Dans HRWize, il est possible de télécharger en groupe des documents d'employés en tant qu'Administrateur ou utilisateur de niveau RH.

Il existe deux outils pour télécharger en groupe des documents d'employé. Vous pouvez les trouver en allant dans :

Administration > RH > Gestion des données > Téléchargeurs de documents des employés

Les deux chargeurs ont des utilisations différentes selon la façon dont vos documents sont structurés sur votre ordinateur et selon la façon dont vous souhaitez les ajouter dans HRWize.

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1. Téléchargeur en vrac

Le téléchargeur en vrac se trouve à l'adresse suivante :

Administration > RH > Gestion des données > Téléchargeurs de documents des employés > Téléchargeur en vrac

Il peut être utilisé dans les cas suivants :

1. Vous avez un fichier zip par employé et vous voulez télécharger les documents de cet employé dans le fichier zip dans le même dossier, avec les mêmes paramètres de visibilité pour tous les documents, ou.
2. Vous disposez de documents du même type (par exemple, des fiches de paie en format PDF) pour plusieurs employés et vous souhaitez les télécharger tous dans le même dossier pour chaque employé, avec les mêmes paramètres de visibilité pour tous les documents.

Cet outil de téléchargement ne convient pas si les documents nécessitent des paramètres différents (par exemple, la visibilité) ou s'ils doivent être téléchargés dans des dossiers différents.

Lorsque vous ouvrez cette page, un certain nombre d'options vous sont proposées concernant le nom du ou des fichiers et la manière dont vous souhaitez que HRWize les traite.

Veuillez sélectionner un dossier d'employé - Choisissez un dossier dans lequel stocker les documents. Si les documents doivent être stockés dans différents dossiers, ce n'est pas l'outil approprié. Consultez plutôt le "Téléchargeur Zip avec aperçu".

Ordre - Ceci définit la façon dont le fichier doit être nommé. C'est important pour que HRWize puisse reconnaître le fichier de l'employé qui est téléchargé. Les options disponibles sont les suivantes :

• Prénom -> Nom de famille ;
• Nom de famille -> Prénom ;
• ID professionnel -> Prénom -> Nom de famille ;
• ID professionnel -> Nom de famille -> Prénom ;
• ID professionnel.

Séparateur - Ceci définit la façon dont le fichier doit être nommé. Le "séparateur" divise les éléments du nom de fichier. Par exemple, si vous avez choisi la première option de dénomination ci-dessus et un trait de soulignement pour le séparateur, votre fichier devrait être nommé par exemple "john_smith.zip". Si vous choisissez la deuxième option de dénomination, et une virgule comme séparateur, il devrait s'appeler "smith,john.zip" et ainsi de suite.

• Vous pouvez alors utiliser une virgule, un trait de soulignement, un espace ou un tiret.

Ignorer - Si vous avez des fichiers dont le nom contient un texte commun qui ne se rapporte pas au nom de l'employé, vous pouvez demander au système d'ignorer ce texte. Par exemple, si tous vos fichiers de bulletins de salaire sont nommés par exemple "john_smith_payslip.pdf", vous pouvez demander au système d'ignorer "_payslip". Le système sera alors en mesure d'identifier le fichier comme appartenant à John.

Tous les documents sont visibles pour l'employé ? - Si vous choisissez "Oui", tous les documents téléchargés seront visibles pour l'employé. S'il est réglé sur "Non", ils seront visibles pour le gestionnaire, les RH et les administrateurs, mais pas pour l'employé.

Ces fichiers sont-ils tous des photos ? - Si vous choisissez "Oui", tous les fichiers inclus seront traités comme des photos de l'employé et téléchargés avec sa photo.  Si vous choisissez "Non", l'option sera ignorée.

Une fois que vous avez défini ces options, ajoutez les fichiers en cliquant sur le bouton "Ajouter des fichiers" ou en les faisant glisser dans l'espace situé sous ces champs.  Une fois que vous avez ajouté vos fichiers, cliquez sur le bouton "Démarrer le téléchargement" pour télécharger les fichiers dans HRWize.

Si, pour une raison quelconque, la méthode ci-dessus ne vous convient pas (par exemple, si vous souhaitez que des documents différents soient placés dans des dossiers différents ou si certains documents doivent pouvoir être consultés par les employés et d'autres non), vous devrez alors utiliser la deuxième option.

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2. Téléchargeur de zip avec aperçu

Le téléchargement zip avec aperçu est utilisé si vous avez un fichier zip contenant plusieurs documents de différents types pour plusieurs employés. Cela vous permet de télécharger ce fichier zip vers le système en une seule opération dans :

Administration > RH > Gestion des données > Téléchargeur de documents des employés > Zip uploader avec aperçu

Cet uploader accepte un seul fichier Zip. Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour localiser le fichier zip, puis sur le bouton "Envoyer" pour le télécharger. Le fichier zip sera traité et les fichiers qu'il contient seront affichés. Il n'y a aucune exigence particulière quant au nom du fichier zip ou des fichiers qu'il contient.

Vous obtiendrez un aperçu de chaque document et pourrez choisir l'employé pour lequel le télécharger, ainsi que plusieurs autres options :

• Choisissez l'employé - Sélectionnez le nom de l'employé ici.
• Choisissez la catégorie - Sélectionnez la catégorie de document de l'employé dans laquelle stocker le fichier (si vous téléchargez des photos de profil d'employé, laissez cette option sur "Aucune").
• Image de profil - Si le document est une image de profil d'employé, choisissez "Oui".
• Document visible par l'employé - Choisissez si le document est visible par les employés (Public) ou uniquement par les utilisateurs de niveau manager, RH et administrateurs (Privé).

Si le document est un fichier qui peut être prévisualisé, comme une image ou un PDF, le système vous montrera un aperçu du document à côté des options. Si le document ne peut pas être prévisualisé (par exemple, un document Microsoft Word), un lien vers le document vous sera proposé. Dans cet exemple, il n'est pas nécessaire que les documents aient une convention d'appellation spécifique, mais si les noms des employés figurent dans les noms de fichiers individuels, nous essaierons de faire correspondre automatiquement l'employé au nom sans que vous ayez besoin de le sélectionner - vous pouvez bien sûr modifier cette option si elle est incorrecte. Bien que cette option prenne plus de temps, elle est aussi beaucoup plus souple, car vous avez un contrôle total sur chaque document. Si vous n'êtes pas en mesure de classer tous les documents en une seule session, vous pouvez revenir à tout moment à l'uploader Zip avec aperçu et cliquer sur le bouton "Uploads" en bas de la page. Vous verrez alors apparaître un tableau répertoriant tous les téléchargements effectués par date:

Cliquez sur l'icône "Gérer" dans la colonne d'actions pour continuer à classer les documents qui n'ont pas encore été classés.