Bien que nombre de nos règles en matière de congé soient assez statiques en termes d'équilibre, vous avez la possibilité, dans le cadre de vos options de type "congé", de mettre en place différents types de règles d'ancienneté. Cela vous permet de personnaliser le fonctionnement de votre ancienneté et de l'appliquer à vos employés sur une base individuelle. Ainsi, le système prendra en charge plusieurs règles d'ancienneté pour les entreprises qui ont plus d'une règle qui pourrait être applicable.
Par exemple, il peut arriver que vous ayez deux sites dans des pays différents qui exigent leurs propres règles d'ancienneté. Vous pourriez créer un type de congé pour chaque site et faire appliquer la règle indépendamment en fonction de la sélection effectuée au niveau de l'employé.
Ce petit guide présente le processus de création de ces règles, ce qui vous permettra de tirer le meilleur parti de l'automatisation autour de l'ancienneté de service.
Pour commencer avec toutes les règles d'ancienneté, vous devrez créer un type de congé autonome pour la règle de service. Pour ce faire, vous devez accéder aux types de congés :
Administration > RH > Gestion des congés > Types de congés
Une fois sur cet écran, vous devrez ajouter un nouveau type avec un nom pertinent.
Une fois créé, la première option que vous devrez définir est l'option "Déduire de l'allocation de l'employé?".
Dans ce menu, il y a deux choix pour l'ancienneté, qui fonctionnent de manière similaire, qui sont :
- Accumulation selon les années de service - Cela vous permet d'établir une règle simple comme un jour par an jusqu'à un certain montant ;
- Accumulation selon les années de service - alternée - Cela vous permet d'établir une accumulation spécifique sur une année spécifique jusqu'à 5 fois.
Accumulation selon les années de service
Le type "Accumulation selon les années de service" est une règle plus statique qui commence à s'accumuler à partir de votre première année de service et suit une règle fixe jusqu'à ce que le nombre maximum soit atteint. Dans l'exemple ci-dessous, la ligne supérieure des options concerne le nombre de jours ou d'heures accumulés, la deuxième ligne se rapportant à l'année d'accumulation.
Dans l'exemple ci-dessus, le système accumulerait automatiquement un seul jour d'indemnité d'ancienneté, chaque année jusqu'à ce que 5 jours supplémentaires aient été ajoutés à l'indemnité d'utilisation.
Accumulation selon les années de service - alternée
Le type "Accumulation selon les années de service - alternée" est une règle plus souple qui vous permet de préciser exactement quelle année accumule quel solde. Chaque ligne correspond à une accumulation différente basée sur la date de début de l'utilisateur.
Dans l'exemple ci-dessus, le salarié accumulerait une indemnité journalière à la fin de l'année 1, une autre indemnité journalière à la fin de l'année 2, puis deux autres indemnités journalières à la fin de l'année 3. Il y a 10 lignes disponibles, ce qui vous permet de saisir des indemnités pour 10 années différentes.
Validité d'accumulation
Une fois que vous avez établi votre règle, il reste un champ important à sélectionner. Il s'agit de la validité de votre comptabilité d'exercice.
Il indique le moment exact où la règle ajoutera le jour supplémentaire à votre employé. Il existe trois options :
- Date de début anniversaire - S'accumule le jour où un employé passe l'anniversaire de sa date de début. Par exemple, un employé qui commence le 15/03/2020 accumulera ses jours le 15/03/2021 et ensuite les jours supplémentaires le 15/03 de l'année ou des années suivantes.
- Prochaine date - Cette fonction recherche une certaine date dans le calendrier qui doit être dépassée. Par exemple, vous pourriez dire que votre date d'accumulation est le 1er janvier, ce qui signifie que toute ancienneté pertinente serait accumulée le 1er janvier à partir de la première fois qu'un utilisateur passe cette date. Par exemple, un employé qui commence le 15/03/2020 accumulera ses premières années de service le 01/01/2020 si la date suivante est fixée au 1er janvier.
- Prochaine date + 1 an - Cette règle reprend la règle ci-dessus et ajoute une année supplémentaire. Il s'agit essentiellement de prendre en compte les années entièrement accomplies dans une certaine période. Dans le même exemple que ci-dessus, avec la règle "prochaine date + 1", le système accumulerait les premières années de service au 01/01/2022.
Si vous sélectionnez l'option Date suivante ou Date suivante + 1, vous pourrez également dicter la date à laquelle "l'accumulation s'applique", qui peut être fixée soit au début de l'année de référence, soit à la fin de l'année de référence. S'il est fixé au début de la période, le solde sera provisionné le jour où la règle de validité est atteinte alors que s'il est fixé à la fin de la période, ce sera le jour précédant la fin de l'année où la règle a été atteinte.
Publication d'une règle
Une fois qu'une règle a été créée, elle doit être publiée à l'intention des utilisateurs concernés. Cela peut se faire soit en sélectionnant la règle que vous avez créée sous le "Type d'accumulation" dans l'écran des avantages sociaux, soit en utilisant le bouton de publication qui apparaît dans le menu d'actions de l'écran de type de congé. Cela donnera alors un écran de publication des employés ou des métadonnées dans le même format que celui utilisé dans les sections Formulaires, Flux de travail et Jours d'arrêt. Une fois que la règle est activée, elle s'applique immédiatement et toute longueur de temps de travail pertinente s'applique.
HRWize
Commentaires