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L'objectif de ce document est d'expliquer la logique qui sous-tend le module des feuilles de temps, à savoir si un employé est censé travailler ou non un jour donné et comment nous calculons les heures qu'un employé devrait travailler au cours d'une semaine donnée (ceci est nécessaire pour le "congé compensatoire").

Par défaut, le système est configuré pour permettre aux employés de saisir des feuilles de temps seulement pour les jours où ils sont censés travailler. Par exemple, s'ils ne sont censés travailler que du lundi au vendredi, le samedi et le dimanche ne sont pas mis en évidence, comme le montre l'exemple ci-dessous :

Si nous changeons ensuite les jours de travail normaux de l'employé en lundi, mercredi et vendredi, son choix de jours est réduit à ces seuls jours, comme vous pouvez le voir ci-dessous :

De plus, si l'employé a réservé du congé pour l'un de ces jours, ce jour sera également supprimé :

En option, vous pouvez choisir de laisser vos employés saisir des feuilles de temps les jours qu'ils ne travaillent pas. Pour ce faire, allez dans :

Administration > Entreprise > Paramètres > Feuilles de temps > Paramètres des feuilles de temps

Dans la section des réglages de sélection des dates, réglez le champ "Feuilles de temps - autoriser les employés à sélectionner des jours non ouvrables" sur "Oui".

Une fois que vous aurez fait cela, vos employés pourront désormais saisir des feuilles de temps pour n'importe quel jour et n'importe quelle date.

Dans l'exemple ci-dessous, l'employé est censé travailler que du lundi, mercredi, et vendredi d'où l'affichage d'un cadre vert, mais les jours supplémentaires sont toujours affichés et peuvent être choisis en cliquant dessus :

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Un jour donné est-il un jour travaillé ?

Si un employé n'est pas censé travailler un jour donné, le jour en question sera grisé sur sa feuille de temps et il ne pourra pas saisir de temps pour ce jour.

Pour déterminer si un jour est un jour travaillé ou non, nous examinons un certain nombre d'éléments clés dans l'ordre suivant :

1. Les modèles de travail de l'employé - Si un employé a une valeur entrée dans les modèles de travail pour un jour, nous supposons que ce jour est un jour travaillé ;
2. Heures de travail de l'employé - Si un employé travaille des heures différentes chaque jour (par exemple, 4 heures le lundi, 4 heures le mercredi et 6 heures le mercredi), ses heures de travail doivent être définies dans les Avantages sociaux des employés pour refléter ce schéma de travail en entrant ses heures normales par jour dans les cases de chaque jour travaillé et c'est la première vérification que nous faisons. Si une valeur est attribuée à un jour, nous supposons que l'employé est censé travailler ce jour-là ;
3. Jours de travail de l'employé - Si un employé travaille les mêmes jours chaque semaine (par exemple, du lundi au jeudi), cela doit être défini dans la section Avantages sociaux de l'employé en cochant les cases des jours concernés ;
4. Jours ouvrables du site et jours ouvrables standard - Si aucun des éléments ci-dessus n'est défini, le système examinera le site auquel l'employé est associé et vérifiera si des jours travaillés y sont définis et les utilisera si c'est le cas ;
5. Jours travaillés de l'entreprise et jours travaillés standard - Si aucune des options ci-dessus n'est définie, le système utilisera les jours travaillés spécifiés par l'entreprise dans les Paramètres des congés ;
6. Si aucun des éléments ci-dessus n'est défini, le système utilisera les jours ouvrables par défaut du lundi au vendredi.
7. Jours fériés de l'entreprise - Une fois que le système a déterminé le schéma de travail standard de l'employé, il vérifie les jours fériés obligatoires de l'entreprise. Veuillez noter que l'entrée sous Jours fériés n'est pas automatiquement définie comme obligatoire. Vous pouvez rendre les congés d'entreprise obligatoires dans la rubrique Paramètres des congés ;
8. Congés individuels - Enfin, le système examine les congés individuels des employés et vérifie s'ils doivent travailler ce jour-là.

Si un jour donné est un jour de travail normal pour l'employé (ou l'entreprise si les valeurs de l'employé ne sont pas définies) et qu'il n'y a pas de vacances d'entreprise (ou que ces vacances ne sont pas obligatoires) et que l'employé n'a pas réservé de congé, cette date sera disponible pour saisir les feuilles de temps.

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Heures de travail - Requis pour le congé compensatoire

Si vous n'utilisez pas le congé compensatoire, vous n'avez pas besoin de lire cette section.

Comme ci-dessus, le système examine un certain nombre d'éléments pour déterminer le nombre d'heures qu'un employé devrait travailler dans une semaine donnée. Les mesures utilisées sont très similaires à celles qui permettent de déterminer si un jour donné est un jour travaillé mais, cette fois, nous nous intéressons également aux heures qu'ils devraient travailler cette semaine-là.

Pour déterminer si un jour est un jour travaillé ou non, nous examinons un certain nombre d'éléments clés dans l'ordre suivant :

• Modèle de travail de l'employé - Si une valeur a été saisie dans le schéma de travail d'un employé, cette valeur sera utilisée pour la date correspondante. Par exemple, si vous entrez 6, nous considérerons qu'il s'agit de 6 heures pour cette date ;
• Heures de travail de l'employé - Si un employé travaille des heures différentes chaque jour (par exemple, 4 heures le lundi, 4 heures le mercredi et 6 heures le mercredi), ses heures de travail doivent être définies sous Avantages sociaux des employés pour refléter ce modèle de travail en entrant ses heures normales par jour dans les cases pour chaque jour travaillé et c'est la première vérification que nous faisons. Si une valeur est attribuée à un jour, nous supposons que l'employé est censé travailler ce jour-là et nous utiliserons le total de ces valeurs pour obtenir la valeur totale de la semaine de travail ;
• Jours de travail de l'employé - Si un employé travaille les mêmes jours chaque semaine (par exemple, du lundi au jeudi), il faut le définir sous Avantages sociaux des employés en cochant les cases des jours correspondants. En outre, cela utilise également la société définie pour la journée de travail standard (heures). Si la journée de travail standard n'est pas définie, la valeur par défaut est de 8 (heures par jour) ;
• Jours travaillés du site et jours travaillés standard - Si aucun des éléments ci-dessus n'est défini, le système examine le site auquel l'employé est associé et vérifie si des jours de travail y sont définis, et les utilise si c'est le cas ;
• Jours travaillés de l'entreprise et jours travaillés standard - Si aucune des options ci-dessus n'est définie, le système utilisera les jours travaillés spécifiés par l'entreprise dans la section des Paramètres des congés ;
• Si aucun des éléments ci-dessus n'est défini, le système utilisera les jours travaillés par défaut du lundi au vendredi - c'est-à-dire 40 heures par semaine ;
• Jours fériés de l'entreprise
  • Une fois que le système a déterminé le modèle de travail standard de l'employé, il vérifie les jours fériés obligatoires de l'entreprise. Veuillez noter que la saisie sous Jours fériés n'est pas automatiquement définie comme obligatoire. Vous pouvez rendre les congés d'entreprise obligatoires sous Paramètres des congés.
  • Si un jour férié d'entreprise est défini en utilisant la logique ci-dessus aux points 1 à 4, le système n'inclura pas la valeur des heures pour ce jour. Par exemple, si vous avez défini les heures de travail d'un employé comme étant le lundi 8, le mardi 8, le mercredi 8, le jeudi 8, le vendredi 4 et que vous marquez le vendredi comme un jour férié d'entreprise obligatoire, le système s'attendra à ce qu'il travaille 32 heures cette semaine-là plutôt que 36.
  • Si, par contre, vous avez programmé un employé pour travailler du lundi au vendredi et que votre journée de travail normale est de 7,5 heures, le système s'attendra à ce que l'employé travaille 30 heures cette semaine-là plutôt que 37,5 heures et ainsi de suite.
• Congé individuel - Le système examine ensuite le congé de chaque employé et vérifie s'il doit travailler ce jour-là. Lorsqu'il examine les congés, le système ne prend en compte que les types de congés qui ont été définis comme autorisés.
  En effet, si un employé a réservé des vacances, des congés (qui doivent être définis comme autorisés dans les paramètres de congé), il ne sera pas tenu de rattraper ce temps.
  • Cependant, si l'employé était malade un jour donné, le système s'attendra à ce qu'il travaille ses heures normales puisque le congé n'était pas autorisé et qu'il peut rattraper ces heures en travaillant des heures supplémentaires cette semaine-là et d'autres pour réduire sa responsabilité.
  • La même logique sera appliquée comme pour les congés fériés d'entreprise ci-dessus pour déterminer le nombre d'heures de ce jour où le congé a été réservé.

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Congé compensatoire

Une fois que le système a déterminé le nombre d'heures qu'un employé aurait dû travailler au cours d'une semaine donnée (en supposant que vous ayez réglé l'option "Accumuler du temps libre" sur "Oui" sous "Paramètres du temps libre"), il calculera la valeur du congé pour cette semaine en fonction des heures saisies sur la feuille de temps par rapport à la valeur prévue.

Si l'employé est censé travailler 40 heures et qu'il le fait, aucune entrée ne sera faite dans la rubrique congé compensatoire.

Si l'employé est censé travailler 40 heures et qu'il en travaille 38, une entrée de -2 heures sera faite dans la rubrique congé compensatoire - c'est-à-dire que l'employé vous doit 2 heures.

Si l'employé est censé travailler 40 heures et qu'il travaille 44 heures, une entrée de +4 heures sera faite dans la rubrique congé compensatoire- c'est-à-dire que vous devez 4 heures à l'employé.

Si nous prenons l'exemple ci-dessus, comme trois semaines consécutives, à la fin de la troisième semaine vous devez 2 heures à l'employé, le calcul considère le total comme (0+(-2)+4)=2 heures.

Vous pouvez vérifier les valeurs des congés compensatoires à tout moment en utilisant Rapports de congés - Rapport de congés compensatoires.

* Si vous ne voyez pas les cases pour les heures par jour, vous devez changer le temps libre de l'employé de JOURS en HEURES - comme l'employé travaille sur une base horaire, son temps libre sera accumulé de la même manière, d'où la nécessité de faire ce changement. Une fois que vous avez changé le temps libre de JOURS en HEURES et que vous avez cliqué sur mettre à jour, la nouvelle case pour les heures pour chaque jour apparaîtra. Veuillez noter que cela remplacera la valeur des heures par semaine précédemment saisie.