HRWize permet à un employé d'ajouter les détails de son propre véhicule via son libre-service, mais aussi à un responsable ou à un utilisateur ayant un niveau d'accès plus élevé d'ajouter des détails à un enregistrement d'employé, par exemple pour enregistrer un véhicule de société pour un nouvel employé.
Tout d'abord, assurez-vous que le module Véhicules est activé en allant dans:
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres d'affichage
Dans la section Affichage du module, localisez l'option "Véhicules" et assurez-vous qu'elle est sélectionnée. N'oubliez pas de cliquer sur "Soumettre" si vous apportez des modifications.
Pour un gestionnaire ou un supérieur, afin d'ajouter un véhicule à un employé, allez dans :
Personnes > Employés
Sélectionnez le nom de l'employé, puis dans la section Actifs, cliquez sur l'action 'Véhicules'.
Cliquez sur le bouton 'Ajouter' pour ajouter un véhicule.
Remplissez autant de champs que possible, en vous assurant que les deux champs obligatoires "Marque du véhicule" et "Enregistrement" sont remplis au minimum. Lorsque vous avez saisi tous les détails, cliquez sur "Soumettre" pour enregistrer vos données.
Vous pouvez revenir à l'action "Véhicules" dans la vue tableau ou carte du dossier de l'employé. Ici, vous pouvez cliquer sur l'action "Modifier" pour afficher et/ou modifier le véhicule, peut-être pour mettre à jour le kilométrage, la date du contrôle technique et/ou la date du dernier contrôle, ou cliquer sur "Ajouter" pour ajouter un nouvel enregistrement.
Un employé peut voir les détails de son propre véhicule en allant sur :
Libre service > Mes coordonnées > Mes véhicules
Comme ci-dessus, si l'employé a déjà un véhicule qui lui a été assigné, il le verra apparaître ici sous "Mes véhicules" :
Si aucun véhicule n'est répertorié et que l'employé souhaite ajouter un véhicule, il doit cliquer sur le bouton "Ajouter".
L'employé remplit le formulaire dans la mesure du possible, en veillant à ce que la marque et l'immatriculation du véhicule soient au moins remplies, puis il clique sur "Soumettre" pour enregistrer les modifications. Le formulaire relatif au véhicule de l'employé ne comporte pas autant de champs que celui qui peut être rempli par un responsable ou un utilisateur ayant un niveau d'accès supérieur. En effet, le formulaire que l'employé peut remplir sert généralement à enregistrer son propre véhicule et les champs suivants ne sont pas nécessaires :
- Transmission
- CO2
- Traceur
- Date du contrôle technique
- Date du dernier contrôle
- Société de la location
- Début de la location
- Fin de la location
- P11D
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