Avant d'attribuer des indemnités de congé aux employés, vous devez définir et configurer les types de congés. Il s'agit de règles qui régissent la manière dont chaque type de congé peut être utilisé par l'employé conformément à vos politiques et procédures.

Pour effectuer ce changement, veuillez vous diriger dans :

Administration > RH > Gestions de congés > Types de congé

Détails

Type de congé - Nom du congé.

Description - Une brève description donnant aux employés plus d'informations sur ce type de congé.

Parent - Si vous souhaitez que ce type de congé soit pris dans le cadre d'un type de congé existant, sélectionnez le parent dans la liste.

Couleur du calendrier - Vous pouvez sélectionner une couleur pour chaque type de congé en utilisant le sélecteur de couleur ou en entrant un code hexadécimal. Veuillez noter que lorsque les types de congés ne sont que partiellement visibles sur le calendrier public (voir plus bas), la couleur sera toujours bleue par défaut pour les employés/responsables hiérarchiques afin de respecter la confidentialité des données.

Par exemple, si vous avez sélectionné une couleur "verte" pour "Congé de convenance" mais que vous l'avez configurée de manière à ce que les employés puissent uniquement voir que Joe Bloggs est absent du bureau, sans raison indiquée, la couleur du calendrier sera par défaut bleue pour les autres employés qui peuvent le voir, comme s'ils avaient eux-mêmes pris un congé de convenance et qu'ils se souvenaient que c'était vert, ils pourraient se rendre compte qu'un autre employé est absent pour cette raison.

Déduction de l'allocation de l'employé - Cela détermine si vous voulez que vos employés aient un type de congé pour lequel une allocation leur est attribuée ou, plusieurs types, ou divers types où il n'y a pas d'allocations.

• Par exemple, si vous accordez à vos salariés un seul congé de 20 jours par année, vous devez choisir "Sommaire" car cela leur permet de disposer d'une 'allocation' pour prendre des congés.
• Si vous accordez à vos salariés plusieurs allocations (par exemple, 15 jours de vacances et 5 jours de congé personelle), vous devez choisir « Oui de l'allocation individuelle » car cela vous permet de saisir une allocation de congé par type pour chaque salarié.
• Si vous avez d'autres types de congés qui ne donnent droit à aucune indemnité, vous devez régler « Déduction » sur « Non ». Cela signifie qu'aucune allocation n'est attribuée au salarié.
• Si vous avez d'autres types de retenues qui ne comportent pas d'allocation, vous devez régler « Déduction » sur « Non » car cela signifie qu'aucune allocation n'est attribuée au salarié ;

Limite maximale - Si cette option est activée, une durée maximale sera fixée pour tout congé de ce type. Vous pouvez permettre aux RH et/ou aux gestionnaires de passer outre. *Ne se retrouvera pas sur la roue d'indemnitée.

Congé compensatoire

Congé compensatoire - Si cette option est réglée sur « Oui », le type de congé créé sera un congé compensatoire. Si cette option est réglée sur « Non », il ne s'agira pas d'un congé compensatoire.

Paramètres

Payé - L'employé doit-il être payé pour le temps congé réservé sous ce type ?

Autorisé - Utilisé pour rendre compte des schémas de congés. Si le congé peut être pré-approuvé à l'avance, réglez sur "Oui", mais pour une absence non autorisée, choisissez "Non".

Le solde peut-il être reporté ? - Ceci détermine si un solde de ce type sera ou non reporté lorsque le processus de report automatisé sera terminé.

Pièce(s) jointe(s) - Un maximum de 5 pièces jointes peuvent être rendues obligatoires ou facultatives pour compléter ce type de report.

Paramètres d'absence

Retour au travail requis - Processus dans le cadre duquel les employés peuvent être tenus de passer un entretien de retour au travail après certains types et certaines durées d'absence. Cela s'applique le plus souvent lorsque la mention "Autorisé" est réglée sur "Non".

Autocertification requise - Envoi d'un formulaire personnalisé aux employés. À son retour d'absence, l'employé pourra remplir un formulaire et le renvoyer à son supérieur hiérarchique ou au service des ressources humaines.

Paramètres des déductions

Par défaut type déduisant - Si cette option est réglée sur "Oui", cela permettra de déduire les jours fériés obligatoires de l'entreprise (s'ils sont utilisés) de ce type. Cliquez ici pour plus d'informations sur la manière de configurer ce type de déduction.

Type d'arrêt - Ce type d'arrêt est différent d'un jour obligatoire. Pour voir la différence entre ces 2 types de congés, cliquez ici.

Type de congé à échanger - Si cette option est définie sur "Oui", le type de temps libre pourra être acheté ou vendu. Cliquez ici pour plus d'informations à ce sujet.

Type de peuplement automatique - Si cette option est réglée sur "Oui", cela permettra de remplir ce type de congé en utilisant la valeur correspondante pour le site de l'employé et le titre du poste.

Continuer à accumuler pendant la réservation - Si cette option est réglée sur "Oui", cela garantira que ce pécule de vacances continuera à s'accumuler même si une partie du pécule de vacances a été réservée pour être prise.

Paramètres d'affichage

Type caché - Les types de congés cachés n'apparaissent sur aucun calendrier et ne sont pas montrés aux employés en libre-service. Ils peuvent être utilisés pour des ajustements de solde qui ne seront pas visibles par un employé. Ce type de congé reste visible pour les RH et les administrateurs. Si ce paramètre est défini sur "Oui", il sera défini sur "Non" réservable et le calendrier public sur "Non", indépendamment de tout autre paramètre défini.

Visible sur le calendrier public - Si vous avez défini votre calendrier comme étant public (c'est-à-dire que tout le monde peut voir le temps libre de tout le monde), vous pouvez déterminer ce qui est affiché pour ce type de calendrier. Les options sont les suivantes :

• Oui, entièrement visible - Tout le monde verra le nom de l'employé et le nom du type de congé, par exemple Joe Bloggs, Congé annuel ;
• Oui mais pas de raison affichée - Utile pour montrer qu'un employé spécifique est en déplacement mais que le nom du type de congé ne sera pas visible sur le calendrier public. Par exemple, pour les maladies ou les rendez-vous prénataux que l'employé ne souhaite pas voir partagés avec l'ensemble de l'entreprise ;
• Non - Rien n'apparaît sur le calendrier public lorsque l'employé enregistre ce type de congé.

Réservable seulement par RH - Restreint les employés et les directeurs à ajouter des instances du type de congé spécifique.

Réservable par les employés - L'employé peut-il voir ce type de congé lorsqu'il demande un congé ?  Par exemple, cela peut être utilisé pour des choses telles que le congé discrétionnaire où vous pouvez l'ajouter via le module de congé mais où l'employé ne peut pas le voir ou le réserver.

Classer comme absent - Si ce type de congé est accompagné d'une réservation pour un employé, celui-ci apparaîtra comme "hors du bureau".

Afficher en lancement rapide - Cela permettra au type de congé d'apparaître dans la liste déroulante "Que voulez-vous faire ?" sous son image sur son profil d'employé en tant que "Demande *nom du type de congé*.

Accès restreint - Cela permet d'appliquer des restrictions à des sites ou à des entreprises spécifiques. Si aucun site ou entreprise n'est sélectionné, aucune restriction ne sera appliquée.

Conseil de dépannage : Si vous vous trompez dans les types de congés, la page principale des types de congés comporte une section de dépannage en bas de page qui vous permet de voir l'impact global de vos choix de types de congés et met en évidence les conflits qui ont pu se produire.