Dans HRWize, il est possible d'ajouter des documents d'entreprise auxquels les employés peuvent accéder.
Un document d'entreprise est généralement un document que vous souhaitez que plusieurs employés puissent consulter, comme un manuel de l'employé, des politiques et procédures ou des documents de formation. Vous pouvez ajouter des documents d'entreprise en tant qu'utilisateur de niveau Admin ou HR en cliquant sur :
Documents > Documents de l'entreprise
Téléchargement de documents d'entreprise
Les documents peuvent être téléchargés soit dans la catégorie supérieure (ou "racine") des documents d'entreprise, soit dans une catégorie de documents d'entreprise que vous avez créée. Accédez à la section Documents d'entreprise en cliquant sur :
Documents > Documents d'entreprise
Si vous voulez télécharger dans une catégorie de document d'entreprise, vous devez également naviguer vers la catégorie dans laquelle vous voulez télécharger en cliquant sur l'icône de dossier en haut de la page :
Il y a 3 méthodes que vous pouvez utiliser pour télécharger des fichiers sur ces pages :
Méthode 1 - pour les documents uniques
Cliquez sur le bouton "Télécharger" en bas de l'écran pour télécharger un seul document :
La page qui en résulte comporte un certain nombre de champs dans lesquels vous pouvez définir le document que vous téléchargez. Le premier champ Nom du document est obligatoire et correspond au nom qui sera utilisé pour le document dans le système. Les champs suivants sont facultatifs :
- Description du document
- Métadonnées de recherche - Si la fonction de recherche de documents est activée, ce champ peut être utilisé pour fournir des mots-clés supplémentaires permettant de localiser le document. De plus amples informations sur la recherche de documents sont disponibles ici.
- Auteur - Champ facultatif permettant de stocker l'auteur du document.
- Date de création - Champ facultatif permettant d'enregistrer la date de création du document.
- Date d'expiration - Elle est utilisée pour produire des rappels d'expiration. Vous trouverez de plus amples informations sur les rappels d'expiration des documents d'entreprise ici.
- Catégorie - La catégorie dans laquelle le document doit être stocké. Pour plus d'informations sur les catégories de documents d'entreprise, cliquez ici.
- Classification - La classification du document. Pour plus d'informations sur les classifications des documents d'entreprise, cliquez ici.
- Afficher les vues - Si cette option est activée, le système enregistre le nombre de consultations du document. Ce nombre peut être enregistré à l'aide d'un rapport Report Builder basé sur la source de données "Suivi des consultations du document de l'entreprise", y compris le rapport standard pré-construit "Suivi des documents". Vous trouverez de plus amples informations sur les rapports standard ici.
- Signature électronique requise - Si cette option est activée, tous les employés ayant accès au document seront invités à signer électroniquement pour indiquer qu'ils ont lu le document. Vous trouverez de plus amples informations sur les signatures de documents ici.
Enfin, cliquez sur le bouton "Parcourir" pour choisir le document à télécharger et cliquez sur le bouton "Envoyer" en bas de la page pour le télécharger.
Méthode 2 - Pour plusieurs documents
Cliquez sur le bouton "Téléchargement multiple" en bas de la page pour télécharger jusqu'à 10 documents en même temps :
L'écran suivant, composé de 10 lignes, s'affiche. Sur chaque ligne, vous pouvez saisir le nom du document (obligatoire) et sa description (facultative) et choisir une catégorie dans laquelle télécharger le document.
Une fois terminé, cliquez sur le bouton "Soumettre" en bas de la page pour télécharger tous les documents saisis.
Méthode 3 - Glisser-déposer
Il est également possible de télécharger un ou plusieurs documents dans une catégorie par "glisser-déposer". L'outil de téléchargement par glisser-déposer est disponible en bas de chaque liste de documents de l'entreprise.
Faites glisser vos fichiers dans cette case et le nom et la taille du fichier s'afficheront. Vous pouvez également cliquer sur le bouton "Ajouter des fichiers" pour rechercher le fichier que vous souhaitez télécharger. Une fois que vous avez ajouté tous les fichiers que vous souhaitez télécharger, cliquez sur le bouton "Démarrer l'envoi" en bas du panneau :
Catégories de documents d'entreprise
Les documents d'entreprise peuvent être stockés dans des "catégories" (ou dossiers) afin de les organiser correctement. Pour ajouter une catégorie de document d'entreprise, cliquez sur le bouton "Ajouter une catégorie" en bas de la page des documents d'entreprise :
Le seul champ obligatoire sur cette page est le nom de la catégorie. Vous pouvez également saisir une description facultative de la catégorie qui sera affichée sous le nom lors de la consultation des catégories de documents de l'entreprise.
Vous avez également la possibilité de choisir une catégorie parentale afin d'avoir des catégories au sein d'autres catégories. Par exemple, vous pouvez avoir une catégorie "Formation" (la "mère") contenant plusieurs autres catégories appelées "Ventes", "Marketing", "Finances", etc.
Enfin, vous avez la possibilité de restreindre la catégorie par département, par fonction ou par site, de sorte que seuls les employés des départements sélectionnés, etc. puissent voir la catégorie et les documents qu'elle contient. Si vous ne limitez pas la catégorie, la catégorie elle-même et les documents qu'elle contient sont accessibles à tous les employés.
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