Dans HRWize, il est possible d'utiliser le générateur de formulaires pour créer des formulaires personnalisés d'auto-certification et de retour au travail qui peuvent être remplis électroniquement après une absence.
Quelle est la différence ?
- Les formulaires d'autocertification exigent que l'employé remplisse lui-même une section du formulaire. Une fois remplis, ces formulaires sont stockés dans le dossier de l'absence, afin que le gestionnaire de l'employé ou le service des ressources humaines puisse remplir sa partie du formulaire.
- Les formulaires de retour au travail sont envoyés directement au gestionnaire qui suit le cas d'absence pour être complétés. L'employé concerné par le cas d'absence n'aura pas la possibilité de remplir ou de visualiser ce formulaire.
Activation des formulaires d'autocertification et de retour au travail
Une fois que le formulaire a été créé dans le générateur de formulaire, il y a quelques paramètres qui doivent être modifiés afin d'activer le formulaire :
Tout d'abord, sélectionnez le formulaire d'autocertification ou de retour au travail que vous souhaitez utiliser en allant dans :
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres de congé (global)
Dans la section des paramètres des absences, sélectionnez le formulaire que vous avez créé dans les options "Formulaire d'autocertification" ou "Formulaire de retour au travail".
Une fois le formulaire sélectionné, cliquez sur "Soumettre" en bas de la page pour enregistrer la modification.
Si vous souhaitez qu'un formulaire d'autocertification ou un formulaire de retour au travail soit déclenché après une certaine durée. Par exemple, pour déclencher un formulaire d'auto-certification si l'absence est supérieure à 5 jours, vous devez saisir la durée du déclenchement dans les champs Durée du déclenchement du retour au travail ou Durée du déclenchement de l'auto-certification respectivement.
Vous devez indiquer au système HRWize les types de congés qui nécessitent un formulaire de retour au travail ou d'auto-attestation. Pour ce faire, allez dans :
Administration > RH > Gestion des congés > Types de congés
Ici, vous pouvez soit ajouter un nouveau type de congé, soit modifier un type existant.
Dans la section des paramètres d'absence, sélectionnez 'Oui' dans les options Retour au travail requis ou Autocertification requise pour indiquer si ce type de congé nécessite le remplissage de l'un ou l'autre de ces formulaires.
Une fois que vous avez terminé, sélectionnez "Soumettre" au bas de la page pour enregistrer la modification.
Remplir un formulaire de retour au travail
Une fois configuré, si un formulaire de retour au travail est requis à la suite d'une absence, le responsable de l'employé recevra une notification l'invitant à remplir le formulaire de retour au travail.
Le gestionnaire pourra alors examiner les détails de l'absence tout en remplissant le formulaire, en cliquant sur l'élément dans son flux de travail.
Une fois rempli, le formulaire de retour au travail peut être consulté à tout moment dans le cadre du cas d'absence :
Gestion du temps > Congé
Remplir un formulaire d'autocertification
Une fois qu'un cas d'absence nécessitant un formulaire d'autocertification a été saisi dans le système, l'employé concerné recevra une notification par courriel lui indiquant qu'il doit le remplir ; l'employé recevra également une bannière sous Avis sur son écran d'accueil, qui lui permettra de remplir le formulaire.
Une fois soumis, ce formulaire sera renvoyé au manager de l'employé pour qu'il le révise et complète sa section si nécessaire.
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