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Pour utiliser la gestion des dépenses, vous devez vous assurer que vous avez activé la gestion des dépenses dans les paramètres d'affichage. Vous pouvez trouver cette option par :
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres d'affichage
Dans la section Module d'affichage, vous devez vous assurer que vous avez coché le module "Gestion des dépenses". Une fois que vous l'avez fait, vous devez configurer la gestion des dépenses avant d'autoriser les employés à saisir des dépenses.
Dans la gestion des dépenses, il y a un certain nombre de paramètres que vous pouvez configurer et vous devez également définir les catégories de dépenses que vos employés utiliseront lors de la saisie des dépenses.
Configurer les catégories de dépenses
Pour configurer les catégories de dépenses, accédez sur :
Administration > Entreprise > Paramètres > Dépenses > Catégories de dépenses
Vous pouvez également sélectionner le bouton "Catégories" au bas de la page des paramètres des dépenses.
Les catégories de dépenses sont simplement un moyen d'activer les rapports qui vous permettent d'exécuter un rapport indiquant le montant de vos dépenses pour le carburant, les hôtels, les voyages, les repas, etc.
Ajout de dépenses
Une fois que vous avez configuré vos paramètres de dépenses et défini les catégories de dépenses, vos employés peuvent maintenant commencer à saisir leurs dépenses via Libre service.
Lorsqu'il ajoute des dépenses, l'employé peut choisir d'ajouter plusieurs dépenses dans un seul rapport. Par défaut, l'interface vous permettra d'ajouter un actif mais vous pouvez ajouter plusieurs lignes de dépenses en utilisant les boutons de quantité. Vous pouvez soit utiliser le bouton "Ajouter une ligne", qui ajoute une ligne à la fois, soit utiliser le champ de quantité pour saisir le nombre d'éléments supplémentaires que vous souhaitez ajouter, puis cliquer sur "Ajouter plusieurs lignes".
Veuiller noter - Vous ne pouvez pas ajouter des catégories de dépenses en monnaie mixte à un rapport individuel. Si vous avez besoin d'entrer un rapport composé de deux devises, ceux-ci doivent être soumis comme deux rapports séparés.
Veuiller noter - Si vous utilisez les boutons "Retirer la dernière ligne" et "Supprimer tout", les lignes concernées seront supprimées du formulaire, même si elles contiennent des données. Les deux boutons génèrent une fenêtre contextuelle que vous devez confirmer avant de supprimer les lignes, mais cette opération ne peut être annulée.
Lorsque vous ajoutez des dépenses, la plupart des champs sont obligatoires, à l'exception de la description, du fournisseur et des commentaires.
Le flux de travail ci-dessus s'affiche lorsque l'entreprise a réglé l'option "Activer les reçus en ligne" sur "Oui". Si cette option était réglée sur "Non", il n'y aurait pas d'option pour télécharger les reçus et il y aurait simplement un bouton à soumettre pour approbation.
Si les reçus en ligne sont activés, en cliquant sur "confirmer" et en téléchargeant vos reçus, vous accédez à un écran où vous pouvez télécharger les images des reçus.
Pour ajouter chaque fichier, cliquez sur "Ajouter des fichiers" et choisissez le fichier sur votre ordinateur. La taille maximale d'un fichier est de 2 Mo et seuls les fichiers de type jpg, gif, png, jpeg, BMP, gif, tiff et pdf sont autorisés.
Une fois que vous avez choisi tous les fichiers, cliquez sur "Démarrer l'envoi". Cette étape supplémentaire permet de télécharger les images vers nos serveurs sous forme de lot. Une fois l'opération terminée, l'écran devrait ressembler à l'écran ci-dessous. L'état est maintenant réglé sur 100%, chaque fichier est maintenant coché en vert et, à droite du bouton "Démarrer l'envoi", il y a maintenant un message vous indiquant "Téléchargé 2/2 fichiers".
Lorsque vous voyez une coche verte à côté de chaque fichier, vous pouvez cliquer sur "Soumettre une réclamation". Si vous le faites avant de télécharger les images, vous obtiendrez un message d'erreur.
L'image ci-dessous du flux de travail est un écran récapitulatif qui vous montre un instantané de la demande que vous soumettez avec les images des reçus et, si nécessaire, la déclaration de frais.
Au bas de l'écran, vous verrez les vignettes des reçus téléchargés. Si vous les survolez, une loupe apparaîtra et le reçu s'ouvrira en taille réelle.
Approbation des dépenses
Une fois que les dépenses ont été soumises, le premier approbateur reçoit une notification par courriel et peut ensuite se connecter et approuver.
L'écran d'approbation ressemble à l'écran ci-dessus, dans lequel l'employé soumet la demande finale, avec la possibilité de visualiser les différents reçus. La principale différence est qu'il y a un espace pour que le premier et le second approbateur puissent entrer des commentaires si nécessaire.
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