L'article ci-dessous concerne le téléchargement groupé - Actifs qui peut être trouvé en allant sur :

Administration > Entreprise > Téléchargement groupé

Le téléchargement groupé des actifs se trouve dans la section des Données non essentielles :

Ce téléchargement groupé vous permet d'ajouter des actifs au système :

Veuillez noter - Cette opération ne permet de télécharger qu'une seule note de frais et ne doit être utilisée que pour télécharger les dépenses d'un seul employé à la fois.

Champ employé - Ce champ permet d'identifier l'employé pour lequel vous téléchargez la note de frais. Il s'agit d'un champ déroulant, ce qui vous permet de choisir parmi une liste de tous les employés. Cela permet de s'assurer qu'il n'y a pas de risque que vous essayiez accidentellement de télécharger des dépenses pour un employé qui n'est pas dans le système.

Ajouter automatiquement les doublons de numéros de séries/tags des actifs - En cochant cette case, tous les numéros de série/tags d'actifs qui sont en double seront augmentés au lieu de rester en double. Par exemple, si deux actifs sont téléchargés avec un numéro de série de 1, le numéro de série du deuxième des deux actifs sera ajouté à 2.

Création de types d'actifs manquants - Si un type d'actif est saisi dans le téléchargement mais qu'il n'est pas encore présent dans le système, un nouveau type sera créé avec le même nom.

Fichier CSV à télécharger - C'est ici que vous chargerez votre fichier CSV lorsqu'il sera prêt à être téléchargé. Appuyez sur Parcourir et sélectionnez le fichier CSV.

Télécharger le modèle CSV - Cette option permet de télécharger un modèle d'exemple à utiliser pour le téléchargement groupé, avec tous les en-têtes nécessaires pour que le téléchargement groupé soit réussi.

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Modification du fichier CSV

Lorsque vous téléchargez votre exemple de fichier CSV, il se présente comme suit :

Type d'actif : Le type d'actif téléchargé, par exemple un ordinateur portable. Il doit contenir un type d'actif existant exactement tel qu'il apparaît dans le système (si ce n'est pas le cas et que vous avez coché la case "créer les types d'actifs manquants", un nouveau type d'actif sera ajouté. Sinon le téléchargement montrera une erreur). Ce champ est obligatoire et sensible à la casse.

Asset Name (Nom de l'actif) : Le nom de l'actif téléchargé. Ce champ peut contenir des lettres et des chiffres. Ce champ est obligatoire.

Asset Tag (étiquette de l'actif) : Étiquette ou numéro d'identification de l'actif. Ce champ peut contenir des chiffres et/ou des lettres. Ce champ est facultatif.

Asset Serial Number (Numéro de série de l'actif) : Numéro de série unique de l'actif. Ce champ peut contenir des chiffres et/ou des lettres. Ce champ est facultatif.

Asset Warranty Expiry (Expiration de la garantie de l'actif) : Date d'expiration de la garantie de l'actif. Elle doit être saisie au format jj/mm/aaaa. Ce champ est facultatif.

Asset Supplier (Fournisseur de l'actif) : Le nom du fournisseur de cet actif. Ce champ peut contenir des chiffres et/ou des lettres. Ce champ est facultatif.

Asset Purchase Price (Prix d'achat de l'actif) : Prix d'achat de l'actif. Il doit être saisi sous la forme d'une valeur numérique, par exemple 500. Ce champ est facultatif.

Asset PO Number (Numéro de commande de l'actif) : le numéro de commande de l'actif. Il peut contenir des lettres et/ou des chiffres. Ce champ est facultatif.

Asset Location (Emplacement de l'actif) : L'emplacement actuel de ce bien. Ce champ peut contenir des lettres et/ou des chiffres. Ce champ est facultatif.

Asset Owner (Propriétaire de l'actif) : Propriétaire actuel de l'actif. Ce champ peut contenir le nom d'un employé existant, tel qu'il apparaît dans le système, ou "Company" si le bien appartient à l'entreprise. Ce champ est sensible à la casse et facultatif.

Asset Loss Risk (Risque de perte de l'actif) : Risque de perte de l'actif. Il peut contenir des lettres et/ou des chiffres. Ce champ est facultatif.

Asset Loss Impact (Impact de la perte de l'actif) : L'impact de la perte de ce bien. Peut contenir des lettres et/ou des chiffres. Ce champ est facultatif.

Asset Loss Probability (Probabilité de perte de l'actif) : Score de probabilité de perte de l'actif. Ce champ peut contenir des lettres et/ou des chiffres. Ce champ est facultatif.

Asset Status (Statut de l'actif) : Statut actuel de l'actif : Statut actuel de l'actif. Peut contenir "Current" ou "Retired". Ce champ est facultatif.

Asset Assigned To (Affecté à) : S'il est attribué à un employé, le nom de l'employé qui utilise actuellement cette ressource. Ce champ doit contenir le nom d'un employé existant, tel qu'il apparaît dans le système. Ce champ est facultatif.

Asset Assigned Date (Date d'affectation de l'actif) : Date à laquelle l'actif a été attribué à l'employé. Elle doit être indiquée en jj/mm/aaaa. Ce champ est obligatoire.

Asset Assigned Comments (Commentaires sur l'affectation de l'actif) : Commentaires généraux associés à l'affectation de l'actif à l'employé. Ce champ peut contenir des lettres et/ou des chiffres. Ce champ est facultatif.