Nous vous recommandons de suivre les différentes étapes de la mise en place dans l'ordre. Pour des éléments tels que les départements, les sites, les fonctions, etc., cela n'est pas important. Toutefois, pour ajouter un employé, vous devez avoir déjà configuré toutes ces choses, car le dossier de l'employé doit contenir son rôle, son statut, son département, son site et son gestionnaire.

Les employés peuvent être ajoutés en allant sur :

Personnes > Employés

De là, vous avez accès à l'ajout de nouveaux employés dans le système ainsi qu'à toutes les informations concernant vos employés.

Si vous faites ensuite défiler l'écran vers le bas sous la carte (ou le tableau) de l'employé, vous verrez deux options pour ajouter un employé :

Le module d'ajout rapide vous permet de saisir les principales informations sur vos employés pour vous permettre d'utiliser le système. Il existe également un formulaire d'ajout "complet" qui vous permet de saisir beaucoup plus d'informations. Il est également possible de télécharger en masse vos employés via un fichier CSV.

La plupart des champs sont assez explicites, mais certains nécessitent des commentaires supplémentaires :

Statut actif - Actif représente un employé actuel, tandis qu'Archivé représente un employé qui n'est plus à votre service mais dont les coordonnées restent dans le système ;

ID professionnel - Il s'agit de tout type d'identifiant que vous utilisez au sein de votre organisation pour différencier les différents employés, comme le numéro d'employé ou l'identifiant de paie, par exemple ;

Numéro d'assurance sociale (NAS) - Dans la plupart des pays, le gouvernement attribue à chaque employé un numéro unique qui l'identifie comme une personne unique, généralement à des fins fiscales. Nous utilisons ce numéro pour vous éviter de saisir des employés en double, car ce numéro est véritablement unique au niveau gouvernemental. Si vos employés n'en ont pas ou si vous ne souhaitez pas stocker ces informations, vous pouvez saisir n'importe quoi dans cette case, à condition qu'il soit unique au sein de votre entreprise (vous pouvez par exemple saisir leur numéro d'identification au travail) ;

Adresse courriel (travail) - Si vous souhaitez utiliser le libre-service, il est essentiel de saisir une adresse électronique professionnelle valide pour chaque employé, car elle est utilisée pour envoyer des notifications, etc.

Information sur le travail

Date de début - Quand l'employé a-t-il commencé à travailler dans l'entreprise ?

Date de fin du contrat - Si l'employé travaille sur une base contractuelle, quand cela prend-il fin ?

Qu'est-ce que l'option "Ajouter" à côté du titre du poste, du statut du poste et du département ? - Si vous saisissez un employé et que vous vous rendez compte qu'il travaille dans un service que vous n'avez pas encore saisi dans le système, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "Ajouter" pour ajouter le service et la liste se mettra automatiquement à jour pour inclure votre dernier ajout.

Gestionnaire - Ce champ se passe d'explication, mais il convient de noter qu'il ne doit jamais y avoir qu'un seul employé dans l'entreprise qui n'a pas de manager (c'est-à-dire la personne au sommet de la hiérarchie). Il est donc recommandé de saisir cette personne en premier et de travailler en descendant du sommet. De cette façon, vous créez d'abord la hiérarchie en attribuant des rôles de niveau manager, de sorte que lorsque vous arriverez au niveau suivant de managers ou d'employés, la liste correcte des managers sera disponible dans la liste déroulante.

Directeur du département ou Approbateur supérieure ? - Ces options permettront de sélectionner l'employé comme chef de service ou super-approbateur.

Devise - Quelle devise est utilisée pour payer cet employé ?

Salaire - Quel est le salaire de l'employé ?

Indemnités de congés

Jours fériés par an : Si vous n'avez pas encore défini vos paramètres de congés, vous aurez alors la possibilité d'entrer une valeur et de choisir ensuite soit des jours, soit des heures. Si votre entreprise a plusieurs types de congés attribués à des congés payés, vous devez d'abord les définir en allant dans les paramètres de congés et en saisissant ensuite les types de congés.

Compte d'utilisateur

Dans la page d'ajout rapide, il est possible de créer un compte d'utilisateur pour cet employé. Si cette option est sélectionnée, les règles suivantes s'appliqueront :

• L'adresse électronique de travail qui a été saisie deviendra le nom de connexion pour ce compte d'utilisateur.
• Si l'employé est affecté à un poste de niveau supérieur, le groupe d'utilisateurs pour cet employé sera défini comme étant le Gestionnaire. Si le poste n'est pas un poste de cadre, le compte utilisateur sera défini comme Employé.
• Le compte utilisateur sera défini sur Activé.
• Aucun courriel ne sera envoyé à l'employé concernant le compte d'utilisateur - il devra être rempli via Personnes > Utilisateurs.

Flux de travail

Cette option vous permettra de déclencher un workflow une fois que cet employé aura été créé. Pour mettre en place un workflow d'intégration, veuillez cliquer ici.

Veuillez noter - Les champs personnalisés de l'employé apparaîtront dans l'ajout complet mais pas dans l'ajout rapide. Si vous souhaitez que ces champs apparaissent dans l'ajout rapide, vous devez activer la fonction "Afficher les champs personnalisés dans l'ajout rapide" en allant sur :

 Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres de l'entreprise

À partir de cet écran, vous pouvez également désactiver l'ajout complet en utilisant l'option "Afficher l'ajout complet" si vous souhaitez restreindre la fonction de l'employé ajouté.

Conseil : Si vous entrez un employé et choisissez un rôle de manager comme titre de poste, cela supprimera deux éléments de la navigation de départ.