Prorogation des allocations de congé pour les employés à temps partiel

Dans HRWize, vous pouvez automatiquement calculer au prorata les allocations pour les employés à temps partiel en fonction de l'un ou l'autre :

• Leur ETP ou
• Leurs journées de travail

Dans ce dernier cas, nous pouvons procéder au prorata si l'employé a des jours de travail "simples" qui sont les mêmes heures et jours pour chaque semaine et qui sont définis dans le module "Avantages sociaux". C'est l'idéal pour les employés qui travaillent moins de 5 jours par semaine, mais le même nombre de jours chaque semaine, par exemple si un employé travaille du lundi au mercredi au lieu du lundi au vendredi. Cette configuration ne convient pas aux employés qui ont des schémas de travail complexes définis dans le module Schémas de travail.

La mise en place d'une période d'inactivité pour ce type de travail se fait en quatre étapes :

1. Activation du calcul au prorata dans les paramètres de congé

Pour ce faire, vous devrez modifier les paramètres de congé :

Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres de congé (global)

Faites défiler vers le bas jusqu'à la section des Réglages généraux et trouvez le paramètre "Allocations de remplissage automatique en fonction du site et du titre du poste", réglez sur "Oui". 

Dans la même section, vous pouvez également régler l'option "Congé de service - calcul au prorata" sur "Calcul au prorata en fonction des ETP" ou "Calcul au prorata en fonction des heures de travail" pour choisir si les indemnités de vos employés à temps partiel seront calculées au prorata en fonction des ETP ou des jours de travail.

2. Définition d'un type de congé pour tenir compte des soldes calculés au prorata

Ensuite, vous devrez ajouter un type de congé d'allocation individuelle. Pour ce faire, allez à :

Administration > RH > Gestion de congé > Types de congés

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour ajouter un type de congé.

• Déduire de l'allocation des employés ? - Cette option doit être réglée sur "Oui de l'allocation individuelle".
• Type de remplissage automatique - doit être réglé sur "Oui" pour que le solde soit automatiquement rempli et calculé au prorata.

Pour plus d'informations sur la configuration d'un type de congé, veuillez cliquer ici.

3. Saisie des quotas à calculer au prorata

Vous devez maintenant saisir les allocations de congé qui seront calculés au prorata pour créer l'allocation de l'employé. Ces soldes peuvent être saisis :

Administration > RH > Gestion des congés > Allocation par site et par fonction

Vous obtenez ainsi une vue de la grille des allocations de congé, ainsi que des contrôles qui vous permettent de remplir la grille. Vos sites seront affichés sous forme de titres en haut de chaque colonne, et vos fonctions seront affichées à gauche de chaque ligne indiquée ci-dessous :

Pour remplir toute la grille avec la même valeur, entrez le nombre de jours (ou d'heures) dans le champ "Default" et cliquez sur le bouton "Populate all".

Pour remplir une ligne entière (site) avec la même valeur, entrez la valeur dans la première zone de texte et cliquez sur la petite icône sous votre site :

Ensuite, on clique sur l'icône et le résultat est affiché tel quel :

Les allocations pour tous les employés ayant un emploi peuvent également être renseignées de la même manière en saisissant la valeur dans le premier champ de la ligne et en cliquant sur l'icône ▶.

Une fois que vous avez rempli le tableau avec les allocations souhaitées, cliquez sur le bouton "Mise à jour" en bas de la page.

Veuillez noter - Toute modification apportée à cette page n'entraînera pas de mise à jour des allocations  des employés qui correspondent déjà à la combinaison Emploi/site sélectionnée. De nouvelles valeurs s'appliqueront :

1. Tout salarié nouvellement entré qui correspond à la combinaison Emploi/Site.
2. Tout salarié qui change ensuite de fonction ou de site par le biais du processus de changement de salarié.

4. Définition des ETP ou des jours de travail de l'employé

Pour définir les ETP ou les jours de travail de l'employé, vous devez vous rendre sur sa carte d'employé :

Personnes > Employés

Sur cette page, cliquez sur l'icône "Avantages sociaux".

Si les employés sont calculés au prorata des jours de travail, les jours de travail des employés peuvent être trouvés sous la rubrique "Modèle de travail".

Les ETP des employés se trouvent sous la rubrique Salaire.

Les changements apportés aux ETP ou aux jours de travail de l'employé seront immédiatement reflétés dans le solde de l'employé au prorata, qui sera "grisé" sur cette page dans la section "Allocation de congé pour l'année entière", ainsi que sur la carte de l'employé sous la roue des congés.