Soumettre des dépenses de la part d'un autre employé

Cette option permet à un employé de soumettre des dépenses de la part d'un autre employé (par exemple, un assistant de la part de son directeur). Cette option n'est disponible que pour les dépenses, et non pour d'autres types d'informations telles que les frais de kilometrage. 

Pour activer cette option, accédez sur :

Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres de l'entreprise

Dans la section des réglages généraux, vous verrez une case à cocher "Autoriser les employés à soumettre des données au nom d'autres personnes" :

Cochez la case "Dépenses" pour activer cette fonction.

Vous pouvez ensuite activer cette fonction lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur ou de la modification d'un utilisateur existant (quel que soit son niveau d'accès) pour qu'il puisse soumettre des dépenses au nom d'une autre personne. Accédez sur :

Personnes > Utilisateurs

Pour modifier un utilisateur existant, dans la liste des utilisateurs, cliquez sur l'action "Modifier", ou en bas de l'écran, cliquez sur "Ajouter" pour ajouter un nouvel utilisateur.

Dans la section Agir au nom de, ajoutez le ou les noms des employés pour lesquels cet employé agira :

Lorsque cet utilisateur ajoute des dépenses, une liste déroulante s'affiche avec une liste de noms, dont le sien :

S'il veut soumettre pour lui-même, il devra choisir son propre nom dans la liste ou celui de la personne pour laquelle il veut soumettre.

Veuillez noter - Cet utilisateur peut SEULEMENT soumettre des propositions "au nom de" et qu'il ne peut donc pas les modifier, les visualiser, etc. Cela signifie que si l'utilisateur choisit de sauvegarder une dépense soumise au nom d'une autre personne en tant que brouillon (plutôt que de la soumettre), celle-ci ne sera plus visible pour la personne qui l'ajoute. Au lieu de cela, elle sera visible en tant que brouillon pour l'employé auquel elle est ajoutée : "pour le compte de".

Les dépenses soumises entrent dans le processus d'approbation de la personne pour laquelle elles sont soumises. Cette personne peut "voir", "imprimer", "modifier" ou "supprimer" la demande soumise.