Dans HRWize, il est possible d'enregistrer les entrées et les sorties du personnel et des visiteurs de vos locaux à l'aide de tablettes (ou de tout appareil connecté à Internet équipé d'une caméra frontale) et de cartes d'identité aux points d'entrée et de sortie de votre bureau.
Cela permet de savoir précisément qui se trouve dans votre bureau et, dans le contexte actuel, de répondre aux besoins de reporting historique de type « Track and Trace ».
Comment configurer les codes QR
Pour configurer les codes QR, vérifiez d'abord que le module est activé sous Affichage du module dans -
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres d'affichage
Une fois cette opération effectuée, vous pouvez aller dans -
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres QR
Les paramètres contrôlent la taille et la mise en page de la carte d'identité produite pour être utilisée avec le lecteur QR.
Tous les champs sont vides par défaut et peuvent être complétés selon vos besoins. Une fois que vous avez configuré ces paramètres, cliquez sur « Soumettre » pour les enregistrer.
La deuxième étape consiste à configurer les connexions des tablettes qui seront utilisées pour pointer à l'arrivée et au départ. Pour ce faire, cliquez sur « Utilisateurs QR » en bas de la page des paramètres QR de l'étape précédente.
Bien qu'il soit possible d'avoir une seule connexion pour tous les appareils, nous vous recommandons de définir une connexion différente par appareil, car cela vous permet de savoir quel appareil a été utilisé pour pointer et d'avoir des paramètres différents par appareil. Par exemple, vous pouvez ne vouloir autoriser la gestion des visiteurs qu'à un seul point d'entrée.
Nom d'utilisateur - Nom d'utilisateur pour la connexion de l'appareil QR
Mot de passe - Mot de passe pour la connexion de l'appareil QR
Mot de passe (à nouveau) - Confirmation du mot de passe
Site - Site où l'appareil QR sera basé
Gestion des visiteurs - Cette fonction peut être activée pour les appareils qui permettront au personnel et aux visiteurs de se connecter, ce qui permet de savoir qui est dans le système pour la sécurité incendie et de suivre et de retracer les données historiques (voir plus bas pour plus d'informations)
Caméra inversée - Peut être utilisée sur les appareils où la caméra est inversée, ce qui signifie que le sens du mouvement n'est pas celui attendu.
Actif - Permet de désactiver la connexion en cas de perte ou de vol de l'appareil
La dernière étape consiste à créer des cartes d'identité que le personnel utilisera pour pointer à l'arrivée et au départ. Pour ce faire, allez dans -
Personnes > Employés
Sous chaque carte d'employé, il y a une série d'options et en cliquant sur QR, vous serez dirigé vers une page comme celle ci-dessous où vous pourrez imprimer une carte d'identité pour l'employé
Imprimer : imprime la carte sur l'imprimante sélectionnée.
Régénérer : régénère le code QR en cas de perte ou de vol de la carte. Dans ce cas, vous devrez imprimer à nouveau la carte.
Comment se connecter ou se déconnecter
Une fois que vous avez configuré les codes QR sur le système, sur l'appareil que vous souhaitez utiliser, vous devrez vous rendre sur https://login.hrwize.com/login ce qui vous mènera à cette page -
De là, entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe configurés pour cet appareil à la deuxième étape ci-dessus et vous aurez le choix entre pointer à l'arrivée et pointer au départ.
Cela va alors créer un enregistrement correspondant dans le Suivi du temps pour l'employé.
Gestion des visiteurs
Dans HRWize, grâce à la fonctionnalité d'horloge QR, il est désormais possible de suivre les visiteurs de votre entreprise ainsi que votre personnel. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour répondre aux exigences en matière de santé et de sécurité.
Pour configurer la gestion des visiteurs
Lors de la configuration des connexions des appareils, il existe une option pour la « Gestion des visiteurs ». Si vous la réglez sur « Oui », vous aurez également la possibilité d'afficher un message à l'entrée et à la sortie, comme indiqué ci-dessous, ainsi que de déterminer comment le visiteur peut se déconnecter.
Si vous utilisez des cartes ou des badges numérotés pour vos visiteurs, vous devez laisser « Utiliser le numéro de la carte visiteur pour la déconnexion » sur Oui. Ainsi, lorsque l'utilisateur se déconnecte, il lui suffit de saisir le numéro de son badge pour que ce numéro soit déconnecté.
Cependant, si vous n'utilisez PAS de badges, etc., vous devez alors régler « Utiliser le numéro de la carte visiteur pour la déconnexion » sur NON - cela signifie que lorsque la personne viendra se déconnecter, il lui sera demandé de saisir son numéro de contact saisi précédemment et le système la trouvera et la déconnectera à partir de ce numéro.
Lorsque vous vous connectez sur un appareil sur lequel cette fonction est activée, vous verrez l'option de continuer en tant que membre du personnel ou en tant que visiteur.
En cliquant sur Personnel, vous obtiendrez les options normales d'entrée et de sortie, mais en cliquant sur Visiteur, vous pourrez vous connecter en tant que visiteur où vous verrez des options légèrement différentes.
Cela vous permet d'enregistrer le nom, le numéro de téléphone et le nom de l'entreprise du visiteur, le nom de la personne visitée ainsi que son « numéro de visiteur », c'est-à-dire le numéro qui se trouve sur son badge de visiteur (non créé par HRWize), ainsi que la déclaration de l'utilisateur configurée ci-dessus.
Rapport
Pour compléter le système d'enregistrement des entrées et sorties des visiteurs, nous avons ajouté une nouvelle source de données dans Report Builder, appelée « Visitors », qui vous permet de générer des rapports sur les entrées et sorties des visiteurs et du personnel. Cette fonction s'ajoute à l'ensemble de données de suivi du temps, qui ne fait que générer des rapports sur les enregistrements de temps du personnel.
Dans Report Builder, lorsque vous sélectionnez « Visitors », vous obtenez les options de champ initial suivantes :
Vous trouverez ci-dessous une explication du fonctionnement de chaque champ -
Type de visiteur - Il s'agira soit d'un membre du personnel, soit d'un visiteur
Prénom - Le prénom du membre du personnel ou du visiteur
Nom de famille - Le nom de famille du membre du personnel ou du visiteur
Numéro de téléphone - Le numéro de téléphone du visiteur ou le numéro de téléphone professionnel du membre du personnel
Nom de l'entreprise - S'il s'agit d'un visiteur, il s'agira du nom de son entreprise, sinon, il s'agira du nom de votre entreprise
Visite - Nom de la personne visitée (vide s'il s'agit d'une connexion du personnel)
Heure d'arrivée - Heure à laquelle le visiteur/membre du personnel s'est connecté
Heure de départ - Heure à laquelle le visiteur/membre du personnel s'est déconnecté
Nom de connexion de l'appareil - Nom de connexion de l'appareil utilisé pour se connecter ou se déconnecter
Numéro de carte - Numéro de carte du visiteur (vide s'il s'agit d'une connexion du personnel)
ID de l'employé - Identifiant de travail du membre du personnel (vide pour un visiteur)
Courriel de l'employé - Courriel du membre du personnel (ne sera pas renseigné pour un visiteur)
Service de l'employé - Service du membre du personnel (ne sera pas renseigné pour un visiteur)
Intitulé du poste de l'employé - Intitulé du poste du membre du personnel (ne sera pas renseigné pour un visiteur)
Remarque : toutes les heures indiquées sont en UTC et non dans le fuseau horaire local
HRWize
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