Gestion des actifs

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Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous avez activé la gestion des actifs dans :

Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres d'affichage

Ici, il y a une option intitulée Affichage du module et vous devez vous assurer que vous avez coché "Gestion d'actifs". Ensuite, vous devez configurer le module de gestion des actifs avant d'ajouter vos actifs.

Dans la gestion d'actifs, il existe deux valeurs de configuration :

Catégories d'actifs - Le plus haut niveau de regroupement que vous pouvez utiliser pour les types d'actifs - des exemples de catégories d'actifs seraient des choses comme l'informatique, le mobilier, les véhicules, etc. En option, vous pouvez également ajouter des sous-catégories de biens si vous souhaitez obtenir un niveau de détail plus élevé.
Types d'actifs - Un niveau de regroupement plus granulaire qui vous permet d'établir des rapports sur les actifs de manière très spécifique. Par exemple, les types d'actifs peuvent être un ordinateur portable, un bureau, une voiture, etc.

En combinant les catégories et les types d'actifs tout en utilisant des sous-catégories d'actifs, vous pouvez ajouter un actif dont le type d'actif est un ordinateur portable 15", membre de la sous-catégorie des ordinateurs portables, membre de la catégorie IT.

Cela signifie que vous pouvez inventorier le nombre d'actifs informatiques, de biens d'ordinateurs portables ou de biens d'ordinateurs portables 15" que vous possédez.

Cliquez ici pour apprendre comment créer des catégories de biens et des types de biens.

Une fois que vous avez configuré les biens dans votre système, vous pouvez commencer à les gérer en allant dans :

Équipement > Actifs

Ici, vous verrez tous les actifs qui ont été ajoutés :

En plus des actions d'entrée et de sortie d'un bien, il y a également des actions pour :

Modifier
Afficher l'historique
Ajouter des images
Retirer
Supprimer
Modifier une ressource

En cliquant sur l'action "Modifier", vous pouvez visualiser, ajouter ou mettre à jour les informations relatives à cette ressource :

Ajout d'images

Cliquez sur l'action "Images" pour ajouter une ou plusieurs images liées à cet actif. Utile lorsque vous devez identifier un actif qui n'est pas évident à partir de son nom ou pour montrer l'état de l'actif:

Historique

Les informations sur le poste sont affichées en mode lecture seule, mais vous pouvez voir l'historique de l'emploi:

Quand il a été enregistré
Quand il a été sorti
A qui il a été/est attribué
Tout commentaire

Retirer

Toutes les ressources qui sont retirées apparaissent dans la vue Ressources retirées. Dans cette vue, la ressource ne peut plus être éditée, archivée ou retirée, ni les images téléchargées. Vous pouvez toujours consulter l'historique ou rendre le bien disponible pour un nouvel archivage en cliquant sur l'action "Retour", après qu'il ait été remis en état ou réparé. Vous pouvez également supprimer le bien en cliquant sur l'action "Supprimer", ce qui supprimera définitivement le bien du système.

Rapports

En utilisant les sources de données Actifs ou Affectations d'actifs, vous pouvez créer et exécuter des rapports présentant des informations telles que les exemples ci-dessous.

Coût des actifs par département (utilise les affectations d'actifs) :

Affectations d'actifs par département (utilise les affectations d'actifs) :