Les paramètres suivants peuvent être utilisés pour configurer votre module de suivi du temps et sont accessibles via :
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres du suivi du temps
Veuillez noter - Sauf indication contraire, toutes les durées/seuils, etc. de cet écran sont enregistrés en minutes.
Pauses
- Durée minimum de pauses - La durée minimale des pauses en minutes sera automatiquement déduite de la journée de travail de chaque employé une fois qu'il aura atteint le seuil de durée de la journée.
-
Durée maximum de pauses - La durée pendant laquelle un employé doit avoir travaillé avant que la durée minimale de la pause ne soit appliquée.
- Par exemple, si les employés doivent prendre une pause de 30 minutes après avoir travaillé 4 heures, fixez la "durée minimale des pauses" à "30" et le seuil de durée des pauses à 240 (quatre heures).
Seuils
-
Seuil d'entrée / sortie d'horloge - Période entourant les heures auxquelles les employés doivent pointer.
- Par exemple, si les salariés devaient commencer et pointer à 9 heures mais que vous étiez content qu'ils pointaient à 9h10, vous pouvez appliquer un seuil de 15 minutes ; si les salariés pointaient à 9h10, leur pointage serait compté comme 9 heures aux fins du calcul de la durée du temps travaillé.
Exceptions
-
Règles d'exception - Détermine la manière dont les exceptions sont traitées par rapport à votre seuil d'entrée/sortie.
- Par exemple, si votre seuil est fixé à 10 minutes et que l'employé devait commencer à 9 heures.
- Seulement en dehors du seuil = Si un employé pointe à 9h13 (trois minutes en dehors du seuil), cela entraînera une exception, mais s'il pointe à 9h09, cela ne sera pas le cas.
- Tout = Tout le temps passé à l'heure prévue (quel que soit le seuil) est traité comme une exception, ce qui pourrait déclencher un courriel en dessous, par exemple.
- Courriel d'exception - Si le paramètre est défini sur "Oui", toute exception temporelle entraînera l'envoi d'un courriel système au responsable des employés pour l'en informer.
Durées de travail
- Lien vers les habitudes de travail - Lien entre le module de suivi du temps et le module des modèles de travail variables, permettant de comparer le temps que l'employé "devrait" travailler avec son temps "réel" grâce au suivi du temps et d'afficher les deux dans le module de suivi du temps.
- Les modèles de travail correspondent au seuil - Détermine un seuil en minutes pendant lequel le système fera correspondre une entrée d'horaire de travail à une entrée de suivi du temps. Cette fonction est utile pour les employés qui travaillent en équipes fractionnées et qui peuvent avoir plus d'une saisie de suivi du temps dans une même journée. Par exemple, si le seuil est fixé à 60 minutes, le système recherchera une entrée de modèle de travail dans les 60 minutes suivant l'entrée de suivi des temps et la fera correspondre en conséquence.
Règles
- Autoriser les pointages anticipés - Détermine si les employés peuvent pointer avant leur heure de début prévue et si cette heure doit être prise en compte pour le calcul de la durée.
- Autoriser les sorties tardives - Détermine si les employés peuvent partir après l'heure de fin prévue et si cette heure doit être prise en compte pour le calcul de la durée.
-
Autoriser l'horloge après minuit - Détermine si le registre de suivi du temps peut dépasser minuit.
- Par exemple, si l'équipe d'un employé commence à 22 heures et se termine à 2 heures le lendemain matin, le réglage post-midi devra être activé pour que le message d'erreur de l'heure de début soit avant que l'heure de fin ne se produise.
- Autoriser l'horloge dans les exceptions - Détermine si les employés peuvent pointer s'ils n'ont pas pointé auparavant. Si ce paramètre est réglé sur "Non", l'employé recevra un message d'erreur et devra faire clôturer son enregistrement précédent avant de pouvoir pointer à nouveau.
- Autoriser le pointage lorsque le congé est réservé - Détermine si les utilisateurs peuvent pointer même s'ils ont réservé un temps libre pour la date du jour.
Réglages généraux
- Nécessite une approbation ? - Détermine si les relevés de temps doivent être approuvés. Cela nécessite un flux de travail personnalisé de type Timeoff - Approval à mettre en place à cette fin.
- Approbation en bloc - Si vous choisissez "Oui", les responsables et les approbateurs pourront approuver en bloc le suivi des temps à partir de la liste des entrées de suivi des temps. Veuillez noter que cela signifie qu'il leur est possible d'approuver les entrées de suivi du temps sans jamais les consulter.
- Empêcher l'édition de l'heure d'entrée / de sortie d'horloge - Empêche la modification des heures d'arrivée et de départ pour les enregistrements de suivi du temps. La durée totale peut toujours être éditée.
- Utilisation de la géolocalisation pour les entrées/sorties d'horloge web - Permet d'utiliser la géolocalisation pour enregistrer l'endroit où une entrée/sortie d'horloge se produit. Cela dépend des données disponibles sur l'appareil utilisé pour pointer. L'utilisateur sera invité par son navigateur ou son système d'exploitation à partager les informations de localisation et, s'il refuse, aucune localisation ne sera enregistrée.
- Adresses IP valides - Restreint l'accès aux pointages afin qu'ils ne puissent être créés que si un employé est connecté à un réseau approuvé ; cela supprime la possibilité pour les employés de pointer à distance à partir d'une adresse IP non valide telle qu'un appareil mobile.
- Déconnexion automatique (heures) - Si un employé ne pointe pas à la sortie, il sera déconnecté "par défaut" après ce nombre d'heures.
- Archive automatique (jours) - Le nombre de jours après lequel les enregistrements de suivi du temps seront automatiquement déplacés vers les archives.
- Courriel d'alerte - Ce paramètre est réservé à un usage futur et n'a actuellement aucun effet.
Calcul de la durée à partir du suivi du temps
Les paramètres ci-dessus, combinés aux heures d'arrivée et de départ des employés et aux durées de travail programmées, peuvent être utilisés pour calculer la durée totale d'un enregistrement horaire. Pour ce faire, un certain nombre de facteurs sont pris en compte. Dans TOUS les cas, les heures d'arrivée et de départ effectives seront les heures enregistrées lors de l'enregistrement des heures d'arrivée et de départ.
Vous trouverez ci-dessous huit scénarios différents et l'impact des différentes options sur le calcul de la durée totale.
- Arrivée anticipée - aucun seuil n'est autorisé - Si l'on autorise l'arrivée anticipée, le temps payé est réglé sur l'heure d'arrivée réelle. S'il n'est pas autorisé à pointer tôt, l'heure payée est fixée à l'heure de début prévue, ce qui entraîne une exception.
- Horloge tardive - aucun seuil autorisé - L'heure payée est réglée sur l'heure réelle et une exception est alors levée.
- Départ anticipé - aucun seuil n'est autorisé - L'heure payée est définie à l'heure de départ effective et une exception est alors levée.
- Départ tardif - aucun seuil n'est autorisé - Si vous êtes autorisé à partir en retard, l'heure payée est définie comme heure de départ effective. Si vous n'êtes pas autorisé à pointer en retard, l'heure payée est fixée à l'heure de fin programmée, ce qui entraîne une exception.
- Pointage anticipé - le seuil est fixé et l'heure de pointage est comprise dans le seuil - Si l'on autorise le pointage anticipé, l'heure rémunérée est fixée à l'heure réelle de pointage. Si elle n'est pas autorisée à pointer tôt, l'heure rémunérée est fixée à l'heure de début prévue - si les règles d'exception sont fixées à Toutes les exceptions, une exception sera levée.
- Horloge tardive - le seuil est fixé et l'heure d'arrivée est comprise dans le seuil - l'heure payée est fixée à l'heure de début programmée. Si les règles d'exception sont réglées sur Toutes les exceptions, cela entraînera le déclenchement d'une exception.
- Départ anticipé - le seuil est fixé et l'heure d'arrivée est comprise dans le seuil - l'heure payée est fixée à l'heure de départ effective. Si les règles d'exception sont réglées sur Toutes les exceptions, cela entraînera le déclenchement d'une exception.
- Départ tardif - le seuil est fixé et l'heure de départ est comprise dans le seuil - Si le départ tardif est autorisé, l'heure payée est définie comme heure de départ effective. Si vous n'êtes pas autorisé à pointer en retard, l'heure payée est fixée à l'heure de fin prévue. Si les règles d'exception sont fixées à Toutes les exceptions, cela entraînera une exception.
Courriel en cas d'échec de l'enregistrement de l'heure d'arrivée
Lorsque vous avez lié le suivi du temps à des schémas de travail et activé le gestionnaire de courrier électronique à titre exceptionnel, le système envoie un courrier électronique automatique lorsqu'un employé doit pointer mais ne le fait pas.
Toutes les heures, à 0 h et 30 minutes, le système recherche tous les enregistrements de rythme de travail pour lesquels l'employé devait pointer au cours de l'heure précédente - par exemple, à 8 h, nous recherchons ceux qui devaient pointer à partir de 7 h.
Comme il est possible qu'une personne ait dû pointer à 7h55, nous ne recherchons que les enregistrements pour lesquels elle n'était pas censée pointer au cours des 15 minutes précédentes. La plage réelle est donc de 7h00 à 7h45 afin d'éviter une alerte prématurée pour ceux dont l'heure prévue est proche de l'heure du contrôle.
Nous vérifions ensuite si l'employé a pointé dans l'heure qui précède - s'il ne l'a pas fait, un courriel est envoyé au responsable de l'employé.
Par exemple, si l'employé devait pointer à 7h30 et que nous vérifions à 8h00 et qu'il n'a pas encore pointé, cela entraînera l'envoi d'une alerte.
S'il avait pointé à 7 h 20, cela n'aurait PAS entraîné l'envoi d'une alerte, car nous supposerions qu'il a pointé tôt à l'heure prévue - mais s'il avait pointé à 6 h 45, soit plus de 15 minutes avant son heure de début, nous ne tiendrions pas compte de ce fait et enverrions quand même l'alerte.
Cela signifie que, dans certaines circonstances limitées, un responsable peut recevoir une alerte lorsque l'employé a pointé plus de 15 minutes avant l'heure prévue, lui indiquant que l'employé n'a pas pointé, mais que cela est inévitable. La seule solution à ce problème est de veiller à ce que le schéma de travail soit toujours exact.
HRWize
Commentaires