Ce guide vous aidera à déterminer exactement ce que vous devez saisir pour les soldes de vos employés afin d'obtenir le chiffre que vous attendez sur l'écran d'accueil des employés.

Saisir une balance

La saisie d'une balance pour un employé peut se faire de 3 façons :

1. Par téléchargement groupé ;
2. En utilisant la mise à jour des allocations en allant sur Administration > RH > Gestion des congés > Mise è/à jour les allocations ;
3. En ajoutant aux avantages sociaux de l'employé en allant dans Personnes > Employés > Avantages sociaux.

Veuiller noter - Toute balance que vous saisissez doit correspondre au balance total pour l'année entière, en fonction des modèles de travail de l'employé. Le système ne calcule pas les allocations au prorata des heures de travail à temps partiel, à moins que vous n'utilisiez des niveaux d'emploi. Il est donc important que cette valeur corresponde à l'allocation complète à laquelle l'employé a droit. Il est donc important que cette valeur corresponde à la totalité de l'allocation à laquelle l'employé a droit. Le système calculera toutefois au prorata les allocations pour les employés qui commencent à travailler en milieu d'année. Les calculs pour nos méthodes de calcul au prorata seront présentés dans notre article sur les calculs de début et de fin d'année.

Dois-je inclure les congés obligatoires dans ma balance ?

Les congés fériés obligatoires peuvent être traités de plusieurs manières dans le système. Ces options sont couvertes ici. Cependant, il est important de savoir si vous voulez les afficher dans votre donut de congés au moment d'ajouter vos soldes.

Si vous souhaitez que ces jours s'affichent dans le donut en tant que déduction pour congés fériés obligatoires, vous devez vous assurer que la balance saisi ci-dessus inclut la totalité des jours de congés fériés obligatoires de l'année, quel que soit le modèles de travail des employés.

Par exemple, si vous avez 8 jours fériés obligatoires dans votre année, mais seulement 3 pendant lesquels l'employé travaillera, vous devez quand même entrer 8. Le système fera le reste en fonction des règles que vous avez définies.

J'ai saisi ma balance mais la  valeur est faux !

Si vous avez saisi une balance mais qu'il affiche un chiffre bizarre, ne paniquez pas ! Le coupable le plus probable est un enregistrement de l'historique qui provoque un pro ration. HRWize a la capacité de calculer les balances au prorata en fonction de plusieurs changements au cours de l'année. Lorsque vous ajoutez un employé pour la première fois, si vous n'avez pas saisi une balance de congés au moment de sa création et que vous revenez à son dossier pour l'ajouter, vous créerez un enregistrement historique. Dans de nombreux cas, cela peut entraîner des résultats inhabituels, mais il est facile d'y remédier.

En allant dans Administration > RH > Historique > Historique des allocations des employés, vous pourrez voir une liste de toutes les entrées d'historique pour vos employés. Si vous recherchez l'enregistrement que vous venez de créer lors de l'ajout du solde et que vous supprimez cet enregistrement à l'aide de l'icône en forme de croix, l'enregistrement de l'historique sera supprimé, ainsi que le prorata. La valeur que vous avez saisie est lue telle qu'elle a été saisie.