Dans HRWize, il est possible de verrouiller les réponses aux formulaires. Cela permet aux gestionnaires, aux RH et aux administrateurs de décider quand les employés doivent voir leurs commentaires dans un formulaire d'évaluation.

Cette option n'apparaît que si le formulaire d'évaluation des performances a le paramètre "Visible par les employés" défini sur "Oui".

Voici un scénario d'utilisation courant :

• Un formulaire d'évaluation des performances est rempli par l'employé et soumis au gestionnaire.
• Le gestionnaire verrouille le formulaire pendant qu'il prépare sa réponse. Il cache ainsi sa réponse à l'employé jusqu'à ce qu'il soit prêt à la lui montrer.
• Une fois que le gestionnaire a terminé, il déverrouille le formulaire et l'employé peut alors voir les commentaires du gestionnaire.

Le paramètre qui active ce comportement est appliqué lors de la création ou de la modification d'un formulaire d'évaluation des performances dans le générateur de formulaire, auquel on peut accéder dans :

Administration > Entreprise > Générateur de formulaire

Lors de la création d'un nouveau formulaire ou de la modification d'un formulaire existant, vous devez vous assurer que l'option "Visible pour l'employé" est réglée sur "Oui". Le paramètre "Option pour verrouiller les réponses du formulaire" apparaît alors, et vous disposez de trois options :

Les options disponibles sont les suivantes :

• Non - Les réponses du formulaire ne peuvent pas être verrouillées.
• Oui - vérouillé à la publication - Les réponses du formulaire peuvent être verrouillées et le sont par défaut lorsque le formulaire est publié.  Si l'employé est le premier destinataire du formulaire, cette option ne doit pas être utilisée, car l'employé ne pourra pas remplir le formulaire.
• Oui - déverrouillé à la publication - Les réponses du formulaire peuvent être verrouillées, mais le formulaire est déverrouillé par défaut lorsqu'il est publié.  Si l'employé est le premier destinataire du formulaire, utilisez cette option, afin qu'il puisse remplir le formulaire lorsqu'il le reçoit.

Une fois qu'un employé a rempli le formulaire, si le manager souhaite verrouiller ou déverrouiller le formulaire, allez dans :

Performance > Formulaires d'évaluation

Localisez le formulaire dans la liste et cliquez sur "Voir les données" dans la colonne d'actions pour afficher les soumissions du formulaire.

Vous obtiendrez une liste de tous les formulaires de ce type qui ont été complétés, avec le nom de l'employé qui les a complétés. 

• Réponse verouiller - Cela signifie que les réponses du formulaire sont déverrouillées - l'employé peut consulter les commentaires du gestionnaire. Cliquez sur le cadenas pour le verrouiller.
• Réponse déverouiller - Cela signifie que les réponses du formulaire sont verrouillées - l'employé ne peut pas voir les commentaires du gestionnaire. Cliquez sur le cadenas pour le déverrouiller.

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Changement de l'état de verrouillage

Si vous avez déjà publié un formulaire et que le statut de verrouillage n'a pas été défini correctement, vous pouvez choisir de "faire basculer" le statut de verrouillage.  Cette opération concerne tous les formulaires qui ont été publiés au cours des 14 derniers jours.

Cette option se trouve dans la colonne d'actions d'un formulaire existant, dans l'interface du générateur du formulaire.

Cette option permet de basculer le statut de tous les formulaires de ce type publiés au cours des 14 derniers jours.

• Tous les formulaires verrouillés seront déverrouillés
• Tous les formulaires déverrouillés seront verrouillés