Lorsque vous créez des rapports dans le générateur de rapport, vous pouvez utiliser des filtres pour vous aider à produire des rapports sur les données spécifiques dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez ne vous intéresser qu'aux employés d'un site ou d'un département spécifique ou aux employés qui ont été en congé de maladie pendant une période donnée.

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Options de filtrage

Lorsque vous ajoutez des filtres à vos rapports, vous avez le choix entre 3 options :

• ET
• OU
• GROUPE DE FILTRES

Lorsque vous ajoutez plus d'un filtre à votre rapport, vous avez le choix entre les filtres ET / OU / GROUPE, comme indiqué ci-dessous. Par défaut, l'option ET est sélectionnée, mais vous pouvez la remplacer par l'option la plus appropriée. Vous pouvez également utiliser une combinaison de filtres ET, OU et GROUPE dans le même rapport.

Filtres ET

En sélectionnant "ET", vous pouvez ajouter plus d'un filtre à votre rapport et voir les employés qui répondent à tous les critères de filtrage que vous avez spécifiés.

Par exemple, montrez-moi tous les employés qui font partie du département RH ET dont la date de début se situe dans l'année précédente.

[Département] = RH ET [Date de début] = Année précédente

En utilisant l'option ET, seuls les employés qui répondent à tous les critères spécifiés apparaîtront dans les résultats de votre rapport. Dans cet exemple, le rapport n'affichera que les employés du département RH qui ont commencé l'année précédente. Tout employé du département RH dont la date de début ne correspond pas à l'année précédente NE SERA PAS inclus dans les résultats.

Filtres OU

En sélectionnant "OU", vous pouvez ajouter plus d'un filtre à votre rapport et voir les employés qui répondent à l'un des critères de filtrage que vous avez spécifiés.

Par exemple, montrez-moi tous les employés qui font partie du département RH OU dont la date de début est antérieure à l'année précédente.

[Département] = RH OU [Date de début] = Année précédente

En utilisant l'option OR, les employés qui répondent à l'un des critères spécifiés apparaîtront dans les résultats de votre rapport. Dans cet exemple, le rapport affichera à la fois les employés du département RH (qu'ils aient ou non commencé l'année précédente) et les employés qui ont commencé l'année précédente (qu'ils fassent ou non partie du département RH).

FILTRES GROUPE

Les filtres de groupe vous permettent d'aller plus loin en ajoutant un filtre plus complexe à vos rapports. Les filtres de groupe sont comparables aux parenthèses que l'on trouve dans une équation mathématique. Ce qui se trouve entre les crochets est calculé indépendamment du reste de l'équation.

Exemple 1.

Par exemple, afficher tous les employés qui sont des gestionnaires, mais seulement s'ils font partie du département des ressources humaines OU du département des finances.

Dans cet exemple, nous voulons d'abord identifier tous les employés qui sont des gestionnaires. Ensuite, nous voulons identifier, parmi ces personnes, celles qui font partie du département des ressources humaines ou du département des finances.

Si nous utilisions uniquement les filtres ET et OU, nos résultats ne correspondraient pas à nos besoins :

Comme vous pouvez le voir dans les résultats, nous avons identifié tous les employés qui sont des gestionnaires dans le département RH, mais nous voyons également un employé qui n'est pas un gestionnaire mais qui est dans le département de finance :

Notre rapport nous indique :

• Toute personne qui est un gestionnaire ET qui est dans le département RH
• ET toute personne travaillant dans le département des finances (qu'elle soit ou non).

Au lieu de cela, nous devons demander au rapport de trouver d'abord ceux qui sont gestionnaires, puis de trouver tous ceux qui, au sein de ce groupe, font également partie du département des ressources humaines ou du département des finances. Pour ce faire, nous utilisons des filtres de groupe et nous ajoutons les parenthèses suivantes :

[Gestionnaire ?] = Oui ET ([Département] = RH OU [Département] = Finances )

En sélectionnant les filtres de groupe, nous ajoutons des parenthèses autour des critères avant et après (voir les parenthèses rouges ci-dessus).

Il est donc très important de s'assurer que les critères sont ajoutés dans le bon ordre afin de pouvoir grouper les filtres et ajouter des parenthèses au bon endroit.

Maintenant, lorsque nous exécutons à nouveau notre rapport, nous ne voyons que les employés qui sont des gestionnaires ET qui font partie des RH ou des finances.

Exemple 2.

On peut vouloir identifier le nombre de départs et d'arrivées dans un département particulier au cours de l'année précédente.

Par exemple : Montrez-moi tous les employés du département Approvisionnement qui ont une date de début OU une date de départ au cours de l'année précédente.

Dans ce scénario également, nous devrons utiliser la fonctionnalité des filtres de groupe.

Si nous devions créer le rapport sans utiliser les filtres de groupe...

...nous obtiendrons les résultats pour :

• Toutes les personnes qui font partie du département d'approvisionnement ET dont la date de début est dans l'année précédente.
• ET également toute personne dont la date de départ est l'année précédente (quel que soit le service).

Nous devons utiliser des filtres de groupe pour indiquer au rapport que nous voulons identifier tous les employés du département d'approvisionnemeny. Parmi ces employés, nous voulons voir tous ceux dont la date de début ou de fin d'emploi se situe dans l'année précédente :

[Département] = Approvionnement ET ( [Date de début] = Année précédente OU [Date de départ] = Année précédente )

Les résultats ont diminué avec ce changement et nous ne pouvons plus voir que notre seul employé qui est dans le département d'approvisionnement et qui a commencé l'année précédente.

Exemple 3.

Jusqu'à présent, nous avons combiné les filtres de groupe avec OU, mais nous pouvons également combiner les filtres de groupe avec ET.

Par exemple, montrez-moi tous les employés du département des ressources humaines ainsi que tous les employés qui sont directeurs et qui ont commencé l'année précédente.

Nous devons utiliser les filtres de groupe pour indiquer au rapport que nous voulons d'abord identifier tous les employés du département des ressources humaines et que nous voulons également identifier tous les cadres qui ont commencé à travailler l'année précédente (quel que soit leur département) :

[Département] = RH OU ( [Date de début] = Année précédente ET [Gestionnaire ?] = Oui )

Comme vous pouvez le voir, nous avons deux groupes d'employés dans les résultats de notre rapport, ceux qui sont dans le département RH ET ceux qui sont des gestionnaires qui ont commencé l'année précédente.

Exemple 4.

Dans notre dernier exemple, nous allons voir comment utiliser la fonctionnalité des filtres de groupe plus d'une fois dans le même rapport. Cette fonctionnalité est utilisée lors de la création de rapports plus complexes avec plusieurs exigences différentes.

Par exemple, montrez-moi tous les employés "actifs" qui sont des gestionnaires de contrats à temps plein dans le département des ventes OU qui sont des assistants comptables à temps plein dans le département des finances.

Dans ce scénario, nous devons donc utiliser deux séries de filtres de groupe.

Tout d'abord, nous devons identifier tous nos employés actifs. Ensuite, nous voulons identifier tous les gestionnaires de contrats à temps plein du service des ventes OU tous les assistants comptables à temps plein du service des finances. Ces deux ensembles de critères sont totalement indépendants l'un de l'autre.

[Actif] = Actif ET ([Nom de l'emploi] = Gestionnaire des contrats ET [Département] = Ventes ET [Heures par semaine] = 37,5 ) OU ([Nom de l'emploi] = Assistant comptable ET [Département] = Finance ET [Heures par semaine] = 37.5)

Vous pouvez constater que nous avons deux groupes d'employés, ceux qui sont des gestionnaires de contrats à temps plein dans les ventes et ceux qui sont des assistants comptables à temps plein dans la finance. Vous pouvez également constater que TOUS les employés figurant dans les résultats sont des employés actifs. En conservant l'élément "Actif" des critères en dehors des filtres de groupe et des parenthèses, ce critère a été appliqué à l'ensemble de la requête.

Il est important, lorsque vous utilisez les filtres ET / OU / Groupe, de toujours revérifier les sélections que vous avez effectuées. Nous vous recommandons de construire votre rapport petit à petit, en examinant les résultats après chaque modification. Il sera ainsi beaucoup plus facile d'identifier où vous vous êtes trompé si les résultats produits ne sont pas ceux que vous attendiez.