Depuis l'introduction du Règlement général sur la protection des données (RGPD), HRWize fournit une fonction Règles de conformité qui vous permettra de supprimer ou d'anonymiser les employés ou les candidats automatiquement après une période déterminée. Par exemple, si la politique de votre entreprise stipule que les fichiers de candidats/recrutement seront anonymisés après un certain temps, la fonctionnalité Règles de conformité permettra d'automatiser ce traitement.

Cliquez ici pour un article décrivant la différence entre la suppression et l'anonymisation des employés ou des candidats.

Veuillez noter - Comme le processus de suppression ou d'anonymisation d'un employé est permanent et irréversible (pour se conformer aux règles concernant la suppression des données), veuillez considérer l'impact de la suppression des données, si elles sont requises plus tard pour, par exemple, un tribunal, ou même un audit des reçus de dépenses.

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Ajout de règles de conformité

Pour ajouter une règle de conformité, allez à la page suivante :

Administration > Entreprise > Paramètres > Conformité > Règles de conformité

L'avertissement suivant est affiché :

Cette fonction est utilisée à vos propres risques - ce processus supprime les données relatives aux employés et aux candidats, y compris les fichiers, et ne peut être annulé. Si vous n'êtes pas certain de ce que vous faites ou des implications des changements ci-dessous, vous ne devez pas poursuivre.

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour ajouter une nouvelle règle de conformité.

Tous les champs de cette page sont obligatoires.

Dans cet exemple, une règle d'anonymisation des données des candidats 26 semaines après leur départ a été créée et rendue active :

• Nom de la règle de conformité : Anonymisation des données relatives aux candidats après 26 semaines
• Source des données : Candidats
• Règle : Rendre anonyme
• Calendrier : 26 Date archivée (veuillez noter que le calendrier est toujours en semaines)
• Statut : Actif

Une fois les règles de conformité configurées, celles-ci seront répertoriées dans le tableau des règles de conformité comme indiqué ci-dessous. À partir de ce tableau, vous pouvez modifier, supprimer ou désactiver les règles.

Veuillez noter - Chaque règle de conformité que vous créez aura le statut "En attente" jusqu'à ce que vous contactiez support@hrwize.com pour faire activer la règle, auquel cas le statut passera à "Activé".

En plus d'ajouter une nouvelle règle de conformité, vous pouvez également cliquer sur le bouton "Suspendre toutes les règles" pour rendre toutes les règles inactives, que vous pouvez ensuite retrouver en cliquant sur le bouton "Règles de conformité archivées". Toutes les règles de conformité que vous suspendez seront affichées comme "désactivées".

Veuillez noter  - La suppression ou l'anonymisation d'employés ou de candidats est une action permanente dans le système et ne peut être annulée. Veuillez faire preuve de prudence lors de l'utilisation de ce module. Cela inclut TOUS les fichiers, y compris, par exemple, les reçus de dépenses. Nous vous recommandons donc de vous assurer que votre équipe des finances dispose d'abord d'une copie de tous les reçus.