Lorsque vous configurez un employé dans HRWize, il n'obtient pas automatiquement la possibilité de se connecter et de gérer son compte. La raison en est que de nombreux clients choisissent simplement d'utiliser HRWize comme base de données d'employés et ne veulent pas que les employés y aient accès.

Pour donner l'accès aux employés, vous devez configurer les utilisateurs de l'entreprise via :

Personnes > Utilisateurs

Administration > Entreprise > Utilisateurs (pour les utilisateurs de l'Admin)

Administration > RH > Utilisateurs (pour les utilisateurs RH)

Cette page affiche un tableau des utilisateurs actuels du système. Cliquez sur le bouton "Ajouter" en bas du tableau pour ajouter un compte d'utilisateur :

Cela vous amènera au formulaire suivant :

Les champs du formulaire dépendent de la configuration de votre environnement :

• Nom de l'employé - Choisissez le nom de l'employé dans la liste déroulante. Veuillez noter que si un employé n'apparaît pas dans la liste, la cause la plus fréquente est qu'il n'a pas d'adresse électronique de travail qui lui a été attribuée. Un employé a besoin d'une adresse électronique professionnelle pour créer un compte d'utilisateur.
• Nom de connexion (adresse courriel) - Une fois que vous avez choisi votre employé, le nom de connexion sera pré-rempli avec l'adresse électronique de travail de l'employé. Celle-ci peut être modifiée si nécessaire :
  • Si l'adresse électronique professionnelle de l'employé est incorrecte, vous pouvez la modifier en cochant la case "Mettre à jour l'adresse électronique professionnelle de l'employé". L'adresse électronique professionnelle de l'employé sera automatiquement mise à jour dans son dossier lorsque vous enverrez le formulaire.
• Mot de passe - Vous pouvez définir le mot de passe de l'utilisateur (l'employé peut le changer lors de la connexion) ou cliquer sur l'icône en forme de flèche pour générer automatiquement un mot de passe sécurisé pour l'utilisateur ou entrer votre propre mot de passe dans les deux champs prévus à cet effet.
• Statut de l'utilisateur - Vous pouvez choisir le statut de l'utilisateur de votre employé (Activé ou Désactivé). Les utilisateurs handicapés ne pourront pas se connecter.
• Groupe d'utilisateurs - Les groupes d'utilisateurs contrôlent le niveau d'accès en termes généraux dont disposera votre employé dans le système. Ils vont de Employé (niveau d'accès le plus bas) à Admin (niveau le plus élevé). Pour en savoir plus sur les groupes d'utilisateurs, cliquez ici.

La section Permissions contient différentes options en fonction du groupe d'utilisateurs que vous choisissez. Une option commune à tous est celle des "Modèles de modules d'utilisateurs". Cette option vous permet d'appliquer un modèle de justificatifs d'accès à l'utilisateur. Cliquez ici pour plus d'informations sur les Modèles de modules.

Il y a deux autres options en bas de page :

• Paramètres de localisation - Ce champ vous permet de sélectionner la langue, le lieu et le format de date/heure. Si vous choisissez de ne pas révéler ces options, les paramètres de localisation de l'utilisateur suivront les paramètres par défaut de l'entreprise. Si vous cochez cette case, les options de localisation s'afficheront.
• Envoyer un courriel à l'utilisateur lors de la création du compte - Cette option permet d'envoyer un courriel à l'utilisateur lors de la création de son compte. Il recevra un courrier électronique contenant les détails de son compte et un lien lui permettant de se connecter.

Lors de la création de l'utilisateur, HRWize lui enverra deux courriels, le premier étant son nom d'utilisateur et le second son mot de passe. Pour que cela fonctionne, vous devez vous assurer que vous avez saisi une adresse électronique exacte dans le dossier de l'employé sous "Adresse courriel (travail)", car c'est cette adresse qui est utilisée pour la génération du courrier électronique.

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Modifier un groupe d'utilisateurs

Si vous avez besoin de changer de groupe d'utilisateurs, vous pouvez aller sur :

Personnes > Utilisateurs

De là, cliquez sur l'utilisateur dont vous souhaitez modifier le groupe en cliquant sur "Modifier" dans la colonne Actions.

Cela vous amènera à la page suivante, où vous pourrez modifier le groupe d'utilisateurs :

Une fois que vous avez cliqué sur "Soumettre", attendez de recevoir la notification suivante en haut de votre page avant de rafraîchir votre page d'accueil.