Dans HRWize, il est possible de télécharger un fichier zip contenant plusieurs fichiers dans le système et de les attribuer aux dossiers des employés, ce qui évite de devoir passer par les dossiers des employés individuellement lors du téléchargement de documents ou de photos de profil.

Il existe deux chargeurs à cet effet, cet article décrit la fonction "Chargeur zip avec aperçu".

Pour commencer, vous devez enregistrer chacun des fichiers d'image ou des documents dans un fichier zip consolidé prêt à être téléchargé.

Lorsque vous nommez les fichiers que vous êtes sur le point de télécharger, nous vous recommandons d'utiliser à la fois le nom de l'employé, son identifiant de travail (le cas échéant) et le titre du document, car cela vous permettra de gagner du temps dans l'identification des employés auxquels ces fichiers appartiennent.

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Téléchargement d'un fichier zip

Pour télécharger un fichier zip à l'aide de l'"uploader zip avec aperçu" décrit dans cet article, allez dans :

Administration > RH > Gestion des données > Téléchargeurs de documents des employés > Chargeur de zip avec aperçu

Cliquez sur 'Parcourrir' pour rechercher le fichier zip à télécharger.

Une fois que vous avez sélectionné 'Soumettre', la bannière bleue en haut de l'écran confirmera que le téléchargement a été effectué. Vous pouvez alors cliquer sur le lien fourni dans la bannière pour visualiser les fichiers téléchargés.

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Fichiers image

Lorsque vous téléchargez des fichiers image, l'image s'affiche comme ci-dessous :

• Choisissez l'employé - Si vous avez nommé vos fichiers, le système essaiera d'attribuer automatiquement le fichier au bon employé. Si ce nom est incorrect ou si vous souhaitez le modifier, vous pouvez le faire dans la liste déroulante.
• Choisissez la catégorie - Vous pouvez sélectionner ici la catégorie dans laquelle un fichier peut être placé sur le dossier de l'employé. S'il s'agit d'une image de profil, elle ne sera pas placée dans une catégorie même si elle est sélectionnée.
• Image de profil ? - Si l'image que vous téléchargez est une image de profil pour l'employé, vous pouvez sélectionner "Oui" dans cette liste déroulante et elle sera automatiquement attribuée au profil de l'employé.
  • Si cette option est réglée sur "Non", l'image sera stockée sous "Documents de l'employé" dans le dossier de l'employé et ne sera pas affectée à son profil. Pour passer au dossier suivant, cliquez simplement sur "Suivant". Le document sera téléchargé au fur et à mesure de votre progression et le document suivant apparaîtra pour que vous puissiez l'attribuer.
• Document visible par l'employé ? - Vous pouvez choisir ici si le fichier que vous téléchargez doit être visible ou non par l'employé dans son Libre service.

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Fichiers .PDF

Les fichiers qui ont été téléchargés en tant que document PDF seront intégrés dans le système - cela vous permettra de visualiser le document dans une fenêtre avant de l'attribuer à un employé. Pour affecter ce document à la section Documents de l'employé du dossier d'un employé, il vous suffit de remplir les champs de la section ci-dessus, de sélectionner la catégorie dans laquelle vous souhaitez placer ce document et de préciser s'il doit être visible pour les employés.

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Documents Microsoft Word / Documents Rich Text Format

Les documents Microsoft Word et les documents Rich Text Format ne peuvent pas être visualisés dans l'application de la même manière que les documents PDF. Toutefois, en cliquant sur l'icône de la loupe au-dessus du nom du document, vous aurez la possibilité de télécharger le fichier pour en visualiser le contenu.