Au sein du Générateur de rapports, il existe deux principaux ensembles de données sur les congés :

• Demandes de congés : La source de données des demandes de congés est basé sur les données du module de congés. Il se compose d'une date de début, d'une date de fin, d'un motif et d'une durée.
  • Par exemple : Demandes de congés du 21/07/2020 au 25/07/2020 (durée de 5 jours). Ce que vous voyez dans les demandes de congés est identique à ce que vous verrez dans le module de congés.
• Période de congé : Le jeu de données de la période de congé prend les données de chaque demande de congé et les divise en plusieurs enregistrements où chaque enregistrement représente une date entre la date de début et la date de fin basée sur le modèle de travail de l'employé entre la date de début et la date de fin.
  • Par exemple : En utilisant le même exemple ci-dessus, nous aurions 5 enregistrements dans l'ensemble de données de période de congé ; 1 pour chaque jour, chacun avec une durée de 1.

Pourquoi avons-nous deux ensembles de données ?

Les exemples ci-dessus expliquent la différence entre les deux. Prenons un autre exemple avec une demande de congé comme ci-dessous :

Date de début : 26 juin 2020

Date de fin : 14 août 2020

Motif : Maladie

Durée du congé : 18 jours

Scénario 1

Imaginons que vous souhaitiez obtenir un rapport sur toutes les personnes qui ont été absentes pour cause de maladie en juillet.

En utilisant l'ensemble de données des demandes de congés, vous pouvez filtrer sur la date de début et/ou la date de fin - si vous définissez le filtre pour dire que la date de début est juillet ou la date de fin est juillet, rien n'apparaîtra puisque cela ne répond pas à ce critère. Cela pourrait signifier que l'ensemble de l'absence ne figure pas dans vos données.

Vous pouvez modifier les filtres ci-dessus pour indiquer que la date de début est le 26 juin. Les données s'afficheraient alors, mais vous risqueriez d'avoir des données dont les dates de début et de fin se situent en juin - dans tous les cas, le risque d'erreur est toujours présent.

Comme la demande est divisée en jours individuels, l'utilisation de l'ensemble de données sur les périodes de congé peut alors vous permettre de filtrer les données dont la date se situe en juillet (c'est-à-dire la date de la date individuelle, et non la date de début ou de fin).

Peu importe que la date de début soit antérieure ou égale à la période - l'ensemble de données affichera l'entrée car elle aura au moins une date en juillet.

Scénario 2

En plus de savoir combien de personnes ont été absentes pour cause de maladie en juillet, disons que nous voulons également connaître le nombre total de jours de maladie en juillet.

Si nous utilisons la demande de congés ci-dessus, le problème du scénario 1 se pose. Même si vous le surmontez en modifiant vos filtres et qu'il n'y a aucune demande entre la date de début du 26 juin et le début du mois de juillet, la durée, dans ce cas, sera affichée comme étant de 18 jours.

Il est possible, mais hautement improbable, que ces 18 jours se soient tous déroulés en juillet, mais il est beaucoup plus probable que 60 % d'entre eux se soient déroulés en juillet, le reste en juin et en août.

En utilisant l'ensemble de données sur les demandes de congé, vous ne seriez pas en mesure de dire avec précision combien de jours ont été perdus en juillet.

Cependant, en utilisant l'ensemble de données sur les périodes de congé, vous pourriez simplement faire la somme des durées pour chacune des dates qui tombent en juillet. Dans cet exemple, cela pourrait donner 10 par exemple, ce qui serait alors une vue précise des jours réellement perdus.

Comment déterminer ce qu'il faut mettre dans l'ensemble de données sur les périodes de congé ?

Pour faire simple, le système passe en revue toutes les dates comprises entre la date de début et la date de fin. Ensuite, pour chaque date, le système vérifie les habitudes de travail de l'employé (y compris les habitudes de travail historiques pour les demandes précédentes, si nécessaire), puis nous déterminons s'il s'agissait d'un jour ouvrable pour l'employé (c'est-à-dire que nous l'insérons dans l'ensemble de données de la période) et la durée de ce jour ouvrable.

Dans l'exemple ci-dessus, il y a 49 jours et "36 jours ouvrables", mais la demande a une durée de 18 jours. Cela signifie que l'employé ne travaille que 2,5 jours par semaine ou qu'il travaille 1 semaine de travail et 1 semaine de repos, etc. Quoi qu'il en soit, sans l'ensemble de données sur les périodes de congé, nous ne pourrions pas accéder au même niveau de détails.

Veuillez noter

Pour que cela fonctionne, vous DEVEZ disposer des schémas de travail corrects (et éventuellement des schémas de travail historiques) pour vos employés. Si ce n'est pas le cas, vous constaterez très probablement des divergences dans les données, principalement dans l'ensemble de données sur les périodes de repos.

Si c'est le cas et que vous avez corrigé l'écart, vous pouvez accéder au module de congés et, dans la colonne Actions, cliquer sur "Afficher les dates" - cela vous montrera les données de la période de congé pour cette demande de congé. Vous pouvez ensuite cliquer sur "Régénérer", ce qui repeuplera l'ensemble de données sur les périodes de congé pour cette demande.

Veuillez noter - Si vous ne corrigez pas d'abord le problème du modèle de travail, la "régénération" affichera les mêmes données que précédemment ou des données complètement différentes.