Les documents peuvent être téléchargés et stockés dans les dossiers de vos employés sur votre compte. Des autorisations peuvent être attribuées à ces documents téléchargés, car certains peuvent être consultés par l'employé ou seulement par l'administration, les RH et le supérieur hiérarchique de l'employé.

Pour télécharger un document dans le dossier d'un employé, vous devez vous rendre à l'adresse suivante :

Personnes > Employés

Sélectionnez l'icône "Documents" sur leur carte d'employé.

Une fois à l'intérieur, vous pourrez visualiser un écran similaire à celui ci-dessous :

Veuillez noter - Si vous ne voyez pas les catégories (dossiers) en haut de l'écran, cela signifie qu'elles n'ont pas été créées par l'administration. Tous les documents qui n'ont pas été affectés à des catégories seront stockés dans le tableau situé sous Documents des employés.

Pour télécharger un document, il y a 2 façons de le faire :

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1^ère méthode

Cette méthode est un moyen plus rapide de télécharger un document. Vous pouvez toujours modifier le document en cliquant sur l'action "Modifier".

Faites défiler l'écran vers le bas, jusqu'à ce que vous voyiez une grande case comme indiqué ci-dessous :

Une fois que vous y êtes, faites simplement glisser l'élément que vous souhaitez télécharger dans le dossier de l'employé, collez-le, cliquez sur "Démarrer le téléchargement", attendez que la colonne "Statut" soit à 100% et qu'une coche verte soit apposée à côté, puis actualisez votre onglet.

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2^ème méthode

Sélectionnez le bouton violet "Télécharger" en bas de la page.

Vous devrez ensuite remplir les champs suivants :

• Nom du document - Le nom de ce document ;
• Description du document - Description du contenu de ce document ;
• Document obligatoire - Si ce document est un document obligatoire (par exemple un passeport ou un droit de travail), vous pourrez sélectionner le type de document dans cette liste pré-remplie. Veuillez noter - Si vous téléchargez un type de document obligatoire qui ne figure pas dans la liste, vous devrez contacter un administrateur qui pourra ajouter cette option pour vous.
• Signature électronique nécessaire - Si vous sélectionnez "Oui", l'employé devra se connecter à son compte et signer électroniquement ce document ;
• Catégorie - Si ce document est classé dans une catégorie (un dossier), vous pourrez sélectionner la catégorie correspondante dans la liste déroulante. Si le document n'est pas assigné à une catégorie, il se trouve dans un tableau sur la page des documents de l'employé ;
• Visibilité du document - Si le statut de visualisation de ce document est défini sur Privé, l'employé ne pourra pas visualiser ce document. Il sera uniquement consulté par l'administration, les RH et le responsable de l'employé. Si le statut est "Employé", le document pourra également être consulté dans le cadre de leurs comptes en libre-service ;
• Document à télécharger - Sélectionnez le bouton "Parcourir" pour télécharger ce document depuis votre ordinateur.

Une fois que les champs de cette page ont été remplis, sélectionnez "Soumettre" et une bannière verte en haut de l'écran confirmera que le document a été téléchargé avec succès.