Le système HRWize permet aux employés d'acheter et de vendre des congés. Pour l'activer, allez sur :

Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres des congés (global)

Dans la section du libre service, choisissez une option dans la liste déroulante Autoriser les employés à échanger du congé :

• Non - TOTALEMENT désactivé.
• Oui - ouvert - Les employés peuvent à la fois demander un nouvel échange et réserver des congés déjà échangés.
• Oui - fermé - Les employés peuvent seulement enregistrer des congés déjà échangés mais ne peuvent pas demander à effectuer un nouvel échange - par exemple, de nombreuses entreprises n'autorisent le processus d'achat/de vente que dans une certaine fenêtre. Un utilisateur ayant un niveau d'accès Admin sélectionnera généralement l'option Oui - ouvert pour une période donnée, par exemple trois mois, puis changera l'option en Oui - fermé pour empêcher toute nouvelle transaction pendant le reste de l'année.

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Configuration de l'option Solde de transfert

Une fois que vous avez choisi l'option Oui - ouvert ou Oui - fermé, vous verrez maintenant des options supplémentaires dans la section des paramètres de déduction lorsque vous ajoutez ou modifiez les types de congés :

Administration > RH > Gestion des congés > Types de congés

Créez un nouveau type de congé en cliquant sur Ajouter. Donnez un nom à ce type de congé.

• Déduire de l'allocation de l'employé - si la valeur est Non, le type de congé n'a pas besoin d'avoir un paramètre tel que individuel, limité, accumulé, etc.

Dans la section des paramètres d'absence, réglez le type d'opérations Timeoff sur 'Oui'.  Une fois défini, trois options apparaissent pour contrôler le maximum qu'un employé peut acheter et vendre dans une période :

• Valeur maximale de vente - Si la valeur est fixée à 0, les employés ne peuvent pas utiliser le système. Vous pouvez donc utiliser cette option pour permettre aux employés d'acheter mais pas de vendre, ou de vendre mais pas d'acheter, par exemple.
• Valeur maximale d'achat - S'il n'y a pas de limite (ce qui est peu probable), fixez les valeurs maximales à 999, par exemple.
• Période d'échanges
  • Année de référence des congés fériés
  • Année civile
  • Année financière

Vous pouvez utiliser toutes les autres options telles que "ne s'accumule pas", "ne peut pas être reporté", etc. pour le type de congé.

Cette option est idéale pour être incluse dans un type de résumé, car la plupart des entreprises souhaitent simplement que l'employé voit son total global plutôt qu'un type de congé acheté et vendu. Dans ce cas, réglez Afficher en sommaire sur Oui.

Une entreprise devrait avoir qu'un seul type de congé de "solde de transfert". Si vous en avez plus que 1, vous recevrez un avertissement sur la page d'index des types de congés.

Vous pouvez éventuellement configurer un flux de travail pour l'approbation des échanges de congés - ce n'est pas obligatoire, car le processus par défaut du gestionnaire des employés sera utilisé si aucun flux de travail personnalisé n'est en place.

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Demande d'échange de congés

Pour demander un échange, l'employé doit se rendre sur le site :

Libre service > Mes demandes > Congés

Clique sur le bouton "Échanges de congé".

Puis cliquez sur le bouton Ajouter. L'employé peut ajouter puis demander d'acheter ou de vendre du congé. 

L'employé peut ajouter une valeur pour acheter 3, vendre 2, etc. avec des commentaires facultatifs:

Il clique ensuite sur le bouton Soumettre". Si la demande est acceptée, l'employé verra apparaître la bannière verte suivante :

Si l'employé a dépassé la valeur maximale d'achat ou de vente, il verra cette bannière d'avertissement :

L'employé ne peut pas modifier une demande existante - il devra supprimer et soumettre à nouveau la demande d'échange de congés.

Veuillez noter - L'employé ne peut pas supprimer un échange une fois approuvé.

Le gestionnaire de l'employé (également les utilisateurs ayant un niveau d'accès Administrateur/RH) peut voir les échanges de congés pour son équipe, etc. dans:

Gestion du temps > Congés

En bas de l'écran, cliquez sur le Échanges de congés.

Vous trouverez dans cette liste toutes les demandes d'échanges de congés qui ont été approuvées ou qui sont en attente d'approbation. Le gestionnaire peut ajouter des échanges de congés manuellement, ainsi que les modifier, les supprimer et les approuver.

Une fois approuvée par le gestionnaire, cette demande est ajoutée au type de congé.

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Réserver un congé

L'employé réserve maintenant comme d'habitude pour le type de congé correspondant. 

Un gestionnaire peut modifier un échange de congé approuvé et changer le statut actif de 'Oui' à 'Non'. Cela supprime le droit à l'allocation de congé pour l'employé, c'est-à-dire qu'il ne peut plus demander le congé. Cela peut être utilisé, par exemple, si les échanges de congés ne peuvent être réservés que dans une certaine période de temps.