Dans HRWize, vous pouvez ajouter des documents pour les employés. Ces documents sont appelés documents d'employés - les employés peuvent également le faire eux-mêmes si nécessaire.

Par défaut, les documents des employés ne sont pas catégorisés et sont simplement listés comme une liste de tous les documents.

En utilisant les catégories de documents d'employés, vous pouvez définir une structure de dossier standard, qui est ensuite appliquée à tous les documents d'employés pour tous les employés. Cette structure de dossier peut également inclure des sous-catégories.

Pour ajouter une nouvelle catégorie de document d'employé dans le système, vous devez aller dans :

Administration > Entreprise > Paramètres > Catégories de documents de l'employé

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour ajouter une nouvelle catégorie de document d'employé.

Lors de l'ajout d'une catégorie de document, il y a 4 champs à remplir :

• Nom de catégorie - Obligatoire.
• Description de la catégorie - Facultative.
• Catégorie supérieure - Si vous voulez que cette catégorie de document soit une sous-catégorie, choisissez la catégorie parente ici. Par exemple, la catégorie mère pourrait être "Feuilles de paie" et la sous-catégorie "2019".
• Accès restreint - Cette option limite l'accès à la catégorie de documents et aux documents qu'elle contient. Il existe 3 options :
  • Le gestionnaire ne peut pas voir : Le responsable hiérarchique de l'employé ne peut pas voir ce dossier ou son contenu, qui sera accessible par l'administration, les RH et l'employé utilisateur final.
  • L'employé ne peut pas voir : L'employé ne peut pas voir ce dossier ou son contenu, qui sera toujours accessible par l'administration, les RH et le gestionnaire de l'employé.
  • L'employé et le gestionnaire ne peuvent pas voir : Ni l'employé ni son gestionnaire ne peuvent voir ce dossier ou son contenu, qui reste accessible aux utilisateurs de l'administration et des RH.

Ces restrictions d'accès ne peuvent pas être utilisées pour cacher la catégorie aux gestionnaires, ce qui peut être utile pour inclure des informations telles que les bulletins de salaire lorsque vous ne souhaitez pas que le manager puisse accéder à ces informations.

Les catégories de documents des employés sont affichées dans les documents de l'employé sous forme de dossiers en haut de la page, comme illustré ci-dessous :

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Téléchargement de documents par l'employé

Par défaut, l'option permettant d'ajouter ou de déplacer des documents d'employés dans le système et les différentes catégories ne sera accessible qu'aux gestionnaires ou aux niveaux supérieurs. Vous pouvez modifier cette option en accédant sur:

Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres d'affichage

Dans la section "Vues de l'employé", il y a un paramètre appelé "Documents téléchargés par les employés" qui affiche 3 options :

• Non - Empêcher les employés de télécharger des documents
• Oui - Ne peut pas choisir la catégorie - Permet aux employés de télécharger des documents, mais le gestionnaire devra les déplacer vers une catégorie si nécessaire.
• Oui - Peut choisir la catégorie