Il existe 3 types de flux de travail qui peuvent être utilisés dans HRWize :

• Approbation
• Continuel
• Tâche

Chaque flux de travail a un objectif spécifique qui est décomposé en plusieurs types de déclencheurs. Vous trouverez ci-dessous un résumé de chaque type et une description des sous-types disponibles.

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Flux de travail d'approbation

Les flux de travail d'approbation sont conçus pour suivre une action chaque fois que le système exige qu'une soumission soit approuvée ou refusée, par exemple pour un nouvel employé, une demande de remboursement de frais, etc.

Ces flux de travail remplacent automatiquement le flux de travail par défaut du système et se déclenchent immédiatement en fonction du type de déclencheur attribué.

Ces flux de travail remplacent automatiquement le flux de travail par défaut du système et se déclenchent immédiatement en fonction du type de déclencheur attribué. Ils sont généralement séquentiels car ils fonctionnent très bien avec le type de déclencheur d'étape "Après la dernière action".

Types de déclencheurs d'approbation :

• Modification de l'allocation - Le flux de travail se déclenchera chaque fois qu'une allocation de congé d'un employé est ajustée ;
• Dépenses - Le flux de travail se déclenche lorsqu'une demande de dépenses est soumise ;
• Changement d'emploi - Le flux de travail se déclenche lorsqu'un changement est apporté au poste de l'employé sur la page "Changements" ;
• Kilométrage - Le flux de travail se déclenchera lorsqu'une demande de kilométrage sera soumise ;
• Odomètre
• Nouvel employé - Le flux de travail se déclenche lorsqu'un nouvel employé est ajouté au système ;
• Réquisition  - Le flux de travail se déclenchera chaque fois qu'un gestionnaire crée une demande de réquisition qui doit être approuvée par l'administration, les RH et les recruteurs ;
• Changements du salaire - Le flux de travail se déclenche lorsque le salaire d'un employé est modifié dans l'écran "Modifier" ou "Avantages sociaux" ;
• Congé - Le flux de travail se déclenche lorsqu'une demande de congé est soumise ;
• Congé - suppression - Le flux de travail se déclenche lorsqu'une demande de congé est supprimée ;
• Feuilles de temps - Le flux de travail se déclenche lorsqu'un employé soumet une feuille de temps ;
• Suivi du temps - Le flux de travail se déclenchera chaque fois qu'un enregistrement de suivi du temps sera créé et devra être approuvé ;
• Formation - Le flux de travail se déclenche lorsqu'un employé ou un responsable demande une formation.

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Flux de travail continuel

Les flux de travail continuels sont des flux qui s'exécutent en arrière-plan et recherchent les situations qui correspondent à des critères spécifiques, puis déclenchent le flux.

Ils se déclenchent par lots pendant la nuit et sont généralement déclenchés à la suite d'un changement ou d'un événement.

Types de déclenchements continus :

• Calendrier - Le flux de travail se déclenche en fonction de certains jours du calendrier. Il peut s'agir de dates relatives, basées sur des dates susceptibles de changer, comme le premier vendredi de chaque mois. Ils peuvent également être définis comme des dates absolues, c'est-à-dire des dates spécifiques telles que le "12 janvier" ;
• Changements - Le flux de travail se déclenchera chaque fois qu'un changement a été effectué. Il peut être réglé pour se déclencher sur différentes options telles que "Date de début" et "Dernier jour ouvrable" ;
• Date de déclenchement - Le flux de travail se déclenchera une fois à une date spécifique qui est basée sur le PREMIER élément dans le flux de travail ci-joint. Veuillez noter qu'il ne se déclenchera pas à la date la plus proche - il sera toujours basé sur le premier élément de la liste. Ceci est utile pour des choses telles que les anniversaires des employés et ainsi de suite ;
• Coût de dépense - Le flux de travail se déclenchera lorsque la dépense sélectionnée se situe dans une fourchette de coûts spécifiée ;
• Distance du kilométrage - Le flux de travail se déclenchera lorsque la distance kilométrage d'un employé se situe dans une plage spécifiée ;
• Coût du kilométrage - Le flux de travail se déclenchera lorsque les coûts kilométrage d'un employé se situent dans une fourchette spécifiée ;
• Durée des congés - Le flux de travail se déclenche lorsque la durée du congé d'un employé se situe dans une plage spécifiée. Vous pouvez également définir une date de déclenchement. Si une date de déclenchement est définie, seuls les cas de congés postérieurs à cette date seront pris en compte dans les calculs de vérification des occurrences de congés ;
• Occurences de congés - Le flux de travail se déclenche lorsque le nombre de cas de congés de l'employé se situe dans une plage spécifiée ;
• Âge de l'employé - Le workflow se déclenchera lorsque l'âge de l'employé correspond aux conditions données.

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Flux de travail de tâches

Les flux de travail de tâches sont des flux qui sont définis pour les employés, par exemple pour le processus d'accueil et de départ.à

Contrairement aux flux de travail d'approbation et de continuité, ils sont généralement déclenchés manuellement à l'aide du bouton de publication de l'écran des flux, bien que vous puissiez également les déclencher automatiquement à partir d'actions dans le système, comme la soumission d'un formulaire ou les changements d'employés.

Au lieu des types de déclencheurs, les types de flux de travail de tâches sont utilisés pour identifier le type de tâche que vous assignez à l'employé. Les flux de tâches sont normalement basés sur des dates spécifiques, telles que la date de début ou de fin de contrat d'un employé.

Ces options n'ont aucune incidence sur la façon dont le flux de travail se déclenche ou fonctionne. Elles sont simplement utilisées comme identifiants.

Types de flux de travail de tâches :

• Processus d'accueil
• Processus de départ
• Recrutement
• Tâche

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Conflits de flux de travail

Lors de la création de flux de travail, il est important de noter que vous pouvez créer des flux de travail qui effectuent des actions basées sur la même raison, par exemple plusieurs flux de travail pour différents types d'accueil des employés.

Si les flux de tâches et les flux continuels fonctionnent sans conflit lorsqu'ils sont créés de cette manière, il est important de garder à l'esprit que les flux d'approbation qui se déclenchent sur le même événement, comme l'approbation (changement de poste) ou l'approbation (arrêt de travail), entreront en conflit les uns avec les autres et, par conséquent, aucun ne se déclenchera.

Si deux flux de travail ou plus entrent en conflit, la bannière d'avertissement ci-dessous s'affiche en haut de la page de votre flux de travail. Il est conseillé de résoudre tout conflit affiché ici avant de déclencher vos flux de travail :

Si cela se produit, vous pouvez utiliser le diagnostic de flux de travail qui vous montrera quels flux de travail sont en conflit pour quels employés afin d'aider à identifier le chevauchement. Vous pouvez alors ajuster, par exemple, les sites de flux de travail afin de vous assurer que chaque employé n'a qu'un seul flux de travail, congé, etc.