La page de paramétrage des dépenses sur HRWize contient de nombreuses options pour configurer les modules Dépenses et Kilométrage dans le système. Ces options sont disponibles pour les utilisateurs de l'administrateur et peuvent être consultées dans :

Administration > Entreprise > Paramètres > Dépenses > Paramètres de dépenses

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Les paramètres sont divisés en cinq sections.

Paramètres généraux

Activer les dépenses - Réglez sur "Oui" pour activer le module de dépenses.

Déclaration de dépenses - Il s'agit de la déclaration que l'utilisateur doit accepter lorsqu'il soumet sa note de frais. Si elle est laissée vide, cette fonction sera désactivée.

Devises

Devises des frais - Liste des devises qui peuvent être activées pour permettre aux utilisateurs de soumettre des notes de frais dans cette devise.

Sélection de la devise - Lorsque vous choisissez "Ligne", cela permet aux utilisateurs de choisir une devise différente pour chaque ligne de leur rapport de dépenses. Lorsque vous choisissez "Réclamation", vous pouvez choisir une seule devise pour l'ensemble de votre note de frais.

Conversion de devise - Ce paramètre détermine si la devise de la réclamation ou de la ligne est convertie dans la devise d'origine de l'entreprise. Trois options sont disponibles :

• Non - La devise n'est pas convertie ;
• Oui - l'employé peut écraser la valeur - La devise est automatiquement convertie, et l'employé peut écraser la valeur convertie ;
• Oui - l'employé ne peut pas écraser la valeur - La devise est automatiquement convertie et l'employé ne peut pas écraser la valeur convertie.

Seuil d'alerte de pourcentage pour l'écrasement de la conversion - Si une valeur est saisie dans ce champ et que l'option de conversion de la devise est définie de telle sorte que l'employé peut écraser la valeur convertie, alors si la valeur saisie par l'employé a un % supérieur à la valeur convertie automatiquement (où le nombre de % est la valeur saisie dans ce champ), cela sera mis en évidence sur la note de frais au moment de l'approbation.

Traits

Activer les reçus en ligne - Ce paramètre détermine si l'employé peut joindre des reçus de dépenses à sa note de frais. Trois sections sont disponibles :

• Non - Les justificatifs de frais ne peuvent pas être joints ;
• Oui - ligne - Un justificatif de frais peut être joint à chaque ligne de la note de frais ;
• Oui - réclamer - Un seul justificatif de frais peut être joint pour couvrir l'ensemble de la note de frais.

Paiements de frais d'enregistrement - Si cette section est réglée sur "Oui", elle vous permet d'enregistrer si une note de frais a été payée. L'approbateur des dépenses peut indiquer qu'elles ont été payées après avoir marqué la dépense comme approuvée.

Entrée des taxes sur les frais de dépenses - Ceci détermine la manière dont l'impôt est saisi pour chaque ligne :

• Catégorie - Le montant de la taxe pour chaque ligne est calculé en fonction de la catégorie de dépenses sélectionnée.
• Ligne - Le montant de la taxe pour chaque ligne peut être saisi par l'employé. Dans ce cas, le taux d'imposition fixé en fonction de la catégorie de dépenses est ignoré.

Séparer les demandes de remboursement de frais et de kilométrage - Si cette option est réglée sur "Oui", cela permettra aux approbateurs de diviser une demande de remboursement des frais ou du kilométrage en cours en deux demandes distinctes. Cela permet à l'approbateur d'approuver une partie de la demande et de rejeter une autre partie, indépendamment.

Utiliser des références de feuille de temps pour les dépenses - Si cette option est réglée sur "Oui", l'utilisateur pourra choisir une référence de feuille de temps pour chaque ligne de dépenses. Cliquer ici pour plus d'information.

Utiliser des dépenses facturables - Si cette option est réglée sur "Oui", l'utilisateur pourra choisir si cette ligne de dépenses est facturable à l'aide d'une boîte déroulante Oui/Non.

Utiliser le mode de paiement sur les dépenses - Si cette option est réglée sur "Oui", l'utilisateur pourra choisir un mode de paiement à enregistrer sur la ligne de dépenses.  Les modes de paiement peuvent être ajoutés sous Administration > Entreprise > Paramètres > Dépenses > Types de paiement des dépenses des employés.

Afficher de/à sur les dépenses de type déplacement - Si cette option est réglée sur "Oui", pour toute ligne de dépenses où la catégorie choisie est une catégorie de voyage, l'utilisateur pourra saisir le début et la fin du voyage.

Recherche code nominal pour les dépenses - Si ce paramètre est défini sur "Catégorie", le code nominal sera tiré de la liste des catégories de dépenses établie dans Admin > Société > Paramètres > Catégories de dépenses.  Si ce paramètre est défini sur "Employé", le code nominal peut être tiré des informations spécifiques à l'employé qui ont été téléchargées en masse dans HRWize sous Admin > Entreprise > Téléchargement en masse > Nominations des employés.

Feuilles de temps, dépenses et kilométrage - autoriser le retour en arrière - Si ce paramètre est défini sur "Oui", les approbateurs peuvent renvoyer une feuille de temps, un kilométrage ou un rapport de dépenses déjà approuvé à un employé en modifiant le statut en "Brouillon".  Cela permettra à l'employé de modifier et de mettre à jour le rapport original, puis de le soumettre à nouveau par le biais du processus d'approbation.

Afficher les informations des feuilles de temps par rapport aux lignes de dépenses - Si cette option est réglée sur "Oui" lorsque vous consultez ou approuvez une demande de remboursement, vous pourrez voir les feuilles de temps correspondantes soumises pour la même date pour cet employé.

Mileage

Activer demandes de kilométrage - Réglez cette option sur "Oui" pour activer le module de kilométrage.

Activer les reçus de réclamation de kilométrage - Ce paramètre détermine si l'employé peut joindre des reçus de kilométrage à son rapport de kilométrage. Les formats de fichiers peuvent être téléchargés et visualisés en JPG, jpeg, PDF, PNG, XLS. Trois paramètres sont disponibles ici :

• Non - Les justificatifs kilométriques ne peuvent pas être joints.
• Oui - ligne - Un justificatif de kilométrage peut être joint à chaque ligne du rapport de kilométrage.
• Oui - réclamer - Un justificatif de kilométrage peut être joint pour couvrir l'ensemble du rapport de kilométrage.
  Récapitulatif du kilométrage - Lorsque cette option est activée, un récapitulatif du kilométrage saisi s'affiche avant qu'il ne soit soumis pour approbation.

Taux de kilométrage par défaut - Ces champs vous permettent de saisir les taux kilométriques par défaut à utiliser pour les demandes de remboursement.  Saisissez un nombre de miles et le taux payé pour ce nombre de miles.  Si vous n'avez qu'un seul taux ou si, après une certaine distance, tous les suppléments sont payés à un taux forfaitaire, entrez 0 pour la distance et le taux approprié.  Veuillez noter que vous devez vous assurer que tous vos employés utilisent la même unité de réclamation (c'est-à-dire les miles ou KM) car ce taux ne fait pas de différence entre les différentes unités. Si vous fixez des taux de kilométrage individuels et que vous les appliquez à un poste, ils remplaceront ces valeurs par défaut.

Taux de kilométrage par passager - Si vous payez un taux supplémentaire pour les passagers voyageant pour affaires dans un véhicule, indiquez ici le taux par passager par kilomètre/KM.

Ignorer la première x d'une entrée - Ce paramètre vous permet d'ignorer les x premiers miles/km de toute réclamation de frais lors du calcul du taux kilométrique.

Limites de kilométrage par année - Ce paramètre détermine si les valeurs de kilométrage saisies dans "Taux de kilométrage par passager" sont calculées sur la base de l'exercice financier ou de l'année civile.  Par exemple, si dans les taux de kilométrage vous avez indiqué que les 10 000 premiers kilomètres sont payés à 45 pence par kilomètre, alors cela s'appliquera aux 10 000 premiers kilomètres de l'exercice financier ou de l'année civile (sur la base de la date d'aujourd'hui).

Utiliser la référence de la feuille de temps pour le kilométrage - Si cette option est réglée sur "Oui", l'utilisateur sera autorisé à choisir une référence de feuille de temps pour chaque ligne de kilométrage.  De plus amples informations sur les références des feuilles de temps sont disponibles ici pour plus d'information.

Utiliser facturable sur kilométrage - Si cette option est réglée sur "Oui", l'utilisateur pourra choisir si cette ligne de dépenses est facturable en utilisant une boîte déroulante Oui/Non.

Utiliser l'outil de recherche d'adresses Google - Si cette option est réglée sur "Oui", lors de la saisie de données dans les champs "À" et "De", le système utilisera les données de Google Maps pour afficher une liste d'adresses parmi lesquelles l'utilisateur pourra choisir.

Utiliser la recherche à distance de Google - Si vous avez répondu "Oui", la distance entre les entrées "De" et "Vers" sera automatiquement calculée sur la base des données de navigation de Google Maps.  L'itinéraire le plus court entre les deux points sera toujours utilisé pour l'interrogation de navigation et la méthode de conduite.

Seuil d'alerte en pourcentage pour l'écrasement de la distance - Si vous entrez une valeur et que l'employé écrase la distance calculée par Google, ce seuil fera en sorte que toute valeur dont le x% (où x est la valeur entrée) est supérieur à la distance calculée par Google sera mise en évidence dans le rapport lors de l'approbation.

Approbateurs

Approbateur de dépenses 1 - Lorsqu'il n'utilise pas de workflow d'approbation des dépenses, cette personne sera le premier approbateur de toute demande de remboursement de frais ou de kilométrage présentée.

Approbateur de dépenses 2 - Lorsqu'il n'utilise pas de workflow d'approbation des dépenses, cette personne sera le deuxième approbateur de toute demande de remboursement de frais ou de kilométrage soumise.  Si le paramètre est défini sur "Aucun", une seule approbation sera nécessaire.