Depuis l'introduction du Règlement général sur la protection des données (RGPD), HRWize a la possibilité de créer et de gérer des " cas de conformité " qui vous permettront de préparer un téléchargement de tous les fichiers ou informations associés au dossier d'un employé ou d'un candidat.

Par exemple, si un employé soumet une demande d'accès à un sujet (SAR), la fonction Cas de conformité vous permettra de télécharger et de fournir ces informations et de conserver un enregistrement complet de chaque action pendant la compilation de ce cas.

En outre, HRWize propose une fonction de règles de conformité qui vous permettra de supprimer ou d'anonymiser automatiquement des employés ou des candidats après une période donnée.

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Comment utiliser un cas de conformité ?

Tout d'abord, vous devrez remplir une liste de raisons pour lesquelles une recherche de conformité pourrait être entreprise. Cela se fait via :

Administration > Entreprise > Paramètres > Conformité > Raison de la recherche de conformité

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour créer un nouveau "Raison de recherche", puis saisissez un "Nom de la raison de recherche" et une "Description" si nécessaire, puis cliquez sur "Soumettre", suivi de "Annuler".

Une fois que vous avez rempli la liste des motifs de recherche de conformité, vous pouvez alors ajouter un cas de conformité.

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Comment créer un cas de conformité ?

Pour créer un cas de conformité, allez à :

Administration> RH> Cas de conformité

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour ajouter un nouveau cas. 

Ici, vous pouvez entrer une référence (obligatoire) et sélectionner un motif (obligatoire) dans la liste des motifs de conformité que nous avons préparée précédemment. Vous pouvez également choisir d'entrer quelques commentaires (facultatif) pour décrire le cas. Cliquez sur "Soumettre" pour soumettre ces informations.

Cliquez ensuite sur "Aller au cas" pour accéder à votre nouveau cas de conformité. Cela ouvrira votre nouveau cas de conformité:

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Création d'une recherche de conformité

• Le bouton "Nouvelle recherche" vous permet de rechercher dans HRWize toutes les informations relatives à un employé ou à un candidat et de les ajouter au dossier existant.
• Le bouton "Nouveau commentaire" vous permet d'ajouter un commentaire général au dossier afin de conserver une trace de l'évolution de ce dossier.

En sélectionnant "Nouvelle recherche", les options ci-dessous s'afficheront.

• Sujet (obligatoire) - Cela vous permettra de sélectionner l'employé ou le candidat sur lequel vous souhaitez effectuer la recherche.
• Recherche de fichiers - Si vous choisissez "Oui", cette recherche téléchargera tous les documents associés à la personne sélectionnée. Si vous choisissez "Non", la recherche téléchargera les champs d'informations personnelles du système.
• Type de téléchargement - Sélectionnez le format dans lequel ce téléchargement sera fourni (uniquement disponible si "Recherche de fichiers" est réglé sur "Non"). Les options disponibles sont HTML, XML et PDF. Veuillez noter qu'un fichier zip contenant chaque enregistrement de la base de données sera téléchargé sous forme de fichier individuel, ce qui vous permettra de choisir les enregistrements que vous souhaitez divulguer.
• Commentaires (obligatoire) - Ajoutez des notes générales sur les raisons pour lesquelles cette recherche est effectuée. Ces commentaires seront enregistrés dans la recherche.
• Cliquez sur le bouton "Recherche" pour effectuer la recherche. Un message de succès s'affichera.
• Cliquez sur le bouton "Annuler" pour revenir au cas de conformité.

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Voir et télécharger des données

Vous verrez que l'affaire a maintenant été remplie avec la recherche que vous avez demandée. Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté de la recherche pour télécharger le fichier zip contenant les données de la recherche de fichiers HTML, XML, PDF ou sans fichier.

Veuillez noter - Toutes les actions effectuées dans le cadre d'un cas de conformité sont automatiquement vérifiées par le système.