La procédure de congés reportés annuels sur l'année de vacances suivante varie en fonction de la manière dont votre entreprise gère son année de vacances. Pour beaucoup, l'année de congé va de janvier à décembre (c'est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre), mais ces dates peuvent varier.
L'idéal est de le faire le premier jour de la nouvelle année de congé. Vous éviterez ainsi que vos employés puissent voir l'allocation de report de l'année suivante plus tôt et que tout congé pris entre cette opération et le début de la nouvelle année ne soit pas pris en compte dans le processus de report.
Pour commencer le processus de congés reportés pour tous vos employés, cliquez sur :
Administration > RH > Gestion des congés > Processus au report de congés
À partir de là, entrez les dates de début et de fin de l'année de congé la plus récente (c'est-à-dire celle que vous venez de terminer ou que vous êtes sur le point de terminer).
Si vous souhaitez traiter les congés reportés pour des sites individuels, il suffit de les sélectionner en cochant les cases correspondantes. Ceci est utile si vous avez des sites qui ont des années de vacances différentes.
Ensuite, choisissez comment vous souhaitez que le système tienne compte de l'arrondi des chiffres et comment il doit traiter les valeurs négatives (si les employés ont pris plus de congés que ce à quoi ils ont droit).
Veuillez noter - Si certains de vos employés ont pris des congés en jours et d'autres en heures, le traitement du congé reporté de cette manière ne pourra pas traiter qu'une seule série de congés. Il n'est pas possible de traiter les jours et les heures en utilisant le processus automatisé.
Cliquez sur "Calculer et vérifier". Vous obtiendrez un tableau détaillant chaque employé, son allocation, les congés pris, les congés soldes et le congé reporté réel.
À ce stade, veuillez vérifier très attentivement les valeurs obtenues et vous assurer que vous êtes entièrement satisfait avant de traiter les calculs de report.
Nous vous recommandons vivement d'utiliser la fonction "calculer et vérifier" avant la nouvelle année de vacances afin d'identifier toute anomalie devant être examinée avant la soumission. Vous pouvez effectuer cette opération autant de fois que nécessaire pour éliminer toute irrégularité.
Une fois que vous êtes entièrement satisfait, cliquez sur "Soumettre" et ils seront inscrits dans les congés reportés pour tous les employés des sites sélectionnés.
Veuillez noter - Ce processus supprimera et réinitialisera TOUS les congés reportés au sein de votre entreprise et ne peut être annulé.
Si, après la soumission, des valeurs sont incorrectes ou si vous devez ajouter des entrées supplémentaires ou ajuster des entrées existantes pour le report, vous pouvez le faire via :
Administration > RH > Gestion des congés > Gérer les valeurs de report
Si votre année de vacances commence à la date de début d'un employé :
Dans ce cas, vous devrez gérer manuellement le processus de congé reporté au fur et à mesure que la date anniversaire d'un employé approche.
Nous vous recommandons de créer un flux de travail qui informe votre équipe RH afin de vous assurer que le processus de congé reporté est terminé pour cet employé.
Pour commencer le processus de congé reporté manuellement, cliquez sur :
Administration > RH, gestion des congés > Gérer les valeurs de congés reportés
Ici, vous pouvez sélectionner l'employé en question et ajouter le nombre de jours à reporter.
Cliquez sur "Envoyer" pour confirmer.
Vous avez terminé.
Lara
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