui" lorsqu'un employé est ajouté à l'aide des formulaires "Ajout complet" ou "Ajout rapide", un compte d'employé/gestionnaire handicapé (selon son niveau de poste) sera automatiquement créé pour lui. Cette fonction utilisera l'adresse électronique professionnelle de l'employé pour son nom d'utilisateur, si elle existe, ou un nom d'utilisateur généré au hasard si aucune adresse électronique professionnelle n'est présente.
Statut du gestionnaire de mise à jour automatique à partir du compte d'utilisateur - Si vous choisissez "Oui", lorsqu'un utilisateur se voit attribuer le groupe de gestionnaires et que son niveau de poste n'est pas déjà celui de gestionnaire, le poste sera automatiquement mis à jour au niveau de gestionnaire.
Interdire aux utilisateurs RH fr gérer leurs propres dossiers - Par défaut, un utilisateur de niveau RH peut gérer ses propres dossiers via les modules principaux - par exemple, il peut ajouter du temps libre pour lui-même et contourner l'approbation. Si vous ne souhaitez pas que cela se produise, réglez cette option sur "Oui" et les utilisateurs des RH ne se verront pas dans les listes déroulantes. Par conséquent, ils ne pourront pas gérer leurs propres enregistrements de congés (par exemple) dans un contexte d'utilisateur RH et devront utiliser le Self Service pour faire ces demandes, de la même manière qu'un utilisateur au niveau de l'employé.
Réaffectation automatique des employés en cas de départ d'un gestionnaire - Lorsqu'un responsable quitte son poste, il se peut que certains employés lui rendent des comptes. Si vous choisissez l'option "Oui", tous ceux qui lui rendent des comptes seront automatiquement réaffectés à son responsable. Cela ne créera pas d'historique.
Ensemble de données sur les congés - sommaire uniquement - Si vous utilisez un type de résumé pour enregistrer vos congés, cela vous permet de rendre compte avec précision du nombre de jours réservés, pris et restants par rapport à votre type de résumé en utilisant l'ensemble de données "Soldes de congés" dans le genérateur de rapport. Le résultat est que le générateur de rapport correspond à ce que vous voyez ailleurs dans le système en ce qui concerne les soldes. Si vous n'utilisez pas un type de résumé, laissez ce paramètre sur "Non".
Autoriser les employés à soumettre des données au nom d'autres personnes - Cette option permet aux employés de soumettre des éléments au nom d'un autre employé. Cochez la case pour autoriser ce type d'enregistrement. Par exemple, pour permettre aux employés de soumettre des dépenses au nom d'un autre employé, cochez la case "Dépenses".
Archivage automatique des données de départ - Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, cela vous permet d'archiver tous les enregistrements d'un type donné relatifs à cet employé. Par exemple, pour archiver automatiquement les enregistrements de congés lorsque vous faites partir un employé, cochez la case "Congés". Cinq options sont disponibles ici :
- Congés
- Formation
- Kilométrage
- Dépenses
- Suivi du temps
Demander des biens - Lorsque cette option est réglée sur "Oui", vous pouvez choisir les biens à attribuer à un employé lors de l'ajout d'un employé.
Télécharger l'intitulé de formulaire par défaut - Lorsque vous téléchargez les données du formulaire sous forme de fichier CSV, vous pouvez choisir que les en-têtes de colonne représentent soit le "Nom de la base de données du champ", soit l'"Étiquette d'affichage du champ". Le premier est utilisé par le système pour stocker les données dans notre base de données et peut être utile si vous devez un jour recharger les données dans le système. La seconde est le nom convivial affiché sur le formulaire pour chaque champ du formulaire.
Visibilité des icônes de lecture seule des formulaires personnalisés - Par défaut, lorsque les utilisateurs remplissent des formulaires personnalisés, ils voient des icônes indiquant si un champ spécifique est modifiable par eux. Si vous réglez cette option sur "Caché", ces icônes ne seront pas visibles par les employés - elles ne s'afficheront que lorsque vous créerez le formulaire. L'affichage est donc plus clair lorsque l'employé remplit le formulaire.
Options de sauvegarde des formulai

Choisir les fichiers ou glisser-déposer les fichiers

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