Dans HRWize, vous pouvez envoyer des SMS (messages texte) à vos employés pour les informer de cas tels que la continuité des activités (incendie, inondations, catastrophes naturelles, urgences de sécurité, etc.), les exigences réglementaires ou les communications avec les candidats (par exemple : envoyer un message texte la veille d'un entretien).
Par exemple : "Veuillez ne pas venir au bureau X aujourd'hui, mais vous rendre au bureau Y ou travailler à domicile".
Veuillez noter - Il s'agit d'un "supplément" payant, dont le prix est fixé par message envoyé et par message reçu. Par souci de simplicité, nous avons fixé le prix à 15 cents par message envoyé. Cela signifie qu'il n'y a pas de frais pour la location du numéro et pas de frais pour la réception des messages.
Afin d'activer les SMS, veuillez nous contacter directement pour le configurer car nous devrons attribuer à votre organisation un numéro de téléphone portable dédié qui vous permettra de recevoir les réponses aux messages que vous envoyez. Veuillez prévoir jusqu'à 24 heures pour la mise en place du système.
Où puis-je utiliser les SMS dans HRWize ?
Vous pouvez utiliser la messagerie SMS dans n'importe quel :
- Adhoc (via l'administration, les RH ou la messagerie SMS)
- Flux de travail (Utiliser le SMS comme autre canal de communication comme le courrier électronique et les messages Slack. Cela peut être utilisé conjointement - envoyer des SMS et des messages Slack, par exemple)
Paramètres des SMS
Une fois activée, la première étape consiste à aller dans les paramètres SMS sous :
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres SMS
Dans la page des paramètres des SMS, vous pouvez choisir l'une des trois options d'envoi des messages :
- Mobile professionnel puis mobile personnel - Le message sera envoyé aux mobiles professionnels (s'il y a un numéro dans ce champ dans le dossier de l'employé). S'il n'y a pas de numéro de téléphone portable professionnel dans le dossier, le message sera envoyé au téléphone portable personnel dans le dossier de l'employé
- Mobile professionnel seulement - Le message sera envoyé uniquement aux portables de travail (à condition que le numéro figure dans le dossier de l'employé)
- Mobile personnel seulement - Le message sera envoyé uniquement aux mobiles personnels (à condition que le numéro figure dans le dossier de l'employé).
Envoyer un SMS
Maintenant, vous êtes prêt à commencer à envoyer des messages au nom de votre organisation sous :
Administration > RH > Messagerie SMS
Sous le tableau (qui apparaîtra vide lors de la première utilisation), cliquez sur le bouton "Envoyer".
Vous serez alors dirigé vers la page ci-dessous et vous pourrez commencer à taper votre message.
Au fur et à mesure que vous commencez à taper votre message, vous pourrez voir combien de caractères vous avez utilisés. 1 message comporte 160 caractères, vous pouvez continuer à envoyer un message plus long mais cela vous coûtera 2 messages jusqu'à 320 caractères et ainsi de suite.
Une fois que vous avez tapé votre message, vous pouvez alors choisir à qui l'envoyer.
Vous ne pouvez pas envoyer un message à une seule personne. Vous devez envoyer votre message SMS à une cohorte de personnes. Si vous sélectionnez "Pas d'options", le message sera envoyé à tout le monde.
Une fois que vous avez sélectionné vos groupes spécifiques, cliquez sur le bouton "Envoyer" en bas de la page.
Le tableau précédent sera alors rempli de tous vos messages envoyés et de toutes les réponses que votre organisation reçoit des employés.
Veuillez noter - Les messages sont mis en file d'attente et ne peuvent être rappelés une fois envoyés.
Statut SMS
Il y a cinq types de statuts que vous verrez dans le tableau des SMS :
- En file d'attente - Tous les messages seront initialement en file d'attente pendant 5 minutes maximum jusqu'à ce que le message soit envoyé au destinataire ;
- Envoyé - Le message a été envoyé au destinataire par HRWize, mais n'a pas encore fait l'objet d'un accusé de réception ;
- Rejeté - Le message n'a pas été envoyé mais a été rejeté par le réseau destinataire. Il se peut que le numéro de téléphone portable ait été saisi de manière incorrecte dans le dossier de l'employé ;
- Delivered - Le message a fait l'objet d'un accusé de réception par le réseau destinataire ;
- Reçu - Indique que vous avez reçu une réponse de l'employé.
Répondre aux messages
Veuillez noter - Les SMS ne fonctionnent pas de la même manière que les courriels. Il n'est pas possible d'avoir des messages individuels et des réponses à ce message spécifique. Par conséquent, vous verrez toutes les communications entre les deux numéros triées par date.
Lorsque vous avez reçu une réponse d'un employé, vous remarquerez une flèche courbée à droite de l'état reçu.
Lorsque vous cliquez sur la flèche courbée, vous serez amené à la réponse. Vous pouvez alors répondre à l'employé si nécessaire (un message par 160 caractères sera facturé).
Vous pouvez visualiser l'ensemble des communications par SMS avec un employé particulier en cliquant sur son nom dans le tableau des SMS.
Si un numéro est attribué à une personne, ce n'est qu'à ce moment-là que nous afficherons son nom. En revanche, si un numéro n'est attribué qu'à une ou plusieurs personnes, il n'affichera que le numéro.
Signaler des messages SMS
Nous avons créé un rapport personnalisé appelé "SMS". Il est accessible sous la rubrique "Rapports" pour tous les utilisateurs de l'administration et des ressources humaines lorsque le SMS est activé. Cela peut vous aider à trouver tous ceux qui, dans la plage de données, ne vous ont PAS envoyé de message contenant un mot ou une phrase. Par exemple, si vous avez envoyé un message qui dit à l'employé de répondre de manière sûre, vous pouvez déterminer qui n'a PAS répondu et qui doit donc faire l'objet d'un suivi.
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