Les formulaires d'amélioration, comme les formulaires d'évaluation, permettent aux gestionnaires de conserver un registre des conversations d'amélioration avec votre équipe. Contrairement aux formulaires d'évaluation des performances, ces formulaires ne sont pas visibles pour vos employés et sont réservés aux gestionnaires.

Pour créer un formulaire d'amélioration des performances, allez sur :

 Administration > Entreprise > Générateur de formulaire

Une fois dans le générateur de formulaires, vous devez ajouter un formulaire et saisir des informations de base sur le formulaire, telles que son nom et sa description. Vous devez également choisir le type de formulaire dans la liste déroulante (Amélioration des performances dans ce cas).

Vous pouvez avoir des formulaires différents pour des rôles différents. Ainsi, vous pouvez avoir un formulaire pour votre personnel de direction et un autre pour les autres employés. Pour choisir les rôles auxquels ce formulaire s'applique, cochez le(s) rôle(s) dans la liste. Si vous cochez "Toutes les fonctions (actuelles ou futures)" ou si vous laissez cette section vide, le formulaire sera utilisé pour toutes les fonctions.

Vous devez vous assurer que vous n'avez qu'un seul formulaire actif de chaque type (amélioration des performances dans ce cas) pour chaque fonction. Vous pouvez rendre les anciens formulaires inactifs, mais si vous avez plusieurs formulaires actifs pour les mêmes fonctions, vous pouvez rencontrer des scénarios où les utilisateurs voient des formulaires autres que ceux prévus.

Beaucoup d'entre eux sont facultatifs. Vous devrez saisir un nom de formulaire, un type de formulaire, les rôles professionnels qui doivent remplir le formulaire et le statut (actif ou inactif).

Une fois que vous avez ajouté le formulaire, vous devez en construire la structure, notamment en ajoutant et en définissant les champs.

Une fois que vous aurez soumis les informations initiales du formulaire, le système vous amènera à l'outil du Générateur de formulaire où vous pourrez construire les champs du formulaire.

Le premier champ que vous devrez ajouter est un champ "Employé assigné", comme l'indique la bannière ambre en haut de la page. Le système aura besoin de ce champ pour attribuer ce formulaire à un employé.

En copiant les paramètres de la capture d'écran ci-dessous et en sélectionnant "Ajouter", vous serez en mesure d'ajouter ce champ à votre formulaire :

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Vous pouvez ensuite continuer à ajouter des champs.

Pour chaque champ que vous souhaitez voir apparaître dans votre formulaire, vous devez ajouter un certain nombre d'informations :

• Nom du champ - Il s'agit du texte que vous souhaitez afficher à l'écran de votre formulaire.
• Champ obligatoire - Si vous choisissez "Oui", le formulaire ne pourra être soumis que si le champ contient une valeur.
• Type de champ - Cliquez ici pour obtenir la liste des types de champs.
  • Une fois que vous aurez choisi l'un des champs, une case supplémentaire apparaîtra, qui vous permettra d'entrer vos valeurs personnalisées. Pour les listes déroulantes et les cases d'option, vous devez saisir les valeurs exactement comme vous souhaitez qu'elles apparaissent, en les séparant par des virgules. Par exemple, pour entrer 1 à 4, vous devez entrer 1,2,3,4, et pour entrer Or, Argent et Bronze, vous devez entrer Or,Argent,Bronze.
  • Pour le HTML, vous pouvez taper le texte que vous souhaitez afficher directement dans le champ des valeurs.
  • Une fois que vous avez ajouté les champs, vous pouvez également les déplacer et changer l'ordre en les faisant glisser et en les déposant dans le formulaire. Pour déplacer un champ, survolez l'étiquette dans le formulaire et cliquez avec le bouton gauche de la souris. Le curseur se transforme alors en croix, ce qui permet de déplacer le champ dans le formulaire. Lorsque vous déplacez le champ, une case verte apparaît à chaque endroit où vous pouvez déposer le champ. Vous n'avez pas besoin de cliquer sur quoi que ce soit pour confirmer le nouvel emplacement - dès que vous le déposez, l'emplacement est mis à jour.
• Accès au champ - Ce champ détermine qui peut visualiser et mettre à jour le champ. Cliquez ici pour plus d'informations sur les autorisations des champs de formulaire.

En glissant sur la droite, le champ "Options avancées", on vous présente :

• Nom du champ de la base de données - Il s'agit du nom du champ dans la base de données. Un nom sera généré automatiquement en fonction de l'étiquette d'affichage du champ que vous saisissez. Cette valeur doit être unique et ne peut contenir que des lettres, des chiffres et des traits de soulignement. Les espaces ne sont pas autorisés. Par exemple, nom_employé est un nom valide, mais nom de l'employé ne l'est pas. Ce champ doit également commencer par une lettre. Si le nom de votre champ de base de données commence par un chiffre (parce qu'il y a un chiffre au début de votre étiquette), il suffit de le modifier pour ajouter une lettre au début. Si vous saisissez une valeur non valide, un message d'erreur s'affichera lorsque vous ajouterez le champ. Une fois le champ ajouté, cette valeur ne peut plus être modifiée.
• Champ clone - Cliquez ici pour plus d'informations sur la configuration de ces champs.
• Description du champ - Il s'agit du texte que vous pouvez afficher sous forme d'icône sur le formulaire pour aider les personnes à comprendre comment remplir le champ (le point d'interrogation dans le carré vert).
• Non modifiable une fois rempli - Empêche le champ d'être modifié une fois le formulaire soumis.
• Ordre des champs - Ce paramètre définit l'ordre des champs dans le formulaire. Par exemple, un champ d'ordre 1 apparaîtra dans un champ d'ordre 2.
• Pondération du champ (%) - Ce paramètre définit la pondération de la valeur du champ et ne doit contenir qu'une valeur numérique.

À tout moment, vous pouvez modifier un champ déjà présent dans le formulaire en cliquant sur l'icône de modification à côté du champ ou le supprimer en cliquant sur l'icône de suppression. Si vous modifiez le champ, la partie gauche de l'écran sera remplie avec les informations initialement saisies, mais veuillez noter que le nom du champ de la base de données sera grisé et ne pourra pas être modifié.

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Comment utiliser votre formulaire d'amélioration des performances

Une fois que vous avez créé votre formulaire d'amélioration des performances et que vous l'avez rendu actif, vos gestionnaires le verront dans un nouveau menu sur le côté gauche de HRWize.

Vous y verrez un tableau des formulaires d'amélioration des performances disponibles pour votre gestionnaire (en fonction de son site et si le formulaire est actif).

Dans la colonne d'actions, à côté du formulaire d'amélioration des performances, vous verrez 3 actions:

• Ajouter: Pour remplir un nouveau formulaire d'amélioration des performances pour un employé.
• Voir les données: Pour afficher les formulaires d'amélioration des performances déjà créés.
• Télécharger: Pour télécharger les données des formulaires complétés sous forme de fichier CSV.