Départs

Lorsqu'un employé décide de quitter l'entreprise, il existe un processus très simple qui consiste à le faire "partir" au sein du système.  L'utilisateur est alors archivé à partir de la date de son départ et on parle aussi souvent d'"archivage" d'un employé.

Pour faire d'un employé un départ, vous devez vous rendre sur :

Personnes > Employés

Sélectionnez l'employé concerné et cliquez sur l'icône "Sortant" située au bas de l'écran :

En cliquant sur le bouton "Quitter", le formulaire de départ vous sera présenté :

• Employé - Un menu déroulant pour sélectionner le nom de l'employé. Ce champ est obligatoire et, lorsqu'il est accessible à partir de la carte d'employé, il est pré-rempli.
• Date de départ - La date à laquelle l'employé quitte l'organisation. Ce champ est obligatoire et sert à calculer automatiquement au prorata l'allocation de congé de l'employé en fonction de sa date de départ.
• Date de démission - La date de la démission de l'employé. Facultatif.
• Dernier jour de travail - Le dernier jour de travail de l'employé. Facultatif.
• Raison - La raison du congé de l'employé. Cette liste est alimentée par les motifs de congé définis dans Administration > RH > Gestion des données > Motifs de sortie et est obligatoire. Cliquez ici pour plus d'informations.
• Document - C'est une option que vous pouvez activer dans Administration > Entreprise > Paramètres de l'entreprise, et dans la section Gestion des documents, réglez le paramètre "Départ - inclure un document" sur "Oui".
• Employé regretté? - Cette option indique si vous estimez que le départ de l'employé aurait un impact négatif et que l'entreprise préférerait qu'il continue à travailler.
• Commentaires - Tout commentaire facultatif que vous souhaitez enregistrer à l'encontre du départ.
• Flux - Cette option peut être utilisée pour sélectionner et déclencher un workflow associé au départ de l'employé. Il peut également y avoir un flux de travail continu en arrière-plan qui pourrait être utilisé pour informer quelqu'un dans l'entreprise que cet employé est l'un ou plusieurs des éléments suivants :
  • Détenteur d'une clé
  • Gardien des pompiers
  • Premiers secours
  • Premiers secours en santé mentale
  • Protection des données

Cliquez ici pour plus d'informations sur le déclenchement d'un flux de travail continu.

Une fois soumise, l'allocation de congé de l'employé sera automatiquement calculée au prorata de sa date de départ. Cliquez ici pour consulter les calculs que vous pouvez choisir concernant les calculs de mi-année.

Si une date ultérieure a été ajoutée comme date de congé, l'employé restera actif dans le système jusqu'à ce moment - à ce moment, son dossier sera placé dans un état archivé, auquel on peut accéder via le bouton "Voir les employés archivés" situé sous la carte d'employé :

Dans l'archive, vous pourrez interagir, consulter les documents, restaurer ou même supprimer le dossier de l'employé.

Veuillez noter - HRWize ne supprimera jamais les données d'un employé du système. Si vous ne jugez plus nécessaire de conserver un enregistrement des dossiers de vos départs, vous devrez le supprimer manuellement du système. Dans HRWize, la suppression est permanente et irréversible, alors faites attention !