Téléchargeur en vrac

Lors du téléchargement de documents d'employés, il convient de différencier quel type de document va dans quel dossier. Par exemple, si tous les fichiers sont nommés Contrat Jean Dupont, le système recherchera un employé nommé Contrat Jean Dupont, à moins que les conditions préalables appropriées ne soient définies.

Vous pouvez utiliser cet outil de téléchargeur en vrac soit :

• Vous avez un fichier zip par employé et vous voulez télécharger tous les documents de ce fichier zip dans le même dossier ou ;
• Vous avez des documents du même type pour plusieurs employés et vous voulez les télécharger tous dans le même dossier pour chaque employé.

Cependant, vous ne pouvez pas utiliser cet outil si vous avez des documents individuels qui doivent être placés dans des dossiers différents ou si certains documents sont visibles ou non par les employés. Cette fonction n'est pas conçue à ces fins.

Pour que les documents soient téléchargés comme il se doit, les champs suivants peuvent être modifiés sur l'écran de téléchargement en masse qui se trouve dans le menu :

Administration > RH > Gestion des données > Téléchargeurs de documents d'employés > Téléchargeur en vrac

Les champs suivants peuvent être modifiés :

• Veuillez sélectionner un dossier d'employé - Ceci peut déterminer où le téléchargement sera automatiquement stocké une fois terminé ;
• Ordre - Ceci permet de déterminer comment les fichiers seront nommés. Le système doit-il rechercher le nom de l'employé en premier, puis en second ? Le système doit-il rechercher l'identifiant professionnel de l'employé, puis son nom, puis son nom ? Cette question peut être abordée ici ;
• Séparateur - Le séparateur est ce avec quoi le téléchargeur en masse différencie chaque identifiant. Le nom du fichier peut être séparé par un tiret, un espace, un trait de soulignement ou une virgule ;
• Ignorer - Il s'agit de ce que vous demandez au téléchargeur en masse d'ignorer dans le nom du document. Il s'agit d'un champ de texte libre. Lorsque vous ajoutez la phrase que vous souhaitez que le système ignore, elle doit correspondre mot pour mot au nom du document. Par exemple :
  • Nom du document : Contrat de John_Smith
  • Saisissez "_Contrat" dans le champ ignorer (le trait de soulignement, dans ce cas, est important). Le téléchargeur en masse ignorera le "_Contrat" et cherchera simplement "Jean Dupont".
  • Si vous saisissez "contrat" ou "_contrat" (les champs sont sensibles à la casse) dans votre déclaration d'ignorance, le téléchargeur recherchera "Jean Dupont_" ou "Jean_Smith_contrat", ce qui entraînera également un échec.
  • Tous les documents sont visibles par l'employé ? (O/N) - Choisissez si les documents téléchargés seront visibles pour les employés ;
• Ces fichiers sont-ils tous des photos ? - Cette option vous permet d'indiquer si les documents que vous téléchargez sont tous des images ou non.