Si vous souhaitez supprimer un employé, vous avez deux possibilités pour le faire et/ou pour le rendre anonyme.

Veuillez noter - Ces deux options sont permanentes et ne peuvent être annulées. Utilisez-les à vos propres risques.

1. Supprimer

Lorsque vous supprimez un employé ou un candidat, cela supprime TOUTES les données dans le système concernant cette personne. Cela comprend tous les fichiers ainsi que les enregistrements de tous les modules, plus les fichiers de base.

2. Rendre anonyme

Parfois, vous pouvez souhaiter supprimer toute information permettant d'identifier une personne, tout en conservant des éléments tels que les informations relatives à son emploi. Ce processus supprime TOUS les fichiers relatifs à la personne et efface également les champs suivants du système :

• ID professionnel
• Prénom
• Deuxième prénom
• Nom de famille
• Connue sous le nom de
• Titre
• Numéro d'assurance sociale
• Date de naissance **
• Téléphone à domicile et au travail
• Mobile à domicile et au travail
• Courrier électronique à la maison et au travail
• Skype
• Coordonnées bancaires
• Coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence
• Adresse complète, y compris les archives historiques
• Expérience professionnelle
• Éducation
• Compétences
• Langues
• Permis de conduire
• Commentaires

Pour permettre une déclaration basée sur l'âge, la date de naissance sera réinitialisée au 01/01 de l'année de naissance de l'employé. Par exemple, si l'employé est né le 14/05/1984, sa DDN sera remplacée par le 01/01/1984.

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Pourquoi faire cela ?

Lorsque vous supprimez un employé, vous perdez TOUTES les données le concernant. Si vous souhaitez ensuite connaître le taux d'absence de votre entreprise au cours des 12 derniers mois, vous n'obtiendrez pas de chiffre précis car le salarié supprimé précédemment ne sera pas inclus dans les numéros de salariés ni dans les statistiques d'absence.

En utilisant "Anonymise", vous pouvez éviter ce problème tout en respectant le droit de l'individu à voir ses données personnelles supprimées. Vous pourriez également utiliser ces informations pour comprendre les données relatives au salaire, aux performances, au type d'effectif, etc. sans pouvoir réellement identifier la personne en question, mais tout en étant capable de comprendre le coût mensuel des absences à Londres pour les ventes de l'année dernière et son évolution au cours des trois dernières années, etc.

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Comment anonymiser ou supprimer un employé ?

Pour anonymiser ou supprimer un employé, vous devez passer de la vue "carte" à la vue "table". Pour ce faire, vous devez visualiser la carte d'un employé de bout en bout :

Personnes > Employés

Allez au bas de l'écran où vous trouverez un bouton intitulé "Vue de la table".

Dans cette vue, il y aura un bouton d'action qui ouvre un menu d'action à la fin de chaque ligne de l'employé. En utilisant ce menu d'action, vous verrez que les boutons "Supprimer" et "Anonymiser" sont indiqués ci-dessous :

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Comment rendre anonyme ou supprimer un employé archivé ?

Pour anonymiser ou supprimer un employé archivé, vous devez d'abord accéder à vos archives d'employés. Pour ce faire, allez sur :

Personnes > Employés

Sélectionnez "Voir employés archivés" en bas de la carte ou table d'employé.

À partir de là, vous verrez une liste de tous vos employés archivés et, de la même manière que vous effectueriez des actions pour les employés actuels, vous verrez un menu d'action en ligne avec chaque enregistrement d'employé. En utilisant le menu d'action, vous verrez les boutons Supprimer et Anonymiser.

Une fois que vous avez sélectionné "Anonymiser" ou "Supprimer", un message vous demande si vous êtes sûr de vouloir faire ce changement. Si "Oui" est sélectionné, ce changement sera irréversible.

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Comment rendre anonyme ou supprimer un candidat ?

Pour anonymiser ou supprimer un candidat, vous devez d'abord trouver la carte de candidat correspondante. Pour la trouver, allez sur :

Recrutement > Candidats

Naviguez vers le candidat approprié en utilisant la navigation en haut de l'écran. Une fois sur la fiche du candidat, vous verrez les boutons Rendre anonyme et Supprimer présents à côté des autres actions du candidat.

Vous pouvez également mettre en place des règles de conformité automatisées pour anonymiser ou supprimer les données des employés et des candidats après une période de temps déterminée, veuillez cliquer ici pour le support articulé couvrant ce sujet.