Lors de la configuration des étapes d'un flux de travail d'approbation, il existe une option permettant de notifier uniquement l'ajout d'une étape de flux:

Lorsque cette option est réglée sur "Non", l'étape ne génère pas de demande d'approbation pour le destinataire, mais envoie un message à ce dernier.

On pourrait penser que cela revient exactement au même que d'envoyer un courriel en utilisant une étape "Envoyer un courriel au destinataire spécifié", mais il y a en fait une différence importante.

Lorsqu'une approbation est refusée, toutes les étapes qui sont marquées comme "Notifier seulement" se déclenchent quand même.  Le courriel sera délivré au destinataire spécifié, alors que les étapes de type "Envoyer un courriel au destinataire spécifé" ou "Envoyer à un courriel à une adresse courriel (externe)" ne le seront pas.

Cela permet d'envoyer des notifications différentes à des personnes différentes selon que la demande est approuvée ou non.  Vous pouvez utiliser une étape "Notifier seulement" pour notifier toute personne susceptible de vouloir connaître le résultat (qu'il s'agisse d'une approbation ou d'un refus) et utiliser une étape Envoyer un courriel au destinataire spécifié ou Envoyer un courriel à une adresse courriel (externe) pour notifier les personnes seulement si la demande a été approuvée.  

Veuillez noter - L'ordre des étapes peut avoir un impact sur ce point, tout comme les conditions indiquées dans la section "Quand l'action devrait-elle se produire?" mais, en général, ce qui précède sera vrai dans la majorité des cas.

Approbation automatique

Il est possible de créer un flux de travail d'approbation qui approuve automatiquement la demande. Pour ce faire, le flux de travail ne doit contenir que des étapes de notification et aucune étape d'approbation obligatoire.  Dans ce cas, les courriels seront envoyés à partir de l'étape Notifier seulement et la demande sera automatiquement approuvée lorsque le flux de travail sera terminé.