Partager un rapport

Lorsque vous créez un nouveau rapport dans le générateur de rapports, vous êtes la seule personne à pouvoir y accéder. Allez dans :

Rapports -> Générateur de rapports

Recherchez le rapport que vous souhaitez partager, puis cliquez sur le bouton Actions, puis sur Partager.

Vous verrez alors s'afficher l'écran des autorisations pour ce rapport. Les autorisations (partage) signifient que vous conservez une seule copie de votre rapport, mais que plusieurs personnes peuvent y accéder. Vous pouvez choisir d'accorder à ces personnes (ou groupes d'utilisateurs) un accès en vission seule, en modification, ou les deux.

Après avoir ajouté le groupe d'utilisateurs ou l'utilisateur individuel en tant que Visionneur, cliquez sur « Autorisations de mise à jour » et vous verrez apparaître la bannière Autorisation de rapport mise à jour!.

Si vous essayez de partager un rapport où l'un des destinataires n'est pas autorisé à consulter cette source de données, vous obtiendrez une erreur car il ne pourra jamais voir ce rapport. Dans ce cas, vous devrez revenir à l'option Autorisations du générateur de rapports et ajouter le groupe d'utilisateurs avec lequel vous souhaitez partager le rapport :

Dans cet exemple, les utilisateurs des équipements pourront consulter ce rapport, mais ne pourront ni le modifier, ni le supprimer, ni le partager. Les administrateurs pourront le modifier et le supprimer, et toute modification apportée sera alors répercutée auprès des personnes qui accèdent à ce rapport partagé. Un utilisateur des équipements verra quelque chose comme ci-dessous, avec uniquement l'action permettant de consulter le rapport.

Lorsque quelqu'un du niveau RH accède à un rapport (en tant que créateur ou lorsqu'il est partagé avec lui), il ne verra que les employés qu'il est autorisé à voir, dans le cas d'un gestionnaire, les employés qui lui sont rattachés.

Vous pouvez également copier ou dupliquer votre rapport. Dans ce cas, votre rapport est copié dans son intégralité, mais une nouvelle version totalement indépendante du rapport est créée, sans aucun lien avec l'original, afin que les utilisateurs puissent apporter des modifications à leur rapport sans affecter celui des autres utilisateurs:

Vous obtiendrez également une erreur si vous essayez de copier le rapport sans avoir préalablement accordé au groupe Équipments les autorisations d'accès aux rapports basés sur la source de données.

S'il n'y a pas d'erreur, un utilisateur des équipments verra cette vue depuis son option de rapport. Il verra une copie du rapport « maître » qu'il peut uniquement consulter, mais il dispose désormais également d'un rapport qu'il peut consulter, modifier et partager (à condition que la personne dispose des autorisations nécessaires pour consulter la source de données sur laquelle le rapport est basé).

Field Permissions

Si le groupe d'utilisateurs avec lequel vous partagez le rapport a accès à la source de données mais que des restrictions de champ ont été appliquées (via Administration -> Entreprise -> Paramètres -> Paramètres d'affichage -> Vues du gestionnaire), la manière dont cela est traité dépend du ou des champs restreints utilisés dans le contexte du rapport.

Par exemple, si vous partagez un rapport avec des gestionnaires et que ce rapport contient le champ Assurance sociale, mais que les gestionnaires ne peuvent pas voir ce champ, vous pourrez toujours partager le rapport, mais les gestionnaires ne verront pas les champs restreints lorsqu'ils consulteront le rapport.  Voici la vue des administrateurs :

Et voici la vue du gestionnaire, c'est-à-dire que tous les champs sont affichés à l'exception de l'assurance sociale :

Remarque : lorsque vous partagez des rapports contenant des champs restreints et que ces champs sont utilisés pour un groupe, un agrégat, un tri ou un filtre, vous ne pouvez pas partager le rapport, car cela n'aurait aucun sens, le rapport perdant tout son contexte.

Dans cet exemple, le rapport est filtré par numéro d'assurance sociale, l'administrateur n'a aucune restriction de champ :

Mais le gestionnaire verra cette erreur s'il essaie de consulter le rapport « maître ».

Si vous essayez de partager ou de copier un rapport vers un groupe d'utilisateurs avec des champs restreints, vous verrez s'afficher l'erreur suivante :