Dans HRWize, vous avez la possibilité de distinguer certains documents comme étant des documents obligatoires. Les documents obligatoires sont des types de documents que la loi oblige certaines entreprises à conserver dans leurs dossiers. Il peut s'agir, par exemple, de passeports, de permis de conduire ou de formulaires de droit au travail.

Les documents obligatoires peuvent être configurés en allant sur :

Administration > RH > Gestion des données > Documents obligatoires > Documents obligatoires.

Vous pouvez ajouter un nouveau type de document obligatoire à la liste en cliquant sur le bouton "Ajouter" situé sous le tableau.

Une fois qu'un nouveau type de document a été ajouté, lorsque vous téléchargez un document dans le dossier d'un employé (sur la carte d'employé), vous pourrez sélectionner s'il s'agit d'un document obligatoire ou non à l'aide d'une liste déroulante remplie.

---

Rappels

Lorsque vous téléchargez un document obligatoire, vous avez la possibilité d'ajouter une date d'expiration à une autre date qui déclenchera un rappel vous informant de la date d'expiration du document. Ce rappel par courriel est configuré comme un rappel dans le système et peut être consulté dans :

Gestion de temps > Rappels

Ou utiliser l'icône "Rappels" sur la fiche de l'employé auquel le rappel se rapporte.

Un paramètre dans Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres de l'entreprise détermine qui recevra les rappels de ce type par défaut. Ce paramètre se trouve sous la rubrique "Notifications" intitulée "Rappel par défaut des documents obligatoires".

---

Documents obligatoires requises

Si tous les documents obligatoires sont requis, certains sont plus importants que d'autres. Ils sont appelés "Documents obligatoires requis".  Certaines entreprises choisissent de définir tous les documents obligatoires comme "obligatoires", tandis que d'autres choisissent de maintenir la distinction.

Pour sélectionner les documents obligatoires, allez sur :

Administration > Entreprise > Documents requis

À partir de là, vous pourrez sélectionner les types de documents obligatoires requis pour les employés et les candidats qui participent à votre processus de sélection.

Vous pouvez ensuite vérifier clairement l'état de vos documents obligatoires en allant dans :

Administration > RH > Gestion des données > Documents obligatoires > Vérification obligatoire des documents requis

Le tableau affichera clairement les documents existants en vert, les documents existants expiré en orange et les documents manquants en rouge.