Au sein de HRWize, vous avez la possibilité de soumettre une demande de remboursement de vos kilomètres en libre-service. Pour ce faire, vous pouvez aller dans Libre service > Mes demandes > Kilométrage.
Sélectionnez le bouton "Ajouter" et vous serez dirigé vers l'écran ci-dessous :
Remplissez les champs requis dans le rapport :
- Nom du rapport - par exemple Mileage April 2019 ;
- Description du rapport - Peut être laissé vide à moins que votre entreprise n'ait demandé que ce champ soit rempli ;
- Unités de la demande - Sélectionnez Miles ou KM en fonction de ce que votre entreprise utilise.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 50 lignes de frais kilométriques à une demande en sélectionnant "Ajouter une ligne". Pour ajouter plusieurs lignes à la fois, entrez un nombre dans la case comme indiqué ci-dessous et cliquez sur "Ajouter plusieurs lignes".
Les champs supplémentaires s'affichent alors pour vous permettre d'entrer vos dates de kilométrage et vos trajets :
- Date - La date à laquelle le kilométrage a été effectué.
- De - Le code postal d'origine.
- Vers - La poste de destination.
- Distance - Si votre entreprise utilise la recherche d'adresse Google, celle-ci s'affichera automatiquement en fonction des codes postaux "De" et "Vers" saisis. Dans le cas contraire, ces informations devront être saisies manuellement. Votre entreprise a peut-être fourni un seuil à partir duquel vous pouvez ignorer le champ de distance de Google, sinon, il sera verrouillé et vous ne pourrez pas modifier la distance.
Si votre entreprise utilise la fonction des feuilles de temps et que les références et les tâches de la feuille de temps ont été configurées, vous pouvez également les voir sur vos demandes de remboursement du kilométrage.
- Facturable - Sélectionnez "Oui" ou "Non" selon que la distance doit être facturable (c'est-à-dire si elle doit être facturée à un client). Cela peut ne pas apparaître selon les paramètres de votre entreprise.
Pour ajouter une ligne de kilométrage de retour, cliquez sur l'icône ci-dessous :
Cela ajoutera une ligne supplémentaire à la demande de remboursement du kilométrage, les champs "De" et "À" étant inversés de la même manière :
La case "Commentaires" est facultative, sauf si votre entreprise vous a demandé de préciser les détails de votre voyage (par exemple, visite du client X).
Une fois que toutes les informations sont complètes, cliquez sur le bouton "Confirmer". Vous accédez alors à l'écran ci-dessous, où vous pouvez cocher la déclaration de dépenses, puis au bouton "Soumettre pour approbation".
Vous pouvez également cliquer sur le bouton "Sauvegarder", qui vous permettra de revenir à cette déclaration et d'ajouter une ligne supplémentaire à une date ou une heure ultérieure.
Vous verrez ici la demande de remboursement du kilométrage en attente d'approbation par le supérieur hiérarchique de l'employé. À ce stade, l'employé peut "voir", "imprimer", "modifier" ou "supprimer" la demande :
En attendant l'approbation, l'employé peut toujours consulter toutes ses demandes de remboursement de frais kilométriques en allant sur:
Libre service > Mes demandes > Kilométrage
Le gestionnaire de l'employé recevra un courriel l'informant qu'un employé a soumis un rapport de kilométrage qui doit être approuvé. Il lui demandera de se connecter et de traiter la demande. Une fois que le gestionnaire a approuvé ou refusé la demande, l'employé recevra un courriel l'informant que sa demande a été approuvée ou refusée.
Les gestionnaires, les utilisateurs des niveaux Finance, RH et Administration peuvent également modifier les demandes de remboursement en se rendant sur :
Finance > Kilométrage
De là, ils peuvent cliquer sur la colonne Actions, puis sur l'action "Modifier".
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