Lorsqu'un employé joint ou quitte votre entreprise, il y a souvent une liste de contrôle des choses à faire pour s'assurer qu'il est entièrement et correctement traité conformément aux exigences de l'entreprise et aux exigences légales. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des flux de travail d'accueil et de départ.
Ce guide couvre l'utilisation du processus d'accueil et de départ qui est disponible pour les versions Wize et Wize++. Si vous utilisez notre version Wize+++, vous pouvez créer vos propres processus automatisés personnalisés.
Configuration du processus d'accueil et de départ au niveau de l'entreprise
Dans le cadre de ce guide, nous allons nous intéresser plus en détail à ;a processus de départ. Le processus d'accueil fonctionne exactement de la même manière, sauf, évidemment, dans le scénario inverse.
Pour utiliser les deux processus, vous devez d'abord configurer le flux de travail que vous souhaitez pour chacun. Vous pouvez les trouver dans les menus suivants :
Administration> RH > Flux de travail > Processus d'accueil
Administration > RH > Flux de travail > Processus de départ
Si ces éléments de menu ne sont pas disponibles, vérifiez le paramètre "Cacher les modules de flux de travail antérieurs?" dans la section d'Affichage du module sous :
Administration> Entreprise > Paramètres > Paramètres d'affichage
Dans le cadre de ce guide, nous n'allons pas aborder la manière d'ajouter des étapes au flux de travail. La seule chose à noter est le champ "ordre". Il détermine l'ordre dans lequel les éléments sont répertoriés dans le dossier de l'employé, ce qui implique l'ordre dans lequel les choses doivent être faites.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de flux de travail pour les processus d'accueil et de départ:
En regardant la capture d'écran ci-dessus pour le processus de départ, nous pouvons voir qu'il y a 6 étapes. Si vous souhaitez modifier le nom ou la description de ces étapes, vous pouvez le faire en sélectionnant "Modifier" dans la colonne Actions.
Si vous souhaitez modifier l'ordre, vous pouvez le faire de deux manières. Vous pouvez soit modifier l'élément en cliquant sur "Modifier" comme décrit ci-dessus et entrer un nouveau numéro dans la case de l'ordre, soit faire glisser les éléments pour modifier l'ordre.
Lorsque les éléments de la liste sont déposés à leur nouvel emplacement, le tableau est automatiquement mis à jour pour afficher le nouvel ordre. Le système vous informera également de tous les changements qui ont été effectués sous la rubrique "Résultat de l'événement" au-dessus du tableau.
Utilisation du processus d'accueil et de départ dans le dossier de l'employé
Tout comme la mise en place du processus d'accueil et de départ au niveau de l'entreprise, le processus d'utilisation de ces fonctions dans le dossier de l'employé est plus ou moins identique. En gardant cela à l'esprit, nous allons maintenant passer en revue le processus de configuration du processus de départ dans un dossier d'employé. La seule différence entre les deux est leur mode d'accès : le processus d'accueil est accessible via le module Employés, tandis que le processus de départ est appliqué via Sortants/ Employés archivés et ne peut être utilisé que lorsqu'un employé a été déplacé vers un Sortant.
Lorsque vous accédez pour la première fois à le processus d'accueil et le processus de départ, vous ne verrez aucun des éléments du flux de travail. Pour les ajouter, vous devez sélectionner "Démarrer", qui indique le début du processus:
Lorsque vous le faites, chacun de ces éléments ajoutés au niveau de l'entreprise sera alors appliqué au dossier de l'employé pour action, avec quelques informations supplémentaires concernant l'accomplissement des tâches.
À ce stade, vous pouvez choisir de supprimer des éléments du flux de travail s'ils ne sont pas pertinents, vous pouvez modifier des éléments pour ajouter des informations supplémentaires ou réorganiser les éléments de la liste. Vous pouvez également ajouter des éléments supplémentaires si des étapes nécessaires pour cette personne ne sont pas couvertes par le flux de travail normal.
Pour compléter chaque étape, vous devez cliquer sur l'icône "Modifier" à côté de l'étape en question où vous pouvez entrer quelques notes ainsi que la date d'achèvement et la personne qui a effectué la tâche.
Une fois soumise, la page principale sera alors mise à jour avec les informations saisies et cette tâche sera considérée comme terminée.
HRWize
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