Pour ajouter une demande de remboursement de frais, allez sur: Libre service > Mes demandes > Dépenses.
Cliquez sur "Ajouter" et l'écran ci-dessous s'affichera :
- Nom du rapport
- Description du rapport - Ce champ peut être laissé vide, sauf si votre entreprise a demandé qu'il soit rempli.
- Devise du rapport
Vous pouvez ajouter jusqu'à 50 lignes de frais kilométriques à une demande individuelle en sélectionnant "Ajouter une ligne". Pour ajouter plusieurs lignes à la fois, entrez un nombre dans la case comme indiqué ci-dessous et cliquez sur "Ajouter multiple lignes".
En outre, si vous utilisez les boutons "Supprimer le dernier" et "Supprimer tout", ceux-ci supprimeront les lignes concernées du formulaire même si elles contiennent des données - les deux génèrent une fenêtre contextuelle où vous devrez confirmer avant de supprimer effectivement des lignes mais ceci ne peut pas être inversé.
- Date - La date à laquelle la dépense a été engagée.
- Catégorie - Pour quel type de dépense cette ligne de la demande est-elle classée ? (c'est-à-dire les repas).
- Raison - La raison pour laquelle la dépense a été engagée.
- Fournisseur - Où la dépense a été effectuée.
- Devise - Vous pouvez choisir une seule devise pour votre entreprise ou, dans le cadre des paramètres, vous pouvez demander le remboursement de différentes devises.
- Valeur brute du reçu - Le montant total demandé.
- Impôt - Le montant de l'impôt demandé (il se peut que votre entreprise n'en ait pas besoin).
- Valeur convertie - Si vous utilisez une devise différente de celle de la GP, le montant en GBP sera indiqué pour montrer le montant que vous recevrez pour cette demande.
- Facturable - Si cette dépense doit être facturée à un client.
- Mode de paiement - Comment cette dépense doit vous être payée.
- Commentaires - Tout commentaire pertinent qui doit être ajouté à cette dépense.
Votre entreprise peut avoir des options supplémentaires pour les références. Ces options peuvent être utilisées par les services financiers pour savoir exactement sur quoi cette dépense doit être facturée.
Téléchargement des reçus
Téléchargement des reçus - Si les reçus en ligne sont activés, lorsque vous cliquez sur "Confirmer et télécharger les reçus", vous accédez à l'écran ci-dessous où vous pouvez télécharger les images des reçus.
Pour ajouter chaque fichier, cliquez sur "Ajouter des fichiers" et choisissez le fichier sur votre ordinateur. La taille maximale d'un fichier est de 2MB et seuls les fichiers de type jpg, gif, png, jpeg, BMP, if, tiff et pdf sont autorisés.
Une fois que vous avez choisi tous les fichiers dont vous avez besoin, cliquez sur "Démarrer le téléchargement" - Cette étape supplémentaire permet de télécharger les images sur nos serveurs par lots. Une fois cette étape terminée avec succès, l'écran devrait ressembler à l'écran ci-dessous. Notez que le statut est maintenant réglé à 100% pour chaque fichier et qu'il y a une coche verte à côté avec un message vous indiquant que 2/2 fichiers ont été téléchargés à côté du bouton "Démarrer le téléchargement".
Soumission de la demande
Lorsque vous voyez une coche verte à côté de chaque dossier, vous pouvez cliquer sur "Soumettre la demande". Si vous le faites avant d'avoir téléchargé les images, vous obtiendrez un message d'erreur.
L'écran final du workflow est un écran récapitulatif qui vous montre un instantané de la demande que vous soumettez avec les images des reçus et, si nécessaire, la déclaration de dépenses.
En bas de l'écran, vous verrez les vignettes des reçus téléchargés. Si vous les survolez, une loupe apparaîtra et si vous cliquez dessus, le reçu s'ouvrira en taille réelle.
Modification d'une demande soumise
Une fois qu'une demande a été soumise, un employé pourra modifier la demande avant son approbation en cliquant sur l'icône ci-dessous :
Les gestionnaires, les utilisateurs des finances, des ressources humaines et de l'administration peuvent également, en cas d'erreur de la part de l'employé, modifier les demandes de remboursement en se rendant sur:
Finances > Dépenses
Une fois sur place, vous pouvez cliquer sur l'icône ci-dessous et modifier la demande au nom d'un employé.
HRWize
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