Dans HRWize, toute modification effectuée dans le module "Changement" ou "Avantage sociaux" du dossier de l'employé peut être suivie avec un motif. Les raisons de changement permettent à l'organisation de suivre les raisons pour lesquelles certains rôles de travail sont modifiés.
Lorsqu'ils apportent une modification dans le système, les utilisateurs doivent sélectionner le motif de la modification dans une liste déroulante et choisir une date à l'aide de l'outil de sélection de la date.
Remplir la liste des raisons de modification
En tant qu'utilisateur de niveau RH ou administrateur, pour créer votre liste de raisons de changement, vous devrez vous rendre sur :
Administration > RH > Gestion des données > Raisons de changement
En sélectionnant "Ajouter", vous pourrez remplir la liste des motifs de modification :
Vous devrez au moins la compléter :
- Code de changement - Un code court utilisé pour identifier la raison du changement ;
- Nom du changement - La raison du changement ;
- Groupes d'utilisateurs - Les groupes d'utilisateurs peuvent accéder/utiliser ce motif de modification. Choisissez n'importe quelle combinaison de groupes d'utilisateurs Admin, RH et Gestionnaire en utilisant les cases à cocher.
Vous pouvez également, si vous le souhaitez, saisir une description de la modification et choisir si la modification enregistre un enregistrement historique. Enfin, si vous choisissez le statut "Actif", le motif de modification apparaîtra dans la liste déroulante de sélection.
Une fois la sélection terminée, une bannière verte confirmera que la raison de la modification a été ajoutée avec succès.
Si vous revenez ensuite à la page "Changement" ou "Avantages" sous le dossier de l'employé, votre nouveau motif de changement sera affiché dans la liste déroulante.
Raisons de changement et flux de travail
En plus de ce qui précède, lorsque vous créez un "motif de modification", vous avez la possibilité de le lier à un flux de travail. Si vous allez sur :
Administration > RH > Gestion des données > Raisons de changement
Sélectionnez un motif de modification existant et allez dans le champ "flux" :
Si vous placez le curseur de votre souris dans le champ "Workflow", cela générera une liste déroulante avec tous les workflows que vous pourriez déclencher lorsque ce motif de modification est utilisé. Veuillez noter que vous ne pouvez lier que les types de flux de travail d'approbation aux motifs de modification.
Dates de changement
Outre les motifs de changement, une date de changement peut être attribuée à une modification des informations relatives au travail de l'employé afin de garder une trace de la date à laquelle ce changement a eu lieu.
Le champ des dates de changement peut fonctionner de trois façons :
- Date de modification antidatée - Si une date de modification est antidatée, le système effectuera la modification immédiatement mais marquera le changement comme ayant eu lieu à la date saisie.
- Date actuelle - Si la date actuelle est saisie (ou si le champ est laissé vide), le changement sera effectué immédiatement et la date sera marquée comme étant la date actuelle.
- Date future - Si une date de modification future est saisie, elle sera enregistrée comme "modification en attente". Les modifications en attente peuvent être programmées à l'aide de ce champ où le système stockera les informations et effectuera la modification lorsque la date sera atteinte.
Tous les champs dans lesquels une modification existante est en attente seront marqués par une icône circulaire rouge :
La liste complète des changements en attente peut être consultée sous :
Administration > RH > Historique > Changements en attente
Dates et raisons des changements obligatoires
Il est possible de rendre les dates et les motifs de modification obligatoires dans le système. Si cette option est activée, lorsqu'une modification est apportée au dossier d'un employé, la soumission sera bloquée si la date et le motif de la modification n'ont pas été renseignés.
Pour rendre ces champs obligatoires en tant qu'administrateur, vous devez vous rendre sur :
Administration > Entreprise > Paramètres > Paramètres de l'entreprise
Sous "Réglages généraux", le champ "Champs obligatoires" vous permettra de choisir lesquels des champs "date" et "motif" sous "changement d'employé" et "prestations" deviendront obligatoires.
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