Dans HRWize, le module de feuilles de temps permet aux utilisateurs de remplir et de soumettre des feuilles de temps en fonction des heures qu'ils ont travaillées.

Pour activer les feuilles de temps, allez sur :

Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres d'affichage

Sélectionnez "Feuilles de temps" dans la section d'affichage du module. Il existe également une option pour "Feuilles de temps (simple)" - il s'agit de la solution originale de HRWize pour les feuilles de temps, mais elle a des fonctionnalités limitées et ne fonctionne pas avec les flux de travail.

Une fois que le module des feuilles de temps a été activé, allez dans :

Administration > Entreprise > Paramètres > Feuilles de temps > Paramètres des feuilles de temps

Réglages généraux

• Roulement de feuilles de temps à minuit - Pour les employés qui travaillent de nuit, le réglage de cette option sur 'Oui' permettra au système de reconnaître que les heures de début et de fin sont correctes ;
• Feuilles de temps avec semaines sélectionnables - Le nombre de semaines avant et après la semaine en cours pour lesquelles l'employé sera autorisé à saisir des feuilles de temps ;
• Début de semaine des feuilles de temps - Par défaut, les feuilles de temps commencent le lundi. Si vous définissez ce paramètre sur 'Personnalisé', la valeur 'Début de la semaine' dans les paramètres de congés pour cet employé sera utilisée comme premier jour de la semaine. Si vous définissez "Personnalisé" alors que vous avez déjà des feuilles de temps, cela signifie que vous aurez une semaine où le début de la semaine ne sera pas aligné. Vous devez donc vous assurer que vous ne faites pas cela pendant que quelqu'un a des feuilles de temps non soumises ou cela pourrait entraîner des entrées de feuilles de temps attribuées à la mauvaise semaine.
• Texte de confirmation des feuilles de temps - C'est ce qui apparaîtra pour l'employé une fois que ses feuilles de temps sont soumises.
• Autoriser plusieurs feuilles de temps pour chaque semaine - Sélectionnez 'Oui' pour permettre la création de plusieurs feuilles de temps pour chaque semaine. L'employé verra la deuxième ligne de jours indiquant qu'une entrée de feuille de temps a déjà été faite pour ce jour.
• Les heures supplémentaires des feuilles de temps augmentent automatiquement les congés compensatoires - C'est quand il y a des heures supplémentaires ajoutées lors de l'utilisation des feuilles de temps, cela créera une valeur TOIL.

Paramètres de sélection de la date

• Feuilles de temps- autoriser les employés à sélectionner des jours non ouvrables - Sélectionnez 'Oui' si vous voulez permettre à vos employés de saisir des feuilles de temps les jours où ils ne sont pas censés être au bureau, comme les jours non ouvrables ou les congés.

Autres paramètres

• Feuilles de temps - plusieurs lignes par entrée - Sélectionnez "Oui" pour autoriser plusieurs lignes par entrée quotidienne, ou "Non" pour une seule ligne par entrée quotidienne.
• Ne s'applique pas à - Disponible si vous sélectionnez "Oui" ci-dessus, vous pouvez ajouter ici un ou plusieurs départements auxquels les lignes multiples par entrée quotidienne ne seront pas appliquées.
• Feuilles de temps - calcul du nombre total de lignes par entrée - Disponible si "Feuilles de temps - lignes multiples par entrée" ci-dessus est réglé sur "Oui", vous pouvez sélectionner "Lignes" ou "Début/Fin". Par défaut, le total calculé dans la feuille de temps est constitué du total de toutes les entrées de ligne. Si vous préférez, il peut être calculé sur la base du début, de la fin et des pauses (le cas échéant).
• Feuilles de temps - plusieurs lignes par entrée ignorent les sauts - Disponible si "Feuilles de temps - plusieurs lignes par entrée" ci-dessus est réglé sur 'Oui'. Par défaut, lorsqu'un employé saisit son heure de début et de fin, le calcul suppose qu'il n'est pas payé pour le temps saisi dans les pauses. Si vous changez cette valeur en "Oui", l'employé sera également payé pour les temps de pause car cette valeur sera ignorée dans le calcul.
• Feuilles de temps - afficher les instructions - Tout texte saisi ici sera affiché à l'employé lorsqu'il saisira une feuille de temps.
• Feuilles de temps - afficher facturable - Si vous choisissez 'Oui', les employés auront la possibilité de choisir facturable pour chaque ligne de feuille de temps.
• Feuilles de temps, dépenses et kilométrages - autoriser les renvois - Si vous choisissez "Oui", les approbateurs pourront repousser une feuille de temps, un kilométrage ou une réclamation de dépenses déjà approuvés à un employé en changeant le statut en brouillon, permettant à l'employé de modifier et mettre à jour le rapport original, après quoi ils peuvent resoumettre et passer par le processus d'approbation à nouveau.
• Feuilles de temps- temps total seulement - Si vous choisissez "Oui", l'employé ne sera pas invité à saisir une heure de début et de fin, mais il sera invité à saisir un temps total en minutes par jour.
• Feuilles de temps - téléchargement groupé employés - Si vous choisissez "Oui", les employés pourront télécharger en groupe les feuilles de temps plutôt que de les ajouter manuellement via le formulaire web. Cela permettra de contourner certaines validations de feuilles de temps, comme les heures autorisées, etc. Un bouton "Téléchargement groupé" apparaîtra si l'option est réglée sur "Oui".
• Feuilles de temps - approuver en téléchargement groupé - Si vous choisissez 'Oui', les managers/approbateurs pourront approuver en bloc les feuilles de temps à partir de la page de liste. Cela signifie qu'il leur est possible d'approuver des feuilles de temps sans jamais les consulter.
• Départements ne nécessitant pas d'approbation - Tout département coché ne nécessitera pas d'approbation pour les feuilles de temps soumises via le libre-service - à utiliser avec précaution, surtout si vous utilisez les feuilles de temps pour calculer la paie, etc.

Références des feuilles de temps et tâches

• Références des feuilles de temps - Cliquez ici pour lire un article sur la façon de créer et d'utiliser les références et les tâches dans les feuilles de temps, les dépenses, le kilométrage et le suivi du temps.

Paramètres de temps

• Feuilles de temps des heures autorisées - Si vous souhaitez autoriser la saisie de feuilles de temps pour certaines heures seulement, définissez-les ici - Si vous choisissez aucune, les 24 heures seront disponibles. Vous pouvez définir les paramètres suivants qui seront les paramètres par défaut sur toutes les feuilles de temps.
  • Heure de début par défaut
  • Heure de fin par défaut
  • Pause par défaut

Paramètres de suivi du temps

• Suivi du temps lié aux références des feuilles de temps - Si vous voulez demander à vos employés d'entrer une référence (en utilisant les mêmes références et éventuellement les tâches et les facturables lors de la saisie des entrées de suivi du temps, alors choisissez 'Oui'.