Lors de l'élaboration d'un flux de travail, il se peut que vous souhaitiez envoyer un message contenant des informations sensibles sur les employés, telles que leur SIN, les détails de leur salaire, etc. Bien qu'il soit probable que ces courriels ne soient envoyés qu'à un destinataire interne, il se peut que vous ne souhaitiez pas inclure ces détails dans le texte du courriel lui-même, de sorte qu'il ne puisse être vu par aucune autre partie que le destinataire prévu.
Pour contribuer à la sécurité des données, toute étape du flux de travail qui génère un courriel a la possibilité de l'envoyer en tant que message sensible. Vous pouvez activer cette option en cochant cette case lors de la création de votre étape de flux de travail :
Lorsque cette option est cochée, le courriel est envoyé au destinataire qui ne contiendra aucun contenu du message mais contiendra un lien à la place. En cliquant sur le lien, le destinataire devra se connecter à HRWize s'il ne l'est pas déjà. Une fois connecté, il pourra visualiser le texte du message en toute sécurité dans le système.
Si vous devez envoyer le même message sensible à plus d'un destinataire, vous devez configurer chacune de ces étapes en tant que flux de travail distinct. Vous ne devez pas sélectionner plusieurs destinataires dans la même étape.
Veuillez noter - La ligne d'objet du courriel sera envoyée comme une partie du courriel comme d'habitude, donc ne pas inclure quelque chose de sensible dans le sujet. En outre, comme le destinataire devra être connecté pour voir le message, il doit disposer d'un compte utilisateur actif pour se connecter au système.
Lorsque le courriel est envoyé, le destinataire recevra ce qui suit :
Une fois connecté, il verra le contenu du courrie sur HRWize. Il n'y a aucun moyen d'accéder à nouveau à ce message une fois qu'il a été lu, si ce n'est en utilisant le lien dans le courriel original.
N'oubliez pas que cela ne fonctionne que si les destinataires ont accès à HRWize.
HRWize
Commentaires